»Was ist ein Portal?«

»Was ist ein Portal?« Definition und Einsatz von Unternehmensportalen Whitepaper Anja Kirchhof, Thorsten Gurzki, Henning Hinderer, Joannis Vlachakis Inhalt 1 Das Portal – Von einer Einstiegsseite ins Internet zu einer personalisierten Unternehmensanwendung 3 2 Begriffsabgrenzung und Klassifizierung von Unternehmensportalen 4 2.1 Abgrenzung und Definition 4 2.2 Klassifizierung 5 2.3 Unternehmensportale und Prozesse 7 3 Aufbau von Unternehmensportalen 8 4 Einführung eines Unternehmensportals 11 4.1 Vom Prozess zum Portal 11 4.2 Ein Vorgehensmodell zur Einführung eines Unternehmensportals 11 4.3 Fraunhofer PADEM 12 5 Kontakt und weitere Informationen 14 5.1 Marktübersichten und Studien 14 5.2 Fraunhofer IAO – Competence Center Business Integration 15 5.3 Ihre Ansprechpartner für Business Integration und Unternehmensportale 16 2 1 Das Portal – Von einer Einstiegsseite ins Internet zu einer personalisierten Unternehmensanwendung Die Verbreitung und Nutzung des Internets nahm mit dem Angebot an global verfügbaren Informationen zu. Die Fülle an Informationen und Datenmaterial erreichte jedoch schnell eine Komplexität, die – gepaart mit der anfänglichen Unkenntnis des Medium – viele Nutzer überforderte und eine zentrale und übersichtliche Strukturierung und Bündelung erforderlich machte. Als »Einstiegsseiten in das Internet« entstanden so genannte Portale, die gegliedert in Themenbereiche und mit Suchfunktionalitäten ausgestattet den Nutzern die Orientierung und Navigation erleichtern sollte. Beispiele hierfür waren AOL oder Yahoo. Durch das weiterhin exponentielle Wachstum an Daten und Informationen im Internet reichte den Nutzern die von den ursprünglichen Portalen gebotene Navigationsunterstützung jedoch bald nicht mehr aus. Weitere Funktionalitäten, wie die Personalisierung der Seiten, wurden in das Portalangebot integriert. Unternehmen haben diese Form der Darstellung im Internet aufgenommen. Sie haben Interessenten, wie Kunden, Lieferanten und potenziellen Bewerbern, zunächst die Informationen auf Unternehmenswebsites zur Verfügung gestellt, die bislang in gedruckten Broschüren vorlagen. Innerhalb des Unternehmens wurden den Mitarbeiter in einem geschlossenen System, dem Intranet, ebenfalls Informationen zur Verfügung gestellt (vom Organigramm über interne Formulare bis hin zum Speiseplan der Kantine). Diese Seiten im Intranet sowie auf den Unternehmenswebsites im Internet waren jedoch in der Regel statisch und die Pflege wurde zentral und manuell vorgenommen. Wie auch bei den Internetportalen wuchs hier der Anspruch mit der Fülle der Informationen: Personalisierungen der Seiten, Zugriff auf benutzerspezifische Inhalte, dezentrale Contenterstellung bis hin zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Die Interpretation der Portaldefinition veränderte sich so von der einfachen Einstiegsseite einer Internetsuchmaschine hin zur multiplen Unternehmensanwendung, in welcher Inhalte, Dienste und Funktionen integriert und zudem benutzerspezifisch angepasst werden. Durch die Einführung eines Unternehmensportals werden letztlich Geschäftsprozesse elektronisch unterstützt und deren Abwicklung optimiert. Die Integration in die Back-End-Systeme sorgt dabei für einen medienbruchfreien Prozessfluss und ist ein unabdingbares Kriterium für ein Unternehmensportal. 