E-Interview Michael Fieg: PIM auch für KMU ein Thema?

Experten Interview E-Interview mit Michael Fieg zum Virtual Roundtable: PIM auch für KMU ein Thema? Titel des Interviews: PIM auch für KMU ein Thema? Name: Michael Fieg Funktion/Bereich: Geschäftsbereichsleiter Organisation: Heiler Software AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, Neben den großen Herstellern und Lieferanten, die sich oft schon längere Zeit mit dem Thema PIM beschäftigen, erkennen mehr und mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die strategische Bedeutung des PIM für sich. Der Markt für PIM-Lösungen ist nach wie vor stark von einer Angebotsvielfalt geprägt, so dass sich die Auswahl einer geeigneten Lösung oft als aufwändiges und langwieriges Unterfangen herausstellt. Dennoch betrachten Anbieter von PIM-Lösungen zunehmend KMU als interessante und attraktive Kundengruppe und bieten oft eigens für diese Zielgruppe spezifische Lösungen an. Neben der eigentlichen Softwarelösung spielen jedoch darüber hinaus Dienstleistungen zur Installation, Anpassung und Einführung eine besondere Rolle. Welche Unterstützung von der Installation bis zur Einführung von PIM-Lösungen bieten Lösungsanbieter Interessenten und Kunden an? Wie sehen entsprechende PIM-Lösungen aus? Diesen Fragen wollen wir im Rahmen dieses Roundtables nachgehen. Dabei interessieren uns besonders Ihre Praxiserfahrungen als Lösungsanbieter für den Bereich PIM und Ihr speziell zugeschnittenes Angebot für KMU . Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Fieg, Frage 1: Die Erschließung internationaler Märkte und Kundengruppen steht bei KMU heute oft im Fokus ihrer Aktivitäten und bereitet meist einige Schwierigkeiten. Inwieweit unterstützt PIM diese Aktivitäten aus Ihrer Sicht? Wo liegen die Erfolgsfaktoren derartiger Lösungen? Antwort: Das Angebot im PIM-Sektor hat sich in den vergangenen Jahren verändert. Während PIM-Lösungen vor einigen Jahren oftmals noch aus unterschiedlichen Werkzeugen bestanden, sind heute integrierte Systeme verfügbar, die alle für PIM relevanten Prozesse in einer Applikation abbilden. Für Kunden hat das mehrere Vorteile: Prozesse im Unternehmen können durchgängig und einfacher gestaltet und die Zahl der Schnittstellen massiv reduziert werden. Die Erschließung internationaler Märkte und Kundengruppen steht tatsächlich im Fokus bei vielen unserer Kunden. Produktinformationsmanagement stellt eine große Hilfe zur Umsetzung dieser Ziele dar. Nicht nur weil Produktinformationen zu jeder Zeit und in maximaler Qualität zur Verfügung stehen, sondern vor allem auch deswegen, weil die Versorgung der Ausgabekanäle vereinfacht wird. Ein Beispiel: Wenn ein Printkatalog bisher in einer Sprachversion, zukünftig aber in mehreren Sprachen erscheinen soll, dann steigen bei einem manuellen Vorgehen im Marketing die Aufwände exorbitant. Ein PIM-System mit etabliertem Übersetzungsprozess reduziert nicht nur diese Aufwände, sondern auch die Produktionszeiten. Gerade für KMU muss eine PIM-Lösung nach kurzer Zeit Benefits generieren! Hier steht weniger die unternehmensweite Integration von Stammdaten im Vordergrund, die gerade große Organisationen beschäftigt. Für KMU bedeutet PIM schnelle Verfügbarkeit von Printkatalogen, automatische Aktualisierung von Webshops, Transparenz für den Vertrieb und eine effiziente Applikation für das Datenmanagement. Um diese Ziele erreichen zu können, muß einfach anpassbare Standardsoftware eingesetzt werden, deren Rollout standardisiert und mit überschaubaren Aufwänden erfolgt. Zusammengefasst kann man also sagen: KMU benötigen nicht weniger Funktionen, aber Ready-to-use Software. Frage 2: Wo sehen Sie bei Betrachtung der aktuellen Unternehmenssituationen im Bereich des Produktinformationsmanagements für Marketing und Vertrieb in KMU die größten Probleme und Optimierungspotenziale? www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Antwort: Gerade in den Marketing- und Vertriebsabteilungen findet man heute Prozesse vor, die historisch gewachsen, in Teilen ineffizient und oft sehr manuell sind. Gleichzeitig zeichnen sich KMU durch eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit, sehr engagierte Mitarbeiter und eine hohe Kreativität aus. Konkret äußert sich das bei den Prozessen im Umfeld der Stammdaten und der Ausgabekanäle. Ein Beispiel: Als Grundlage eines neuen Printkatalogs erhält das Marketing aus dem Produktmanagement Produktdaten z.B. im Excel-Format. Um diese Daten