Das 3PhasenKonzept

Das 3PhasenKonzept Bewährte Werkzeuge zur Bewertung und Auswahl von ERP-/PPS-Systemen Carsten Schmidt, Benedikt Schweicher und Benjamin Walber Die Bewertung der bestehenden IT-Infrastruktur und die Auswahl eines geeigneten, zukunftsorientierten ERP-/PPS-Systems stellen Unternehmen vor eine komplexe Herausforderung. So bindet die Auswahlentscheidung ein Unternehmen in der Regel für einen Zeitraum von bis zu fünfzehn Jahren an das eingeführte System. Die Software, die Entscheidung und insbesondere der Entscheidungsprozess betreffen im Sinne einer integrierten IT-Anwendung nahezu alle betrieblichen Abteilungen vom Vertrieb über die Konstruktion, die Produktion und den Versand bis hin zum Service. Zudem ist die Einführung einer neuen ERP-/PPS-Software mit hohen Investitionen und einem beträchtlichen internen Personalaufwand verbunden. Auf Grund der Tragweite einer derartigen Entscheidung verlangt ein Auswahlprojekt nach einer adäquaten und erprobten Vorgehensweise. Das FIR begleitet Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen seit über zwanzig Jahren bei der unternehmensspezifischen Auswahl der geeigneten IT-Unterstützung mit Hilfe des am Institut stetig weiterentwickelten 3PhasenKonzepts. Herausforderungen bei der ERP-/PPS-Auswahl Ein Unternehmen, welches sich mit der Auswahl eines ERP-/PPS-Systems befasst, sieht sich immer wieder mit den Herausforderungen eines undurchsichtigen ERP-Markts, unklaren Erwartungen und Interessenlagen sowie der Schnelllebigkeit von Entwicklungstrends konfrontiert (vgl. Bild 1). Fehlender Marktüberblick Fehlende Methodenkenntnis Wo erhält man belastbare und Werkzeuge Marktinformationen? Welche Funktionalitäten sind Gibt es Alternativen zu SAP? zukünftig wichtig? Welche Bedeutung haben US- Welche Bedeutung hat E-Business amerikanische Anbieter? in diesem Zusammenhang? Welche Systeme sind für meine Integriertes Gesamtsystem oder Branche relevant? erweiterungsfähiges Kernsystem? Unrealistische Erwartungen an Komplexes Projektmanagement das neue System Fehlende Unterstützung der „Das System muss mindestens das Geschäftsleitung können, was das derzeitige System Unklare Aufgabenstellung und Ziele auch kann ...“ Hohe Eigendynamik des Projektes, Minutengenaue Fertigungsplanung Machtkämpfe Bild 1: Herausforderungen bei der Systemauswahl Eine wesentliche Hürde in einem Auswahlprojekt ist die unklare oder gar gänzlich fehlende Vorstellung von den eigenen Anforderungen an ein zukunftsorientiertes ERP-/PPS-System [1]. So leiten sich die Anforderungen an eine Softwarelösung primär von der betrieblichen Aufgabenstellung und den daraus resultierenden Abläufen ab. In der Praxis mangelt es nicht zuletzt auf Grund der organisatorischen Komplexität und deren fehlender Greifbarkeit häufig an einem ganzheitlichen Bild der Auftragsabwicklungsprozesse. So fällt es verständlicherweise schwer, ohne konkretes Wissen über die aktuelle Ablauforganisation wie die betrieblichen Prozesse in sinnvoller Weise zukunftsfähig 1 zu gestalten. Vor diesem Hintergrund fällt es meist schwer, eine Softwarelösung zu finden, die sich später in der betrieblichen Praxis auch bewährt. Zudem fehlt zumeist auf Grund der mangelnden Erfahrung mit geeigneten Werkzeugen und Methoden eine konkrete Vorstellung darüber, wie bei der Softwareauswahl zweckmäßig vorzugehen ist und welche Hilfsmittel bei der Entscheidungsvorbereitung eingesetzt werden können. Dies führt nicht selten zu „Bauchentscheidungen“ oder zu einem entsprechend hohen internen Aufwand. In beiden Fällen ist das Entscheidungsergebnis oft vom Zufall geprägt und birgt daher erhebliche Risiken für den angestrebten Erfolg. Wie die meisten Investitionsentscheidungen mit der zuvor beschriebenen