E-Interview zum Thema HR - Business Process Outsourcing, Thomas Triebsch, VRG HR GmbH

Virtual Roundtable „HR-BPO“ Name: Dipl. Kaufm.Thomas Triebsch Funktion/Bereich: Vertriebsleiter Organisation: VRG HR GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, zunehmend setzen Unternehmen auf die Auslagerung von administrativen Prozessen im Personalwesen. Dafür sorgen unter anderem rechtliche und tarifvertragliche Vorgaben, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer machen, sowie der zunehmende Kostendruck in den Unternehmen. Ein anderer Grund für das große Interesse an HR-BPO ist das Bedürfnis der Personalabteilungen, sich stärker auf strategische Personalfragen zu konzentrieren. Mit steigendem Interesse an der Thematik der ausgelagerten Geschäftsprozesse im Personalwesen, nimmt auch die Schwierigkeit für den Anwender zu, einen geeigneten Partner auszuwählen. Daher möchten wir in diesem Virtuellen Roundtable mit führenden Branchen- Vertretern essentielle Fragen zu diesem spannenden Kompetenzgebiet klären. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team! www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Triebsch, Fragenblock 1: HR-BPO: Potenziale, Status quo, Zukunft HR-BPO ist weiterhin im Aufwind. Inwieweit ist dieser Hype gerechtfertigt? Für wen ist Ihrer Meinung nach HR- BPO geeignet (Branchen, Größen) bzw. wie groß ist der relevante HR-BPO- Markt? Wie reif ist dieser Markt heute schon bzw. wo stehen wir im Gartner- Zyklus und was erwarten Sie für die Zukunft? Inwieweit hat die Finanzkrise als Treiber oder Stopper für HR-BPO gewirkt? Antwort: Der Hype um HR-BPO ist nach wie vor gerechtfertigt, wobei es grundsätzlich auf die jeweiligen Anforderungen, auf die strategischen sowie unternehmenspolitischen Grundsätze bei jedem einzelnen Unternehmen ankommt. HR-BPO ist nicht auf eine Branche zu beschränken, sondern richtet sich an alle Branchen und auch Unternehmensgrößen, wie es der Markt schon immer in schillernden Farben widergespiegelt hat. Insbesondere aufgrund der Problematik, dass langjährige Mitarbeiter im Bereich HR altersbedingt ausscheiden, auf dem Markt leistungsfähige Nachfolger nur unter sehr hohem Zeit- und Geldaufwand zu finden sind, bietet HR-BPO eine willkommene Alternative für die betroffenen Unternehmen. Dazu kommt die bereits seit einigen Jahren in zahlreichen Unternehmen vollzogene Fokussierung der HR- Aufgaben auf strategische Inhalte, die sich nachhaltig und positiv auf den Wertschöpfungsprozess der Unternehmen ausschlagen. Eine Begrenzung sehe ich bei einer Mitarbeiterzahl jenseits von 15.000 und mehr, da dort häufig bereits im Rahmen von Shared-Service-Center (SSC) die Aufgaben gebündelt worden sind. Hierbei halte ich jedoch eine mögliche Kooperation der SSC mit den externen BPO-Dienstleistern für sinnvoll, da somit die Vorteile und Erfahrungen der externen Dienstleister in der „Serienfertigung“ von HR- Services positiv genutzt werden können und die firmenindividuellen Prozesse, welche die SSC wiederum beherrschen, veredelt werden können. Aus unserer Sicht hat sich die Finanzkrise eher als Treiber für den HR-BPO-Markt www.competence-site.de Seite 2 dargestellt, was unsere Wachstumszahlen in diesem Bereich verdeutlichen. Zukünftig werden weitere Aufgaben dem HR-BPO-Test unterzogen, so dass weitere Funktionen auf Ihre Outsourcing-Tauglichkeit untersucht werden. Ein wesentlicher Faktor bei BPO-Projekten besteht in der optimalen Darstellung der Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. www.competence-site.de Seite 3 Fragenblock 2: BPO vs. Dienstleistung Einigen unserer Leser ist u.U. nicht klar, welche Dienstleistungen konkret mit HR-BPO verbunden sind bzw. wie weit die Unterstützung durch Partner gehen kann. Was ist Ihr Verständnis von HR-BPO und welche Dienstleistungen umfasst HR- BPO Ihrer Meinung nach? Antwort: Ursprünglich deckte der HR-BPO-Markt zunächst nur den Prozess der Entgeltabrechnung ab, häufig ergänzt durch Services in den Bereichen Reisekostenabrechnung und Reisekostenmanagement, Zeitwirtschaft oder auch bei der betrieblichen Altersversorgung. In den jeweiligen ausgelagerten Business-Prozessen übernimmt der BPO-Dienstleister jedoch den kompletten Prozess und trägt für diesen weitestgehend die Verantwortung. Dazu werden häufig individuelle Service-Level-Agreements und Prozesshandbücher zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt und inhaltlich festgelegt, damit transparent und nachhaltig feststeht, wie weit der Auftragnehmer den Kunden entlasten kann und wie er im Sinne des Kunden den vereinbarten Prozess durchführen soll. Dabei gilt natürlich der Grundsatz, je individueller die Vorstellungen des Auftraggebers sind, desto höher sind auch die Kosten für das Outsourcing. Der