Sparkasse Trier lagert Personaladministration erfolgreich aus

PERSONAL Praxis Sparkasse Trier lagert Personaladministration erfolgreich aus Bunte-Fähnchen-Lösungen haben die anderen Die Sparkasse Trier ist mit mehr als 1.000 Mitarbeitern einer der größten Arbeitgeber und Aus- bilder der Region. Schon lange stellt eine aktive und strategische Personalarbeit den Mitar- beiter in den Mittelpunkt und wird nicht nur als administrative Verwaltung von „Humanres- sourcen“, sondern mehr als zukunftsgerichtete Personalentwicklungsarbeit betrieben. Die Abteilung Personalmanagement platziert sich erfolgreich als innovativer Dienstleister im Unternehmen. Unterstützt wird sie dabei von einer HR-Management-Software, deren Leis- tungsspektrum sehr gut zum integrativen Lösungsansatz der Sparkasse Trier passt: Der VEDA HR Manager strukturiert und steuert seit 2001 Personal-, Aus- und Weiterbildungsmanage- ment. Im April 2010 wurden alle Anwendungen der integrierten HR-Management-Lösung in das Application Service Providing (ASP) der Alsdorfer VEDA GmbH übertragen. Ziel dieses Out- sourcing-Prozesses war nicht nur eine Kostenreduktion. IT-Aufgaben wurden verschlankt und die Qualifikationen der Mitarbeiter in der Abteilung Personalmanagement können besser für die Kernaufgaben eingesetzt werden. Im Rahmen des Personalmanagements legt dungsstellen oder betriebliche Besonderheiten. die Sparkasse Trier Priorität auf effektive Pro- Auf der Suche nach einem geeigneten Tool ent- zessabläufe, die auch ein prozessorientierter stand bei der Sparkasse Trier der Eindruck, Aufbau der HR-Software widerspiegeln muss. dass viele Lösungen zur elektronischen Verset- Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit, zudem zungsplanung der Auszubildenden eher darstel- die einfache Handhabung waren weitere Krite- lend arbeiten und nicht wirklich zur Planung ge- rien, anhand derer man sich ab 2001 für die eignet sind. Einzig die VEDA-HR-Management- HR-Management-Lösungen AzubIS, SeminarIS Lösung AzubIS überzeugte. Nach (einmaliger) und MaIS von VEDA entschied. Umsetzung des hausinternen Azubi-Konzepts in die Programmsystematik erstellt der Verset- Ein zentrales System verbindet alle zungsgenerator jetzt Pläne, die zwischen 90–98 Aufgaben des HR-Managements Prozent matchen, beliebig oft wiederholt oder – wenn nötig – manuell nachgearbeitet werden Treibend bei der Entscheidung war zu diesem können. Eine grafische Darstellung der passen- Zeitpunkt die Suche nach einem geeigneten Modul zur Steuerung und Einsatzplanung im Ausbildungsbereich. Als einer der größten Aus- bilder der Region muss und will die Sparkasse Trier sehr viel Aufmerksamkeit auf diesen Be- reich der Personalarbeit legen, um als innovati- ver Betrieb auch die passenden Auszubilden- den anzusprechen. Pro Jahr werden von der Sparkasse Trier zwischen 30 und 40 neue Aus- zubildende eingestellt. Rechnet man alle Jahr- gänge zusammen, so werden jährlich circa 70 Auszubildende von der Abteilung Personalma- nagement betreut. Für die Einsatzplanung – als eine der wesentlichen Aufgaben – wurde eine technische Unterstützung gesucht, die das „Wer? Wann? Wohin?“ schnell und effizient be- antworten kann. Eine Vielzahl an Vorgaben und Restriktionen muss in den Gesamtplan einflie- ßen, so unter anderem Unterrichts- und Ur- laubszeiten, die unterschiedliche Gesamtdauer von Ausbildungszeiten, Kapazitäten der Ausbil- Quelle: Sparkasse Trier HR PERFORMANCE 4/2010 43 PERSONAL Praxis den und übersichtlichen Planungsergebnisse dernen Rechenzentrum der VEDA in Alsdorf und Gesamtlösung ist ebenso möglich wie die Übermittlung der eine immer aktuelle Software, die Änderungen Die medienbruchfreie Verbindung zwischen den Termindaten an „Lotus Notes“ über eine unter- in vierteljährlichen Updates und halbjährlichen einzelnen Modulen nehmensintern programmierte Schnittstelle. Releases automatisch integriert und auch die schafft eine perfekte Pla- AzubIS bedeutet für die Sparkasse Trier eine er- sparkasseneigenen Anpassungen schnell um- nungsgrundlage