Tragweite für das gesamte Unternehmen hat auch die Softwareauswahl häufig einen „politischen“ Projektcharakter. So ist eine Vielzahl von Entscheidungsträgern (z. B. Geschäftsführung, Bereichsleitung, IT-Leitung, operative Mitarbeiter) in den Auswahlprozess eingebunden, die bereichsweise sehr unterschiedliche Anforderungen definieren und Prioritäten setzen. Hier einen Interessenausgleich zu schaffen, setzt voraus, dass Zielsetzung und Randbedingungen definiert, die Vorgehensweise im Rahmen der Softwareauswahl geklärt, alle Anforderungen möglichst objektiv formuliert und priorisiert werden. Diese Eigenschaften einer Systemauswahl definieren umfängliche Anforderungen an ein konsequentes Projektmanagement. Ein weiterer Stolperstein bei der Systemauswahl ist der heterogene und kaum überschaubare ERP- Markt [2]. So zählt die Softwareauswahl insbesondere im Mittelstand nicht zum Tagesgeschäft. Folglich kann hier auch kein IT-Verantwortlicher den dynamischen und intransparenten Softwaremarkt kontinuierlich beobachten. Dabei kann eine Marktbeobachtung nicht nur auf die rein funktionale Erfüllung der Systeme beschränkt bleiben, sondern muss zunehmend die technologische und wirtschaftliche Entwicklung der Softwarelösungen bzw. -anbieter berücksichtigen. Dementsprechend können grundsätzlich die zwei Auswahlgegenstände „System“ und „Anbieter bzw. Systemhaus“ unterschieden werden (vgl. Bild 2). Beide Auswahlgegenstände gliedern sich wiederum in eine leistungsbezogene und eine strategische Dimension. Die leistungsbezogenen Auswahlkriterien des Systems entsprechen dabei den funktionalen Leistungsmerkmalen. Service und Montage Passung von Systemphilosophie und eigener Unternehmens- Versand Lagerverwaltung Auswahl- Produktionssteuerung Produktionsplanung philosophie gegenstand Einkauf und Beschaffung Materialwirtschaft und -disposition Modernität der Systemtechnologie „System“ Flexibilität des Systems Variantenmanagement Entwicklung und Konstruktion Projektmanagement Absatz- und Produktionsprogrammplanung Installationszahlen Vertrieb ... Funktionalitäten Vorgehenskonzept bei der Marktstellung und wirtschaftliche Systemeinführung Stabilität Auswahl- Qualität und Verfügbarkeit der Management des Anbieters gegenstand Einführungsberater F+E-Potential des Anbieters „Anbieter / Qualität und Reaktions- Strategie des Anbieters (z.B.: Systemhaus“ schnelligkeit des Supports Branchenfokus) ... ... Leistungsbezogene Strategische Auswahlkriterien Auswahlkriterien Bild 2: Dimensionen und Bewertungskriterien zur Entscheidungsvorbereitung Trotz der ständigen Erweiterungen der Systeme und der vermeintlichen funktionalen Annäherung gibt es immer noch erhebliche Unterschiede in der funktionalen Abdeckung. Um einen Überblick über die Aufgaben und Funktionen von ERP-/PPS-Systemen zu bekommen, wurde am FIR ein 2 Funktionsmodell für die Produktionsplanung und -steuerung entwickelt. Dieses Modell greift eine Grundstruktur auf, die sich an den unterschiedlichen, in der betrieblichen Praxis vorhandenen Planungsebenen orientiert. Anhand dieses Funktionsmodells lassen sich die verschiedenen ERP- /PPS-Systeme übersichtlich und detailliert darstellen und vergleichen. Zu diesem Zweck wurde aus dem Funktionsmodell ein standardisierter Fragenkatalog abgeleitet, der zur Datenerhebung und - auswertung dient und gleichzeitig als Vorlage für die Erstellung von Lastenheften im konkreten Projektkontext herangezogen werden kann. Die strategischen Auswahlkriterien des Systems sind ebenso unternehmensindividuell zu definieren und zu gewichten. Die Installationszahlen beispielsweise lassen einen Rückschluss zu, ob es sich um ein etabliertes System handelt, das in zahlreichen Unternehmen bereits erfolgreich eingesetzt wird.