E-Interview mit Benjamin Rund zum Thema Katalogmanagement und Product Information Management

Roundtable - Interview E-Interview mit Benjamin Rund zum Virtual Roundtable in Kooperation mit dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Östereich (BMÖ) Katalogmanagement und Product Information Titel des Interviews: Management Name: Benjamin Rund Funktion/Bereich: Leiter Marketing Organisation: Heiler Software AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, Der Alltag in der Beschaffung besteht nicht selten bis zu 80% aus administrativen Auf- gaben. Daher stürzen sich viele Unternehmen auf die Optimierung des Beschaffungs- prozesses, damit Einkäufer wieder mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft haben. Dabei gilt es unter anderem insbesonders, ein effizientes „Product Information Mana- gement (PIM)“ und „Katalogmanagement (CM)“ aufzubauen, was den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und sich möglichst effizient anpassen- und in beste- hende ERP/SCM-Systemen integrieren lässt. Zudem sind Katalogsysteme nun seit über 5 Jahren am Markt, nach der anfänglichen Euphorie ist Routine und ein wenig Stille eingekehrt. Dieses Interview soll vor allem Fragen beantworten wie: „Wo werden Katalogsysteme wirklich genutzt und für für welche Arten von Produkten werden diese eingesetzt? Und wo und warum setzen sich Katalogsystem nicht durch?“. Es soll aber auch einen Überblick über den Entwicklungsstand von Katalogmanagementsystemen geben. Teilnehmer des Roundtables sind Anwender und (inter-) nationale Experten und Berater sowie Anbieter von Softwarelösungen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Roundtable - Interview Sehr geehrter Herr Rund Frage 1: Wie lassen sich Lieferantendaten (z.B. deren Produktinformationen aus Katalogen) in die Beschaffungssysteme der Anwender ihrer Software optimal integrieren? Antwort: Vieler unsere Kunden setzen auf SAP SRM, aber auch auf andere Beschaffungssysteme. Mit dem Heiler Business Catalog und dem Heiler Catalog Manager stülpen wir eine Katalogsuchmaschine über SAP. Als zentraler einzige Punkt an dem im Einkauf gesucht werden kann. Hier werden alle Lieferantenkataloge intergiert, so dass nur an einer Stelle zentral und übersichtlich gesucht wird. Klassifikationssysteme wie eCl@ss und UNSPSC sowie individuelle, unternehmensspezifische Klassifikationssysteme können direkt im System verarbeitet werden. Frage 2: Lassen sich die Anwenderprozesse heute schon weitgehend abbilden und welche Grenzen gibt es bei Ihrer Softwarelösung? Antwort: Der eigentliche Nutzen liegt in der Reduktion von Prozesskosten beim Einkauf von C- Gütern. Die Staging-Area des Heiler Business Catalog bietet höchsten Komfort für den Katalogimport. Mit Hilfe der Import-Profile werden Kataloge noch vor dem eigentlichen Import auf technische Korrektheit geprüft. Eventuell auftretende Fehler oder Warnungen werden durch den Katalog-Tracker automatisch an den Anwender kommuniziert. Nach der erfolgreichen Datenübernahme können die importierten Artikel einzeln oder in Form einer Massendatenbearbeitung fachlich geprüft werden. Die Prüfung von Sortiments- oder Preisänderungen sind ebenso möglich wie das Prüfen der inhaltlichen Qualität. www.competence-site.de Seite 2 Roundtable - Interview Frage 3: Welche Voraussetzungen müssen aus Ihrer Sicht geschaffen werden um Katalogmanagementsoftware möglichst effizient einzuführen und in den Beschaffungsprozess zu integrieren? Gibt es kritische Projektphasen vor und bei der Einführung? Antwort: Die Rückendeckung durch das Topmanagement ist ein wichter Erfolgsfaktor. In ein detailliertes Anforderungsmanagement sollte bei der Auswahl einer Lösungen ausreichend Zeit investiert werden. Zudem liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer hohen und schnellen User-Akzeptanz. Hierzu sollten die Nutzer frühzeitig mit einbezogen werden. Eine einfache Anwendung, die intutiv und individuell bedienbar ist dabei eine hilfreich. Daher setzen wir bei Heiler auf einfache Usability. Natürlich zählt ein fundiertes Projektmanagement mit entsprechender Erfahrung bei der Wahl des Partners. Frage 4: Wo sehen sie die Stärken von Katalogmanagementsoftware im Hinblick auf Themen wie eProcurement? Was sehen Sie als die nächste „Evolutions-Stufe“ von Katalogmanagementsoftware an, was erwartet die Anwender also in Zukunft? Antwort: Ob eine Katalogmanagementsoftware im Unternehmen erfolgreich eingeführt und eingesetzt werden kann, steht und fällt mit der Akzeptanz der Anwender. Hier müssen die Anwendungen durch