3 2 Begriffsabgrenzung und Klassifizierung von Unternehmensportalen Durch die Möglichkeit der spezifischen und anforderungsgerechten Anpassung der Webanwendungen durch den Nutzer und die Integration einzelner Systeme und Anwendungen zur Prozessunterstützung unterscheidet sich das heutige Portal weitgehend von den ursprünglichen Unternehmenspräsentationen, deren Sinn und Zweck vorwiegend in der Imagepflege sowie der Werbe- und Repräsentationsaufgabe bestand. Unternehmensportale sind somit aus einer Evolution bestehender Technologien heraus entstanden. Vorgänger waren neben Unternehmenswebsites auch das Intranet und das Extranet. Im Folgenden werden diese Anwendungen von Portalen abgegrenzt und die verschiedenen Arten von Unternehmensportalen klassifiziert. 2.1 Abgrenzung und Definition Internet und Unternehmenswebsites Für die Außendarstellung des Unternehmens und seiner Produkte über das Internet haben sich Unternehmenswebsites durchgesetzt. Hier werden Informationen für Kunden und Lieferanten, potenzielle Bewerber und Partner zur Verfügung gestellt. Sie basieren auf statischen HTML-Seiten bzw. Content-Management-Systemen. Als Anwendungen kommen entsprechend Systeme, wie z. B. ein Shopsystem, zum Einsatz. Diese Anwendungen sind nicht bzw. lediglich oberflächlich integriert und bieten daher keine Kommunikation zwischen den Systemen. Außerdem ist eine separate Anmeldung durch den Nutzer erforderlich. Intranet und Extranet Intranets haben sich in der Vergangenheit als eine Methode der unternehmensinternen Informationsverbreitung etabliert. Der Zugang ist entsprechend auf die Mitarbeiter des Unternehmens eingeschränkt. Basierend auf statischen HTML-Seiten bzw. Content-Management-Systemen werden den Mitarbeitern Dokumente bereitgestellt. Als weitere Entwicklung 4 verweisen zentral angelegte Linklisten auf eigenständige interne webbasierte Anwendungen. Die einzelnen Bestandteile des Intranets sind dabei nicht softwaretechnisch integriert. Aus diesem Grund besteht bei Intranetanwendungen die Notwendigkeit, sich jeweils an den verschiedenen eingebundenen Anwendungen einzeln anzumelden. Um engen Geschäftspartnern teilweisen Zugriff auf gemeinsam genutzte Informationen zu ermöglichen, werden Teile des Intranets für diese Gruppe freigegeben. Die so gemeinsam mit externen Partnern genutzten Teile des Intranets werden als Extranet bezeichnet. Unternehmensportale Portale sind eine direkte Weiterentwicklung der bestehenden Ansätze für Internet- bzw. Intranettechnologien. Als wesentliches neues Merkmal kommt zur Informationsverbreitung die Prozessorientierung hinzu. Ein Portal ist definiert als eine Applikation, welche basierend auf Webtechnologien einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellt. Charakterisierend für Portale ist die Verknüpfung und der Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen über eine Portalplattform. Eine manuelle Anmeldung an den in das Portal integrierten Anwendungen ist durch Single-Sign-On nicht mehr notwendig, es gibt einen zentralen Zugriff über eine homogene Benutzungsoberfläche. Portale bieten die Möglichkeit, Prozesse und Zusammenarbeit innerhalb heterogener Gruppen zu unterstützen. 2.2 Klassifizierung Unternehmensportale lassen sich abhängig von ihrer Zielgruppe und damit von den angebotenen Inhalten und Prozessen sowie von den abzubildenden Beziehungen klassifizieren. Hierfür existieren verschiedene Definitionen (vgl. Rütschlin 20011). Grundlegend lassen sich hier die Zielgruppen Geschäftskunden, Mitarbeiter, Lieferanten und Endkunden identifizieren. Zielsetzung der Portale ist bei allen Arten das Anbieten von zielgruppenspezifischen und zielgruppengerechten Prozessen an der Schnittstelle zwischen Unternehmen und dem Nutzer. Die nutzerorientierten 1 Rütschlin, J. (2001): Informatik 2001: Wirtschaft und Wissenschaft in der Network Economy – Visionen und Wirklichkeit. Tagungsband der GI/OCG-Jahrestagung, 25.-28. September 2001, Universität Wien, S. 691-696.