E-Interview "Der Einsatz von E-Procurement-Systemen bei der BMW Group" mit Robert Bauer

Titel des Interviews: E-Procurement in Unternehmen Name: Bauer Vorname: Robert Titel: Diplom-Informatiker Tätigkeit / Funktion im Unternehmen: Robert Bauer ist als Leiter „Einkaufsstrategien, -methoden und -prozesse“ im Technischen Einkauf der BMW Group verantwortlich für die weltweite Umsetzung einheitlicher Einkaufsstrategien sowie für die Planung, Realisierung und den Betrieb der hierzu erforderlichen IT-Systeme. Organisation / Unternehmen: BMW Group Sehr geehrter Herr Bauer, In welcher Form wird bei BMW Electronic Procurement realisiert? Bauer: Wir stehen im Technischen Einkauf bei BMW, d.h. nicht für Produktionsteile, kurz vor der Einführung einer modernen eProcueremt Lösung und haben uns dabei für die Plattform von Ariba entschieden. Beginnen werden wir – wie allgemein üblich – mit Katalogartikeln (Büromaterial, Handwerkzeuge, Elektromaterial). Ende des Jahres werden wir aber auch Dienstleistungen über das System beschaffen können. Das System wird ab November 2000 allen BMW Mitarbeitern in Deutschland im Intranet zur Verfügung stehen. Diese können dann unmittelbar selbst Online-Beschaffungen bei den BMW Rahmenvertragspartnern auf der Basis vom Einkauf verhandelter Preise vornehmen. Die gesamte Prozesskette – von der Katalogbereitstellung bis zur Bezahlung ist dabei durchgängig elektronisch gelöst. Der Lösungsansatz ist aber generell weltweit ausgelegt. In unserem Werk in den USA hat die Implementierung Anfang September begonnen. Die anderen Werke werden folgen. Damit wird bei BMW weltweit eine integrierte Gesamtlösung für eProcurement geschaffen. Untersuchungen der EU beziffern das gesamte Einsparungspotential im Einkauf durch E- Procurement Lösungen auf durchschnittlich 30% des jährlichen Umsatzes. Wie sind Ihre Erfahrungen? Können Sie diese Zahlen für BMW bestätigen? Bauer: Ich denke dass diese Einsparungszahlen für BMW zu hoch gegriffen sind. Man muß immer berücksichtigen, wie die Ausgangslage in der entsprechenden Firma ist. So haben wir bei BMW bereits seit 1993 ein Abrufverfahren für Bestellungen unter 50 TDM im Einsatz, welches ohne administrativen Aufwand beim Einkauf über Fax Server direkt zum Rahmenlieferanten ging. Dies können wir jetzt zügig auf unsere eProcurement Lösung umstellen. Die damit zu erzielenden Prozessverbesserung sind BMW intern jedoch nicht so gewaltig, als würden wir heute noch alle Kleinbestellungen voll durch den Einkauf bearbeiten. Was die Einsparpotentiale betrifft, glaube ich dass die Ergebnisse der Studie von Roland Berger und der Deutschen Bank eher den Kern der Sache treffen. Je nach Ausgangslage erwarte ich direkte Einsparungen von 5% bis 10%. Es wird aber auch noch indirekte Effekte geben, wenn bei der Umstellung vorhandener IV-Landschaften auf eBusiness Systemlösungen entrümpelt werden. Welche Produkte und Dienstleistungen sind für die elektronische Beschaffung besonders geeignet? Nach welchen Kriterien lassen sich diese Produkte identifizieren? Bauer: Grundsätzlich sind alle Produkte und Dienstleistungen für eProcurement geeignet. Man beginnt natürlich mit den Umfängen, mit welchen es am einfachsten geht und bei welchen auch die Lieferanten gut vorbereitet sind. Ich rechne daher mit folgender Reihenfolge: Katalogartikel (MRO) – einfache Dienstleistungen (z.B. Malerarbeiten) – DIN u. Normteile – Betriebsmittel – Maschinen und Anlagen – Serienteile. Besonders freue ich mich schon auf die erste Einkaufsauktion für Beratungsleistungen zum Festpreis. Wie sind Sie bei BMW bei der Einführung von E-Procurement-Lösungen vorgegangen? Welche Partner unterstützten diesen Prozeß? Bauer: Wir haben Mitte 1999 mit einer Marktanalyse der angebotenen B2B – Plattformen begonnen. Dies haben