Die Königszahl im Einkauf

Die Königszahl im Einkauf Prof. Dr. Christopher Jahns, Dipl.-Wirtsch.-Ing. Aiko Entchelmeier Erfolg hat nur der, der ihn messen kann. So gesehen sind Savingskennzahlen die Königskennzahlen in Einkauf und Supply Management. Wie messen Sie Ihren Erfolg? Der Beitrag auf einen Blick: Ohne Savings kein Erfolg im Einkauf! Einfach und kompakt erklärt: 5 Verfahren zur Messung Ihrer Savings Vor- und Nachteile der einzelnen Verfahren Kosten, nicht Preise vergleichen: Total Cost of Ownership Wie enorm wichtig Savingskennzahlen für Erfolg und Existenz eines Unternehmens sind, zeigt ein einfaches Rechenexempel: Angenommen, Ihnen gelingt es, die Kosten im Einkauf auch nur um ein kümmerliches Prozent zu senken – wieviel Prozent mehr Umsatz müsste Ihr Vertrieb einfahren, um damit dieselbe Wirkung auf den Gewinn zu erzielen? Dieses Rechenbeispiel können wir für alle gängigen Branchen durchspielen. Für den Maschinenbau zum Beispiel lautet das horrende Ergebnis bei einer Wertschöpfungstiefe von 40 Prozent und einer Umsatzrendite von drei Prozent: Der Vertrieb müsste den Umsatz um unglaubliche 20 Prozent steigern, um denselben Beitrag zum Unternehmenserfolg beizusteuern wie der Einkauf mit seiner einprozentigen Kostensenkung. Verblüffend, nicht wahr? Der Einkauf hat den größeren Hebel Aufgrund dieses verblüffenden Effekts und wegen der Unmöglichkeit, in heutigen Märkten ein Umsatzplus von 20 Prozent zu erzielen, ist der Einkauf in vielen Unternehmen inzwischen genauso wichtig geworden wie Vertrieb und Marketing – auch wenn etliche Manager das noch nicht so recht erkannt haben. Der Einkauf hat bei schrumpfenden Wertschöpfungstiefen eine sehr viel größere Hebelwirkung auf den Unternehmenserfolg als Vertrieb und Marketing. Umso wichtiger ist, dass Sie mit diesem Hebel umgehen können. Das gelingt Ihnen nur, wenn Sie die Hebelwirkung auch sehen können: eben durch die Messung der Supply Savings. Die Supply Savings sind eine der wichtigsten Größen innerhalb eines professionellen Performance Measurement Systems für Einkauf und Supply Management. Wie wird gemessen? Vom Prinzip her ist die Savings-Messung simpel: Sie vergleichen einfach Ihre im Einkauf erzielten Preise oder Kosten mit einer geeigneten Vergleichsgröße. Sie haben bei den Vergleichsgrößen die Auswahl unter fünf Größen, nach denen fünf Messverfahren benannt sind: 1) Das Periodenvergleichs-Verfahren 2) Das Preisangebots-Verfahren 3) Das Vergleichskosten-Verfahren 4) Das Marktpreisindex-Verfahren 5) Das Marktanpassungs-Verfahren Betrachten wir die Verfahren kurz im einzelnen. Das Periodenvergleichs-Verfahren Dieses Verfahren funktioniert denkbar einfach: Sie vergleichen einfach die Preise der Vorperiode mit den aktuell realisierten Preisen. Sind Ihre Einkäufer gut, haben sie in diesem Jahr bessere Preise ausgehandelt als noch vor einem Jahr und damit messbare Savings erzielt. Ärgerlich ist nur, dass das Verfahren bei Einmalbedarfen, Neukäufen oder völlig überarbeiteten Gütern nicht funktioniert, weil Sie den aktuellen Einkauf mit nichts vergleichen können, was Sie früher schon gekauft haben. Aus diesem Grund gibt es noch vier andere Messverfahren. 2 Wissen, wie’s geht Egal, welches Verfahren Sie zur Savings-Messung benützen: Das Verfahren ist gar nicht mal so wichtig. Viel wichtiger ist, dass Sie wissen, was es misst und was es nicht messen kann. Gehen wir zum Beispiel in einen stark rohstoffabhängigen Markt. Nehmen wir an, Sie kaufen Kugellager ein. Kugellager werden aus Stahl gefertigt. Der Stahlpreis ging in den letzten Jahren durch die Decke. Nehmen wir weiter an, dass er allein im letzten Jahr um zehn Prozent stieg. Ihre Einkäufer jedoch schaffen es, Ihrem Kugellagerlieferanten eine rohstoffbedingte Preiserhöhung auszureden. Dann haben Männer und Frauen im Einkauf im Extremfall eine Preiserhöhung um zehn Prozent verhindert! Klasse, nicht? Bloß dumm, dass das Periodenvergleichs-Verfahren diesen phantastischen Erfolg nicht anzeigt. Es zeigt Savings = 0 an, weil der aktuelle Preis natürlich exakt derselbe ist wie noch vor einem Jahr! Ist das Periodenvergleichs-Verfahren deshalb unbrauchbar? Keineswegs – solange Sie wissen, was es misst und was es übersieht. Dann können Sie seine Ergebnisse interpretieren, Ihre phantastischen Einkäufer trotzdem belohnen – oder zu einem anderen Verfahren wechseln, das im Fall von Rohstoffpreisschwankungen genauer misst; zum Beispiel zum Marktanpassungs-Verfahren (s.u.). Das Preisangebots-Verfahren Bei diesem Verfahren suchen Sie sich eine bestimmte Zahl von Angeboten aus, die technisch und kommerziell akzeptabel sind, bilden daraus den Durchschnittspreis und vergleichen ihn mit Ihrem erzielten Preis. Der Vorteil gegenüber dem Periodenvergleichs- Verfahren liegt