Das Tor zum Wissen: Status Quo von Enterprise Portalen in deutschen Unternehmen

Status Quo von Enterprise-Portal-Projekten in deutschen Unternehmen Prof. Dr. Hartmut H. Holzmüller Dipl.-Kfm. Arno Lammerts Universität Dortmund Mai 2003 Status Quo von Enterprise-Portal-Projekten in deutschen Unternehmen 1 Executive Summary Ziel der dritten Studie im Rahmen des IT-Surveys ist es, den Status Quo von Enterprise-Portal-Projekten in deutschen Unternehmen zu erörtern. Der Fokus der Studie liegt in der Untersuchung der Beweggründe für den Aufbau eines Portals aus Sicht von Unternehmen, der organisatorischen Umsetzung, des Stellenwertes des Projekts sowie der Barrieren bei der Implementierung des Portals. Zu diesem Zweck wurden sechzehn Experten aus Unternehmen in Form von qualitativen Interviews zu ihren laufenden bzw. geplanten Enterprise-Portal-Projekten telefonisch befragt. Die Ergebnisse der Kurzstudie zeigen, dass Enterprise-Portale in Unternehmen eine insgesamt hohe Priorität genießen. Portalprojekte werden in der Regel durch die Geschäftsführung, die Fachabteilung oder durch spezielle Projektteams abgewickelt. Für die Planung und Realisierung werden in etwas 1 bis 1,5 Jahre angesetzt, wobei ein größerer Anteil der Zeit für die Planung genutzt wird. Geplant wird ein Portal oft als Pilotprojekt in einzelnen Bereichen, um so Erfahrungen zu sammeln und von Lerneffekten zu profitieren, bevor das Portal auf die Gesamtunternehmung ausgeweitet wird. Die Gründe für die Realisierung eines Enterprise Portals liegen im erwarteten Effizienzgewinn, der mit der Portalimplementierung einhergeht. Informationsgewinnung, -verteilung und –transparenz werden durch ein Portal optimiert. Von diesen Verbesserungen sollen vor allem die kundennahen Prozesse profitieren – und so zu neuen Wettbewerbsvorteilen führen. Auch wenn Überlegungen zur Einbindung von Kunden und Partnern oder auch Lieferanten in das Portal bestehen, ist der Hauptnutzer zur Zeit noch der Mitarbeiter. Trotzdem wird jedoch in vielen Fällen versäumt, diesen in den Veränderungsprozess zu integrieren, wie die vielfältig beschriebenen Barrieren seitens der Mitarbeiter zeigen. Enterprise-Portale haben somit einen hohen Stellenwert in den befragten Unternehmen. Trotz der zum Teil schon realisierten Vorteile eines Enterprise Portals zeigt sich, dass viele Potenziale noch nicht vollwertig ausgeschöpft worden sind. 2 2 Problemstellung Die Verbreitung des Internets in alle denkbaren Lebensbereiche bereitete noch vor wenigen Jahren einen wirtschaftlichen Aufschwung, wie man ihn selten gesehen hatte. Inzwischen ist die einstige Euphorie einem betriebswirtschaftlichen Pragmatismus gewichen. So geht es weniger um den Aufbau höchst innovativer Unternehmen mit noch innovativeren Leistungen, als um die Optimierung bestehender Unternehmen am Markt und die Verbesserung der vorhandenen Produkt-Markt-Kombinationen. Im Mittelpunkt dieser Optimierungsüberlegungen stehen dabei Geschäftsprozesse rund um die Kunden, Lieferanten und Partner. Dem Internet und den damit verbundenen Technologien kommt dabei zwar immer noch eine Schlüsselrolle zu. Die Technologie wird allerdings inzwischen weniger als Zweck, sondern vielmehr als Mittel zum Zweck angesehen. Aktuelle Schlagworte, wie beispielsweise Customer Relationship Management, Knowledge Management und Content Management prägen das Bild der E-Business-Anwendungen. Sie alle verfolgen den Zweck, Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Einen integrativen und damit erfolgversprechenden Ansatz stellt dabei das Enterprise Portal dar. Ein Enterprise Portal ist eine unternehmensweite Integrationsplattform, die sämtlichen Anwendern einen individuellen Zugriff auf Informationen und Anwendungen des Unternehmens zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung stellt. Es erleichtert auf diese Weise die Zusammenarbeit im Unternehmen und vereinfacht unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse. Aus Unternehmenssicht stellt ein Enterprise Portal somit ein enormes Potenzial zur Geschäftsprozessoptimierung dar: Informationen werden für alle Nutzer transparent, der Zugriff erfolgt in Echtzeit, Geschäftsvorfälle werden erleichtert, Prozesse beschleunigt. Die technische Seite von Enterprise-Portalen ist bereits in zahlreichen Studien beleuchtet worden. Weniger transparent dagegen sind die 3 Erfahrungen von Unternehmern und deren Mitarbeitern, die ein Portal realisiert haben oder dieses planen. 