wir ohne Berater ausschließlich mit internen Mitarbeitern des Einkaufs, der Datenverarbeitung und des Finanzwesens durchgeführt. Dabei war uns wichtig, dass wir ein erprobtes und erfolgreich bei Kunden eingesetztes Standardprodukt bekommen. Am Ende der Untersuchungen haben wir uns für Ariba entschieden. Erst als es dann an die Software- Implementierung und Integration ging, entschieden wir uns, uns extern durch ein Beratungsunternehmen (KPMG) unterstützen zu lassen. Das Implementierungsteam besteht aus Mitarbeitern von KPMG, Ariba und BMW. Welche Probleme können bei der Einführung von E-Procurement-Systemen auftauchen und wie kann diesen vorgebeugt werden? Bauer: Die Frage der Integrationstiefe in vorhanden ERP Systeme ist sorgfältig zu diskutieren. Die macht, bei einer 100%-igen Lösung nicht nur erheblichen Aufwand, sondern erschwert auch die Updates auf neue Versionen. Außerdem ist man gut beraten, sehr frühzeitig mit den Lieferanten zu sprechen, damit diese noch Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen (z.B. Mulitmedia-Kataloge) einzustellen. Eine weitere grundsätzliche Frage, nämlich die Anwendung von Standards im Katalog (z.B. BMECat) oder bei der Klassifikation (z.B. eClass, UN/SPSC) ist sorgfältig zu beantworten. Wie zufrieden sind Sie mit den existierenden E-Procurement-Lösungen? Bauer: Grundsätzlich haben die heute am Markt befindlichen Lösungen der eProcurement- Spezialanbieter (z.B. Ariba, Commerce One, Healy Hudson) einen großen Reifegrad erreicht. Die Angebote der ERP-Häuser (z.B. SAP, Oracle etc.) sind dagegen noch nicht so lange am Markt gereift und erbringen ihre Vorteile hauptsächlich da, wo sie als Zusatzmodul zum installierten ERP Umfeld zum Einsatz kommen. Warum fiel die Entscheidung bei BMW auf das E-Procurement-System Ariba? Bauer: Ariba hat bei unseren sehr detaillierten und BMW spezifischen Nutzwertanalysen deutlich am besten abgeschlossen. Die Kriterien umfassten die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, IT- Architektur in Abstimmung zu unserer vorhandenen Systemlandschaft, Skalierbarkeit, Sicherheit des Herstellers und Kosten. Dass unsere Entscheidung richtig war, kann ich heute kurz vor der produktiven Inbetriebnahme voll bestätigen. Die Gesellschaft COVISINT realisiert einen elektronischen Marktplatz für B2B für die Hersteller DaimlerChrysler, Ford und General Motors. Warum hat sich BMW entschlossen nicht auf diesem Marktplatz vertreten zu sein? Bauer: BMW hat sich entschlossen, sich nicht an diesem Marktplatz zu beteiligen. Da COVISINT jedoch ein offener Marktplatz ist, ist damit zunächst nicht ausgeschlossen, dass BMW diesen Marktplatz nutzt, wenn er für uns vorteilhaft ist. Unsere generelle Strategie ist jedoch, dass wir uns flexibel und frei auf den Marktplätzen der Welt bewegen wollen, die für uns beste Einkaufsmöglichkeiten und Serviceleistungen bieten. Die wirtschaftliche Beteiligung an einem Marktplatz würde uns als Einkauf dazu nötigen, möglichst alles über diesen einen Marktplatz einzukaufen, um möglichst viel „Traffic“ zu erzeugen. Dies kann aber nicht im Sinne des Einkaufs sein. Welche Funktionen wird der Einkauf zukünftig übernehmen? Welche Rolle wird der Einkäufer zukünftig im Unternehmen spielen und welche Qualifikationen sollte er mitbringen? Bauer: Der Einkäufer der Zukunft wird nicht mehr nur bzw. so oft Vergaben und Bestellungen bearbeiten oder Verhandlungen führen. Er sitzt vielmehr an seinem „Einkaufs – Leitstand“ und steuert die Waren- und Geldströme. Dabei hat er mehrere Auktionen gleichzeitig laufen. Die „strategischen Einkäufer“ werden sich unterdessen um das „Supplier Relationship Management“ kümmern. Selbstverständlich wird aber auch noch ganz klassisch mündlich verhandelt werden. Herr Bauer, vielen Dank für das Interview!