Markt bietet aber im Gegensatz dazu auch Standard-BPO-Leistungen an, die kostengünstiger sind, bei denen aber der Kunde sicherlich Abstriche im Hinblick auf Individualität vornehmen muss. Am Beispiel des HR-BPO bei der Entgeltabrechnung, übernimmt der Auftragnehmer sämtliche Aufgaben, das heißt, ab dem Erhalt der Daten, sei es durch technologische Schnittstellen vorgelagerter Systeme (bspw. Zeiterfassung), über die Eingabe und Pflege der (Stamm-)Daten, der damit einhergehenden Prüfung aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, sonstiger individueller Regelungen, über die Erstellung von Bescheinigungen, den Kontakt sowie die Kommunikation mit externen Dritten wie Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft etc. bis hin zum Druck und Versand der Entgeltbescheinigungen. VRG HR verfügt hierfür über detaillierte www.competence-site.de Seite 4 Leistungsbeschreibungen, die den gesamten Leistungsumfang transparent und eindeutig darlegen. Prozesse, wie der Auswahlprozess (für Auszubildende), die Zeugniserstellung, das Vertragsmanagement, das Bewerbermanagement, die Digitale Personalakte stellen weitere HR-BPO-Prozesse dar. Hierbei ist jedoch sehr wichtig, den genauen Leistungsumfang festzulegen, da es bei diesen Prozessen zahlreiche Rückkopplungs-Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gibt, die den BPO-Vorgang strapazieren können. So raten wir beispielsweise auch von dem HR-BPO im Bereich der Zeitwirtschaft bei produzierenden Unternehmen ab, da dort die tägliche Dynamik so hoch ist, dass ein nutzenbringendes BPO nicht stattfinden kann. www.competence-site.de Seite 5 Fragenblock 3: HR-BPO-Projekte - Voraussetzungen, Aufwand, ROI HR-BPO ist nicht für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Was müssen Unternehmen, die auf HR-BPO setzen wollen, Ihrer Erfahrung nach mitbringen? Welche Potenziale können Unternehmen realisieren bzw. wie wichtig sind z.B. Kosten- versus Qualitäts-/Nachhaltigkeits -Aspekte? Wie hoch sind die Risiken zu scheitern? Wieviele Projekte scheitern wirklich und warum? Machen sich „outsourcende“ Unternehmen nicht abhängig von ihren Partnern? Antwort: Hierzu habe ich bereits in den Fragenblöcken 1 und 2 Stellung bezogen. Wie dort beschrieben hängt es von der jeweiligen Struktur, dem Status Quo sowie der strategischen Ausrichtung der Unternehmen ab, ob ein HR-BPO sich eignet oder nicht. Zum einen spielt natürlich die Komponente Mensch ein sehr große Rolle dabei, denn ein Unternehmen mit mehreren langjährig tätigen MitarbeiternInnen im Bereich HR muss erst einmal eine ethische, sozialverträgliche sowie auch wirtschaftliche Lösung finden, um die Vorzüge eines BPO vollständig nutzen zu können. Das Thema Mitarbeiterübernahme begleitet häufig derartige Projekte und Prozesse, wobei sich jedoch eine Übernahme von MitarbeiternInnen häufig als schwieriger Weg herausstellt, falls der Auftragnehmer überhaupt an solchen Szenarien interessiert ist. Oft scheitern diese Überlegungen schon daran, dass ein BPO-Service Center eines Dienstleisters irgendwo in Deutschland, meistens in einer strukturschwachen Region, angesiedelt ist, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es sich schon gründlich überlegen, dorthin zu wechseln bzw. mit der Familie dorthin zu ziehen. Glücklicherweise verfolgen wir bei der VRG HR eine andere Strategie, nämlich die, dass wir flächendeckend in Deutschland über mehrere BPO- Service-Center verfügen, um möglichst nah an den Kunden zu sein, um möglichst deren Sprache zu sprechen und zu verstehen und stets mit fest benannten Kundenbetreuern qualitativ hochwertige Services zeitnah und kompetent zu erbringen. www.competence-site.de Seite 6 Was müssen die Unternehmen mitbringen? Natürlich sind am Anfang eines Übernahmeprojektes die Ansprechpartner des Kunden sehr wichtig, da diese Personen aus den verschiedenen beteiligten Abteilungen (HR, Finance, EDV) wertvollen Input für Projekt liefern können. Da jedoch der Dienstleister auch das Projektgeschäft als sein Kerngeschäft ansieht, nimmt er den Kunden und dessen Mitarbeiter an die Hand und führt diese kompetent, zielstrebig, transparent, partnerschaftlich und stets informativ durch das Projekt. Dabei kommen verschiedenen Projekttechniken sowie auch Projektwerkzeuge zum Einsatz, die insgesamt zum Erfolg des jeweiligen Projekts beitragen. Ein weiterer Faktor ist wie so häufig natürlich die Zeit. Wir empfehlen für derartige strategische Veränderungsprojekte im Unternehmen ausreichend Zeit einzuplanen, da der Erfolg in BPO-Projekten nicht erzwungen werden kann, sondern gemeinsam erarbeitet werden muss. Insofern reden wir bei HR-BPO-Projekten abhängig von dem gesamten Leistungsumfang sowie von der Komplexität von drei (3) Monaten bis acht (8) Monaten.