4 3 Ziele der Untersuchung Die dritte Studie des IT-Surveys verfolgt das Ziel, Erfahrungen von Unternehmern bei der Realisierung und Planung von Enterprise-Portalen zusammen zu tragen. Dabei werden insbesondere folgende Themenbereiche fokussiert: (a) Für welche Bereiche werden Enterprise-Portale eingesetzt bzw. geplant? (b) Wo liegen die Gründe, ein Portal zu realisieren? (c) Wer ist in Planung und Realisierung eingebunden und wie viel Zeit wird für ein derartiges Projekt veranschlagt? (d) Auf welche Barrieren stößt ein Enterprise Portal im Unternehmen? Die Studie erhebt dabei keinen Anspruch auf Generalisierbarkeit der Ergebnisse. Ziel ist es vielmehr, Eindrücke einer Problemlandschaft wieder zu geben. 4 Vorgehensweise Die explorative Betrachtung einer Problemlandschaft ohne die Notwendigkeit zur Generalisierung spricht für einen sehr offenen Feldzugang. Aus diesem Grund wurde für die vorliegende Studie ein qualitativer Ansatz gewählt. Qualitative Daten erscheinen aufgrund der hier zu untersuchenden Problematik als attraktiv, da sie eine Quelle von wohl-begründeten, vielfältigen Beschreibungen und Erklärungen von Prozessen bieten. Innerhalb der qualitativen Marktforschung wurde auf die Interviewmethode zurückgegriffen. Die halb-strukturierten Interviews beruhen dabei auf einem Leitfaden, der das Gesprächsgerüst darstellt und die Vergleichbarkeit der Interviews gewährleistet. 5 Als Probanden kamen Personen aus Unternehmen in Betracht, die (a) derzeit mit der Planung von Enterprise-Portalen in ihrem Unternehmen beauftragt sind oder (b) an der Planung bzw. Realisierung eines Enterprise Portals leitend beteiligt waren. Entsprechend können die ausgewählten Interviewpartner als Experten bewertet werden. Die ausgewählten Personen wurden schriftlich über die bevorstehende Befragung informiert. Im Anschluss erfolgte eine telefonische Kontaktaufnahme, in der sie um ein telefonisches Interview gebeten wurden. Von den insgesamt 80 angeschriebenen Personen waren letztendlich 17 Personen bereit bzw. erreichbar, um ein Interview durchzuführen. Von diesen haben 10 Personen bereits ein Enterprise Portal realisiert, während die weiteren 7 derzeit mit der Planung eines solchen beschäftigt sind. Alle Interviewpartner waren auf der ersten bis dritten Managementebene angesiedelt. Die mit Hilfe der telefonischen Interviews erhobenen Daten wurden im Anschluss methodisch ausgewertet. Als Analysemethode wurde die „Zusammenfassende Inhaltsanalyse“ zugrunde gelegt, nach der zunächst Aussagen auf ihren Kern reduziert und generalisiert werden, um dann ähnliche Aussagen zu einer Fragestellung zu bündeln. Aus den gebündelten Aussagen werden in einem letzten Schritt Kernaussagen formuliert. Die beiden Gruppen von Interviewpartnern (Portal realisiert bzw. Portal in Planung) wurden getrennt voneinander ausgewertet, um deren Aussagen im Rahmen der Ergebnisse gegenüber zu stellen und vergleichen zu können. Im folgenden werden die auf die oben beschriebene Art und Weise generierten sowie analysierten Aussagen der interviewten Personen dargestellt. 6 5 Ergebnisse der Studie 5.1 Einsatzbereiche von Enterprise-Portalen Grundsätzlich sind die Einsatzbereiche von Enterprise-Portalen äußerst vielfältig. Betrachtet man die vorhandenen Lösungen am Markt, so erscheint ein unternehmensweiter Einsatz eine Portals sinnvoll zu sein. Im Stadium der Planung können sich die befragten Unternehmen mit dem Gedanken eines Gesamtportals jedoch noch nicht anfreunden. So ist es typisch, dass Portale zunächst nur für einen Teilbereich geplant (und realisiert) werden. Dieser Teilbereich kann beispielsweise durch eine Abteilung (genannt wurden Marketing und Vertrieb) oder ein Prozess (genannt wurde z.B. Warenwirtschaft) definiert sein. Das Portal im Teilbereich dient dem Unternehmen als Pilotprojekt.