Globaler Roll-out: HR-Management effizient steuern

Referenzbericht Accenture Globaler Roll-out: HR-Management effizient steuern Der weltweit agierende Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister. Accenture wird die aconso Digitale Personalakte international einsetzen. In Deutschland, Österreich und in der Schweiz arbeitet die Personalabteilung schon seit Ende 2007 erfolgreich mit dem System. Weltweit befinden sich darin heute rund 41.000 der 186.000 Accenture-Personalakten. Die Einführung in Frankreich, Skandinavien, Spanien, Italien, Portugal, China, Indonesien, Indien, Lateinamerika und Nordamerika sowie anderen Ländern ist seit Anfang 2008 im vollen Gange. Insgesamt greift Accenture von 19 Ländern aus auf die Digitale Personalakte zu. Weitere sind geplant. Derzeit nutzen rund 200 HR-Professionals bei Accenture die Prozessverbesserungen durch die Digitale Personalakte. Über einen direkten Zugang aus dem HR-Verwaltungssystem SAP ERP HCM können die Personaler einfach per Mausklick auf die gesuchten Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter zugreifen. Hohe Ansprüche gesetzt Für Accenture war es essentiell, dass die Personalakte sich einfach in die SAP-Umgebung integrieren lässt. Dies trug dazu bei, dass die Sicherheit der Daten in SAP sowie die Übermittlung der Stammdaten wirksam umgesetzt wurden. Darüber hinaus musste das System einen internationalen und webbasierten Zugang ermöglichen. Seite 1 von 4 Referenzbericht Accenture Die Lösung kann einfach implementiert werden, denn eine Installation der Software auf den PCs der Sachbearbeiter ist nicht notwendig. Der Digitalen Personalakte genügt ein Standard-Internet-Browser. Somit bleiben der Support und die Service-Aufwände überschaubar. Dass die Anwendung die HR-Funktionen im Unternehmen vereinfachen und unterstützen sollte, versteht sich von selbst. So reduziert die Digitale Personalakte Zugriffszeiten auf die gesuchten Dokumente und schafft Übersichtlichkeit im riesigen Spektrum der Aktenführung und Vernetzung von Informationen. „Andere Anbieter kamen für uns deshalb nicht in Frage, weil sie nicht annähernd eine so bedienerfreundliche Benutzeroberfläche haben wie aconso“, so Eric Lundgren von Accenture USA. „Außerdem ist aconso speziell auf den Personaler zugeschnitten und einfach in SAP zu integrieren.“ Anspruchsvoll gelöst Im August 2007 startete das große Projekt. Da mehrere Systeme und Partner einbezogen waren – SAP Basis, Network, aconso, SIS, Captiva und Documentum – stellte sich die Integration nicht gerade einfach dar. Dass sich die aconso Digitale Personalakte systemunabhängig in nahezu jede Software-Umgebung einbetten lässt, vereinfachte die Situation maßgeblich. Insgesamt arbeiteten auf Accenture-Seite nur drei Mitarbeiter in diesem Projekt. Dies ist für ein Vorhaben dieser Größenordnung vergleichsweise wenig. In nur drei Wochen war das technische Design für aconso, SAP, Documentum und Captiva abgeschlossen. Die Einrichtung des Systems dauerte gerade zwei Wochen. Die Handhabung der Digitalen Personalakte ist nahezu selbsterklärend. Aus diesem Grund benötigten die Anwender eine verhältnismäßig kurze Schulung von vier Stunden. Bis Ende 2009 wird die Implementierung der Digitalen Personalakte vollständig abgeschlossen sein. „aconso hat unseren Anforderungen bezüglich Support, Beratung und Implementierung voll entsprochen“, so Lundgren. „Bei Anfragen antwortet der Support immer kompetent und zeitnah. Die Berater lieferten jederzeit wohl überlegte Lösungen für unsere hohen Ansprüche, ohne dabei die Qualität des Produkts zu beeinträchtigen.