für den Katalog aufzubereiten, müssen nun Bilddaten zugeordnet, sprechende Beschreibungen getextet, variantenunterscheidende Merkmale erfasst und die richtigen Vertriebsargumente geschaffen werden. Diese Schritte sind vor den eigentlichen Gestaltungs- und Layout- Prozessen notwendig. Sie erfordern ein hohes Maß an Kommunikation im Unternehmen. Im Idealfall werden sie elektronisch unterstützt abgewickelt. PIM-Systeme schaffen gerade an diesem Punkt eine hohe Transparenz und optimieren so die Arbeitsabläufe. Von der Datenpflege weiter zum gestalterischen Prozessteil: Das Marketing hat nun die Aufgabe, die Produktinformationen in den Printkatalog einfließen zu lassen. Hier wird oft händisch gearbeitet oder es werden einfache Software-Lösungen benutzt, die Layouts und die Datenquelle verknüpfen. Moderne PIM-Lösungen bieten einen integrierten Ansatz, der es ermöglicht direkt aus der Datenpflegeanwendung heraus DTP-Dokumente zu erzeugen. Das reduziert nicht nur initial den Aufwand massiv, sondern löst vor allem das „Update-Problem“, das sich ergibt, wenn sich während der grafischen Arbeit Datenänderungen ergeben. Gerade Preisdaten werden oftmals „in letzter Minute“ aktualisiert. Noch ein Wort zum Vertrieb: Die Vetriebsabteilung sollte die eigenen Produkte besser kennen als der Kunde! PIM-Systeme ermöglichen dem Vertrieb einen umfassenden Zugang zu den Produktinformationen. Eine wesentliche Eigenschaft dieser Lösungen ist es ja, alle relevanten Informationen zu den Produkten in einer Anwendung zusammenzuführen. Gartner nennt dies „Golden record“. In vielen Szenarien geht die Unterstützung des Vertriebs sogar über die Informationsphase hinaus: Auf der Basis von PIM-Systemen verwalten unsere Kunden auch Wettbewerbssortimente, Preisvergleiche und vertriebliche Argumentationshilfen. Die höchste Form der Integration ist die Anbindung des PIM-Systems an die Auftragsverarbeitung im ERP. Unsere Kunden werden bei der Auftragsanlage (z.b. auch in einem Callcenter) durch die Verfügbarkeit der kompletten Produktinformationen direkt im ERP-System unterstützt. www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Frage 3: Welche Unterstützung bieten Sie KMU an, diese Probleme zu lösen und Optimierungspotenziale zu erschließen? Antwort Wie oben dargestellt, bedeutet ein PIM-Projekt durchzuführen mit ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu arbeiten. Den richtigen Prozess zu finden und zu etablieren ist erfahrungsgemäß die größere Herausforderung als die Software auszurollen. Ausgehend von einer gewissenhaft durchgeführten Prozessanalyse und der gemeinsamen Definition der Zielprozesse sollte das Vorgehen phasenorientiert sein und die einzelnen Phasen sollten sich an eindeutig messbaren Businesszielen orientieren. Ein Beispiel: Wenn der neue Webshop zur Hannover-Messe im Management als das wichtigste Ziel definiert wird, dann sollte dieses Ziel im Vordergrund stehen und weitere Ausgabekanäle sollten in weitere Phasen verlegt werden. Gerade bei KMU ist diese benefit-orientierte Vorgehensweise die erfolgreichste. Auch deswegen, weil sie es ermöglicht, regelmäßig und in kurzen zeitlichen Abständen das weitere Vorgehen zu hinterfragen und (auch aufwandsbezogen) zu optimieren. Frage 4: Wie unterstützen Sie in Ihrer PIM-Lösung das Thema der Medienverwaltung? Wo liegen aus Ihrer Sicht die Stärken dieser Lösung? Antwort Ausgehend von der Feststellung, dass Produktinformationsmanagement mehr als Stammdatenverwaltung ist, stellt gerade die Medienverwaltung ein wichtiges Teilthema dar. Und Medienverwaltung ist mehr als „Medien verwalten“! Wenn man die Abläufe in den Marketingabteilungen genau untersucht, dann erkennt man, dass Mediendaten oft verteilt auf unterschiedlichen Datenträgern gehalten werden. Um das aktuellste Bild zu einem bestimmten Produkt zu finden sind oft umfangreiche Recherchen, manchmal auch eine Nachfrage bei der externen Bildagentur notwendig. Die Heiler Software AG hat im vergangenen Jahr die OKS Software AG, einen marktführenden Spezialisten für das Medienmanagement, akquiriert. Die OPAS-G Produktlinie erfüllt umfassend die heutigen Anforderungen in den Bereichen Media Asset Management (MAM), Medienproduktionssteuerung, Web-to-Print und Grafik-Workflow. Wir können eine Komplettlösung anbieten, die gerade im Medienumfeld etablierte Standards liefert, einfach auszurollen ist, workflow-unterstützt arbeitet und sich perfekt in unsere PIM-Umgebung integriert. www.competence-site.