auf der Hand: Sie können damit auch für Einmal- und Neukäufe Ihre Savings ermitteln. Und weil es keinen Vorteil ohne Nachteil gibt: Die Messung mit diesem Verfahren ist relativ „weich“, weil es oft auch Glückssache ist, welche Angebote Sie für ein Gut bekommen. Wenn Sie durch irgend einen dummen Zufall den Durchschnittswert aus lauter überteuerten Angeboten ziehen, dann fallen die erzielten Savings des Einkaufs natürlich höher aus als beim Vergleich mit preiswürdigen Angeboten. Das heißt auch: Ein cleverer Einkäufer kann die Messung beeinflussen, indem er die Höhe der Messlatte beeinflusst. Das ist nicht schlimm – wenn Sie es wissen und ein Auge darauf haben können. Jedes Messverfahren hat seine Vor- und Nachteile. Sie können die Nachteile oft nicht eliminieren – aber Sie können mit ihnen rechnen. Wer rechnen kann, hat mehr vom Leben. Das Vergleichskosten-Verfahren Wenn Sie mit diesem Verfahren Ihre Savings messen wollen, zerlegen Sie das zu beschaffende Gut in seine Einzelteile, schlagen deren Marktpreise nach, addieren einen Zuschlag für Gemeinkosten (Forschung & Entwicklung, Verwaltung, ... ) oben drauf und vergleichen diesen „künstlichen“ Preis mit Ihrem erzielten Preis. Wieso so kompliziert? Weil es Güter gibt, für die Sie keinen historischen Preis haben. Innovationen haben nun mal keine historischen Preise, deshalb heißen sie so. In diesem Fall liefert das Verfahren sehr genaue Target Costs. Es verschafft Ihnen oft größere Preistransparenz, als wenn Sie Angebote einholen. Das Marktpreisindex-Verfahren Ein ganz einfaches Verfahren: Sie kaufen ein Gut zu einem Preis X ein und vergleichen X mit dem aktuellen Marktpreis Y laut veröffentlichtem Marktpreisindex. Nachteil des Verfahrens: Nur für wenige Güter (hauptsächlich Rohstoffe) gibt es offizielle Marktpreisindices. Das Marktanpassungs-Verfahren Dieses Verfahren ist eine Kombination aus Periodenvergleichs- und Marktpreisindex- Verfahren. Sie ziehen dabei für Ihren Vergleichspreis den in der Vergangenheit erzielten Preis heran. Doch wenn in dem beschafften Gut dominante Rohstoffe enthalten sind, berücksichtigen Sie diesen Preiseffekt, indem Sie den Marktpreisindex des Rohstoffs hereinrechnen. Damit wären die Einkäufer aus unserem obigen Beispiel aus dem Schneider: Obwohl der Stahlpreis zehn Prozent zulegte, realisierten sie denselben Preis für ihre Kugellager wie vor einem Jahr – und genau diese Savings macht das Marktanpassungs-Verfahren dann auch sichtbar. Nachteil: Das Verfahren funktioniert natürlich nur bei Wiederholungskäufen für Güter, deren Vorprodukte einen Marktpreisindex haben. 3 Denken Sie in TCO! Wir haben jetzt ziemlich viel über Preise geredet. Als erfahrener Supply Manager wissen Sie jedoch, dass Preisvergleiche zwar wichtig, dass Kostenvergleiche jedoch noch viel wichtiger sind. Welche Kosten? Alle Kosten! Auf neuhochdeutsch heißt das Total Cost of Ownership (TCO). Wer in China zum Beispiel ein Kugellager für 15 Euro statt wie in Deutschland für 25 Euro einkauft, erzielt eben nicht – wie der reine Preisvergleich suggeriert – Savings von 10 Euro. Das wäre auch zu schön, um wahr zu sein. Denn irgendwie müssen die Kugellager ja von China nach Europa kommen. Außerdem haben die Chinesen öfters Qualitätsprobleme. Also führt der reine Preisvergleich bei der Savings-Messung gehörig in die Irre – obwohl erstaunlich viele Einkäufer immer noch auf diesen Rechenfehler hereinfallen. Wer dagegen richtig rechnen möchte, muss mit allen Kosten rechnen und daher die Rechnung auch mit den Logistik-, den Qualitätskosten und einigen anderen Kostenarten machen. Dann fallen die Savings oft ganz anders aus! Dann kann es auch mal sein, dass Sie die größeren Savings nicht in China, sondern in Estland erzielen. Estland hat zwar die höheren Preise – aber die geringeren TCO. Viel bleibt zu tun Worüber reden wir eigentlich die ganze Zeit? Über Performance Measurement in Einkauf und Supply Management. Brauchen wir das? Aber sicher doch. Machen das alle? Leider nein. Bislang machen das nur wenige gut geführte Einkaufsabteilungen und -bereiche. Und das bei dem Kostendruck, unter dem unsere Unternehmen stehen! An dieser Stelle im Unternehmen fliegt das Geld noch kiloweise zum Fenster raus. Warum? Weil der Wertbeitrag des Einkaufs zum Unternehmenserfolg nicht gemessen wird. Viele Unternehmen glauben immer noch, diesen Beitrag zu messen, indem sie messen, was ihr Einkauf kostet und an diesen Kosten herumschrauben! Das heißt, das Kind mit dem Bade auszuschütten. Viel wichtiger als die Kosten des Einkaufs zu ermitteln wäre es, auf Heller und Pfennig zu messen, was Einkauf und Supply Management zum Unternehmenserfolg beitragen. Und genau dafür brauchen Sie die Savings, die Königskennzahl in Einkauf und Supply Management.