und hebliche Zeitersparnis bei der Planung und eine setzt. Denn für VEDA ist dieser Aufgabenbereich unterstützt damit eine talent- und zukunftsorien- unkomplizierte Datenpflege. Kernprozess. tierte Personalplanung. Durch den flexiblen Aufbau der VEDA-Lösun- Der Aufbau der Gesamt- gen können einzelne Module bedarfsorientiert Der Outsourcing-Prozess: lösung unterstützt die Prozessorientierung im ausgewählt werden, die stand-alone genauso schnell und sicher Personalmanagement: leistungsfähig sind wie im Gesamtpaket. Diese Bei der Auslagerung der Prozesse an VEDA Dynamische Wiedervor- Anpassungsfähigkeit und Schnittstellenoffen- standen zwei Aspekte im Vordergrund. Zum ei- lage- und Reportingtools sowie eine Workflow- heit war schon im Jahr 2001 ein wichtiges Kri- nen die Übertragung des individualisierten Lö- Steuerung, Schnittstellen terium, da bereits bei der Auswahl von AzubIS sungspakets von SeminarIS, MaIS und AzubIS zum Stammdaten-Import die Weichen für eine IT-gesteuerte Mitarbeiter- und der Personaldaten in das VEDA-Rechenzen- genauso wie zu den verwaltung (MaIS) und Seminarsteuerung (Se- trum, zum anderen die Schaffung einer siche- Office-Tools ermöglichen barrierefreies Arbeiten im minarIS) gestellt wurden. Ziel war die Schaffung ren Datenverbindung. Wunschmedium und eines zentralen Systems, das alle Hauptaufga- „Der Transfer der Anwendungen in das Re- verhindern redundante ben des Personalmanagements vereint und chenzentrum lässt sich, sehr vereinfacht, als Datenerfassung und -haltung. Auch die Ent- auch die Aufgaben der Schulungsabteilung mit Copy & Paste darstellen. Hier haben wir von An- geltdaten der Mitarbeiter circa 400 Seminaren jährlich steuert. fang an nicht mit Schwierigkeiten gerechnet“, werden aus PARIS+ per erklärt Markus Eischet, VEDA-Projektleiter. „Da Schnittstelle importiert. Diese auf SAP basieren- Die Entscheidung: Outsourcing zudem sowohl bei der Sparkasse Trier als auch de Payroll-Lösung der des IT-gestützten HR-Management in unserem Rechenzentrum Oracle-Datenban- Sparkassen Finanz-Infor- Als letztes Jahr die unternehmensstrategi- ken im Einsatz sind, war keine Anpassung der matik (FI) wird im exter- sche Entscheidung für ein Outsourcing der IT- Daten nötig.“ nen Rechenzentrum der Sparkassen gehostet. gestützten Personalaufgaben fiel, wurde daher Aufwändiger war die sichere, webbasierte auch zunächst die Übertragung weiterer Hos- Datenanbindung zwischen VEDA und der Spar- ting-Aufgaben an das Rechenzentrum der Spar- kasse Trier, da grundsätzlich alle Datenverbin- kassen geprüft. Dieser Lösungsansatz hätte dungen, so auch die benötigte Internetanbin- deutlich höhere Kosten und Mehraufwand für dung, aus Datenschutzgründen über das Re- Support, Release- und Updatepflege bedeutet, chenzentrum der Sparkassen FI laufen. da von Anfang an nicht in Frage kam, die seit Für den sicheren Datenzugriff wird mit einer 2001 betriebene VEDA-Lösung zugunsten spar- Terminalserverlösung gearbeitet, auf die über kasseneigener HR-Management-Lösungen auf- „CITRIX Web access“ zugegriffen wird. Basis zugeben. Beim Kostenvergleich schnitt daher ist eine SSL-Verbindung, die als 256-bit-Ver- eine ASP-Lösung von VEDA deutlich besser ab, schlüsselung mit einer dritten Abfragekompo- weil auf diese Weise Rechner- und Dienstleis- nente (Benutzername, Passwort und Token-Co- tung aus einer Hand kommen. Patrick Haas, de) zusätzlich abgesichert wird. Die gewählte Ausbildungsleiter bei der Sparkasse Trier, er- Terminalserver-Lösung ermöglicht den Usern klärt: „Wir haben in den letzten Jahren mit den via Internet jederzeit und quasi überall Zugriff VEDA-Lösungen das passende System für un- auf ihre Clients. Alle auf dem Terminalserver in- sere Personalarbeit gefunden und immer weiter stallierten Anwendungen und Daten stehen zur optimiert.“ Verfügung, müssen nur einmal installiert und Initial für die Outsourcing-Überlegungen war können zentral gewartet werden. Das erhöht eine nicht mehr anforderungsgerechte Hard- die Sicherheit und senkt die Kosten. ware.