einfache, intuitive Bedienbarkeit überzeugen. So dass auch die User, die nicht täglich über das System beschaffen sich schnell zu recht finden. Mit dem Heiler Business Catalog realisieren wir in vielen Projekten für die Anwender einen Single Point of Search. Das bedeutet die Einkäufer suchen nur an einer zentralen Stelle. Hier denkt der Heiler Business Catalog alle Lieferantenkataloge und Inhalte des Procurementsystems ab. In Zukunft werden wir eine komplette Automatisierung der elektronischen Beschaffungswege haben. Sowohl die Lieferantenauswahl als auch die www.competence-site.de Seite 3 Roundtable - Interview Lieferantenverhandlungen, vor allem aber die transaktionelle Abwicklung wird ausschließlich über das Internet laufen. Es ist ein sehr standardisiertes Verfahren. Das heißt, Beschaffen wird zu einem Vorgang, den man an jedem Ort der Welt, zu jedem Zeitpunkt und ohne eine persönliche Kommunikation vornehmen kann. Dabei werden die Beschaffungsszenarien sehr viel intelligenter werden. Wir werden immer mehr Produkte sehen, die wir konfigurieren können. Das wird ein ganz großer Trend sein. Daran werden sich wirklich effiziente Beschaffungslösungen messen lassen müssen. In der Zukunft wird der Katalog noch flexibler. Er wird sich weg von statisch definierten Katalogpositionen bewegen, hin zu dynamisch konfigurierbaren Artikeln. Auch das Thema Katalogisierung von Dienstleistungsbeschaffungen wird mehr an Bedeutung gewinnen. Dafür werden Lösungen geschaffen werden. Zusätzlich wird das Thema Punch-Out und DoublePunch-Out-Szenarien immer mehr an Bedeutung gewinnen. Der Einkauf wird irgendwann nicht mehr bereit sein, die Kataloge selbst zu importieren, zu prüfen und zu verwalten. Es wird neue Möglichkeiten geben, wie Lieferanten diesen Content dem einkaufenden Unternehmen bereitstellen können. Die Lieferanten sind also immer mehr in der Pflicht, ihren Kunden exakte und individuelle Produktinformationen anbieten zu können. Frage 5: Wie hoch schätzen Sie den Nutzen ein, den man durch Einführung einer Katalogmanagementsoftware erzielen kann. Antwort: Bei der elektronischen Beschaffung von C-Gütern können Prozesskosten um 25% reduziert werden. Sogar Einstandspreise sinken um 10%. Zu diesem Ergebnis kommt das aktuelle Stimmungsbarometer elektronische Beschaffung 2008. Das sind natürlich Durchschnittsswerte, die je nach Branche und Beschaffungsvolumen unterschiedlich ausfallen können. Sie wissen, das Geld liegt in den Prozessen. Hier liegt der große Charme von elektronischen Lösungen. www.competence-site.de Seite 4 Roundtable - Interview Frage 6: Das große Problem ist nach wie vor der – kleine – Mittelstand. Hier gibt es nach wie vor keine überzeugenden Lösungen. Warum eigentlich nicht? Antwort: Das zu beschaffende Volumen ist im kleinen Mittelstand natürlich wesentlich geringer. Monetäre Aufwendungen sowie Zeitresourecen für den Gütereinkauf fallen ebenso geringer aus. Das liegt auf der Hand. Lösungen für kleine Unternehmen müssen für diese bezahlbar sein. Andererseits wird aber aber eine leistungsfähige, excellente Bedienbarkeit verlangt. Versuchen Sie doch mal einen Merceds zum Preis eines Hondas zu erwerben. Jeder Unternehmer oder Geschäftsführer wird eine genaue ROI Betrachtung durchführen. Frage 7: Ab welchem e-procurementfähigem artikelspezifischen Volumen empfehlen Sie Ihren Kunden eine eigene Lösung und bis zu welchem Volumen die Teilnahme an einem – so vorhanden – Marktplatz oder an einem schlichten Online-Shop? Antwort: Man kann das nicht am Artikelvolumen festmachen. Die reine Anzahl an Artikel ist abhängig von Branche und Einkaufsorganisation. Sie müssen zunächst die Beschaffungstrategie im indirekten Bereich analysieren. Welche Warengruppen gibt es, wie viele Lieferanten? Welche Anzahl an Transaktionen gibt es, wie viele Bestellpositionen? Ab etwa 6000 Transaktionen pro Jahr kann sich einen eigene Lösung bereits rentieren. Hierzu muss man noch beachten, dass insbesondere Heiler Software eine ganze Lösungsbandbreite - von schlanken Lösung bis Konzernbeschaffung - anbietet und sich so ganz auf die Bedürfnisse eines Kunden einstellen kann. www.competence-site.de Seite 5 Roundtable - Interview Frage 8: Welche Möglichkeiten der Verknüpfung mehrer Online-Shops bieten Sie ihren Kunden? Welche funktionierenden Sourcing-Tools können Sie anbieten und wie funktionieren diese in der Realität? Antwort: Über die Möglichkeit der Punch-Out und Double-Punch-Out Szenarien lassen sich schon heute Online-Shops verschiedener Anbieter problemlos auf einer zentralen Beschaffungsplattform bereitstellen.