“ Auch die User sind mit der aconso Digitalen Personalakte sehr zufrieden. Besonders die einfache Navigation und die bedienerfreundliche Benutzeroberfläche tragen dazu bei. Seite 2 von 4 Referenzbericht Accenture Vorteile der täglichen Arbeit - Schneller Zugriff auf die HR-Dokumente - Einfachere Aktualisierung der HR-Dokumente - Berechtigungskonzept erlaubt temporären Zugriff für Führungskräfte und Mitarbeiter - Gleichzeitigen Zugriff mehrerer Anwender auf eine Personalakte - Dokumente werden immer richtig abgelegt und die Suchzeiten somit minimiert Erfolgreich umgesetzt Durch das ausgereifte Berechtigungskonzept dürfen HR-Verantwortliche nur auf die ihnen zugewiesenen Personalakten zugreifen. Dies ist dringend notwendig für eine revisions- und rechtssichere Archivierung. Die Personaler können einfach per Mausklick über die Suchfunktion nach Stichworten suchen. Über die FastView, die mehrere Dokumente gleichzeitig anzeigt und in der sie über einen Scrollbalken blättern können, finden sie Dokumente im Handumdrehen. Darüber hinaus vereinfachen der Ablagekorb sowie die Wiedervorlage Workflows in der HR-Abteilung. Seitdem Accenture die Digitale Personalakte einsetzt, arbeiten die Personaler viel effizienter. Das System unterstützt das Team im Shared Service Center die Personalakten zu pflegen und zu verwalten. HR- Verantwortliche können sich auf ihre Management- und Beratungsfunktionen konzentrieren, anstatt sich mit dem Dokumentenmanagement zu befassen. Optimal integriert „Eine enge Integration mit dem SAP-HR-System und die gleichzeitige Unabhängigkeit waren für uns der ausschlaggebende Punkt für die Wahl der aconso-Lösung," sagt Ioannis Blume von Accenutre, Solution Manager für SAP ERP HCM Dokumentenmanagementlösungen. "In unserer heterogenen HR-Service- Landschaft sehen Kollegen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Ländern über verschiedene Oberflächen und Methoden die Personalakten ihrer Mitarbeiter ein. Während beispielsweise die lokalen HR Manager vornehmlich über den aconso Web Client arbeiten, greifen die Mitarbeiter in den Service-Zentren Seite 3 von 4 Referenzbericht Accenture hauptsächlich aus den Prozessen heraus auf die Personalakten zu und nutzen dabei den direkten Absprung aus dem SAP GUI oder SAP Web GUI heraus. Die Berechtigungen aber auch die Art und Weise des Zugriffs variiert von Land zu Land. So mussten wir eine Lösung finden, die es uns ermöglicht, die Berechtigungen sowie die Zugriffsmöglichkeiten möglichst flexibel zu gestalten. Der Vorteil an aconso ist, dass die Digitale Personalakte uns all diese Möglichkeiten von Haus aus bietet und wir jederzeit die Freiheit haben, die Berechtigungsmethoden und -systeme umzustellen. Wir können sie entweder aus dem SAP-System heraus steuern oder völlig unabhängig davon gestalten." Die Zukunft im Blick Auch in Zukunft plant Accenture weitere Updates und zusätzliche Funktionen der Digitalen Personalakte einzuführen. Mit einer Optical Character Recognition-Funktion sollen beispielsweise archivierte Akten über eine Volltextrecherche noch leichter gefunden werden. Dem „state-of-the-art“ für das HR-Management zu entsprechen, wird Accenture dadurch jederzeit gerecht – all over the world. Über Accenture: Deutschland Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing- Dienstleister. Als führender Anbieter in der Kategorie Business Innovation Partner unterstützt das Unternehmen seine Kunden dabei, Innovationen umzusetzen, Geschäftsprozesse und -modelle zu optimieren und so Leistungsfähigkeit, Kundennutzen und Unternehmenswert zu steigern. Kontakt aconso AG Bavariaring 26 | 80336 München Tel. +49 - 89 - 51 61 86 – 0 | Fax +49 - 89 - 51 61 86 – 29 E-Mail kontakt@aconso.com | www.aconso.com Seite 4 von 4