E-Interview mit Dirk Bialucha und Timo Lührs zum Thema „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement ‑ Trends, Konzepte und Systeme“

Virtual Roundtable: „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement – Trends, Konzepte und Systeme“ Moderation und Einführung: Dr. Jürgen Marquard, Vorsitzender des BME Studien des BME zu Akzeptanz und Nutzung elektronischer Lösungen in der Beschaffung zeigen, dass der Einsatz entsprechender Systeme stark zugenommen hat und weiter steigen wird. Es gilt, viele Teillösungen zu einem vernünftigen Ganzen zu kombinieren. Die derzeitige Problematik: Die IT ist zu wenig anwenderspezifisch strukturiert, zu komplex und ihrer Zeit weit voraus. Daraus ergibt sich ein geändertes Anforderungsprofil: Benötigt werden Standards, also Basisbausteine, die • die Komplexität einfach und intuitiv beherrschbar machen, • Transparenz und Wissen ad hoc und verlässlich über die Ausgabensituation und über die gesamte Supply Chain schaffen, • Spezialbausteine integrierbar vorhalten (beispielsweise für die Analyse von Kostenstrukturen während einer Produktentwicklungsphase), • insgesamt interoperabel und schnell in eine durchgängige Lösung adaptierbar und für Veränderungen einfach konfigurierbar und anpassbar sind. Ziel ist die Schaffung 100-prozentiger Transparenz darüber, wer wo wieviel einkauft und wer welche Savings anhand welcher Vorgaben realisiert. Bezüglich der Chancen internet-basierter Beschaffungslösungen befindet sich insbesondere der Mittelstand noch immer in einer Lernkurve. In aller Regel werden Mittelständler von „Großen“ oder von „Innovatoren“ in elektronische Netzwerke einbezogen. Hier gilt es für KMU, Schritt zu halten als Partner innerhalb einer immer komplexer werdenden Supply Chain. Dieser Roundtable anlässlich der e_procure&supply 2005 thematisiert diese Fragen und möchte aktuelle Einblicke dazu geben, wie das Management der Prozesse der Beschaffung und der Lieferanteneinbindung optimiert werden kann. Die Herausforderungen und Potenziale sollen hiermit ebenfalls beleuchtet werden. Virtual Roundtable: „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement – Trends, Konzepte und Systeme“ Frage 1: Welche Trends zeichnen sich beim Beschaffungsmanagement ab? Welche Potenziale sind hier angesichts bereits umgesetzter vielfacher elektronischer Unterstützung des Beschaffungswesens noch zu heben? Neben den weiterhin aktuellen klassischen Fragen des Einkaufs werden in den kommenden Jahren das strategische Beschaffungsmanagement und die stärkere Automatisierung der Transaktionsprozesse in der Beschaffung an Bedeutung gewinnen. Die konsequente Anwendung von Beschaffungsstrategien und adäquaten Organisationsstrukturen über die Einkaufsabteilungen hinaus, sowie die Einkaufsprozesse und die sie unterstützenden IT-Lösungen spielen dabei eine wichtige Rolle. Derzeit prägen folgende Entwicklungen das Beschaffungswesen: Trends im Einkauf (Business-Seite): • Schaffung von Transparenz (Einkaufsvolumina, Lieferantenperformance, Beschaffungsmärkte, Wertbeitragsmessung, Bedarfsmengenplanung) • Ausschöpfung von Synergiepotenzialen und Skaleneffekten zwischen unterschiedlichen Geschäftseinheiten • Anpassung der Einkaufsprozesse an sich verändernde Organisationsstrukturen • Standardisierung von Prozessen, Spezifikationen und Normen • Wachsende Bedeutung eines strategischen Lieferantenmanagements • Wissensmanagement als Schlüsselfaktor für den strategischen Einkauf und das Lieferantenmanagement • Innovative Beschaffungskonzepte (z.B. Outsourcing von Beschaffungsprozessen) Trends auf der IT-Seite für den Einkauf: • Verbesserte integrierte IT-Unterstützung der Beschaffungsprozesse • Hohes Maß an Flexibilität der Einkaufssysteme, beispielsweise im Sinne einer schnellen, effizienten und effektiven Unterstützung organisatorischer und prozessbezogener Änderungen im Einkauf • Neue Trends und Innovationen auf der Softwareanbieterseite (z.B. SAP SRM) Virtual Roundtable: „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement – Trends, Konzepte und Systeme“ • Innovative IT-Architekturen (z.B. Service-orientierte Architekturen) Hinsichtlich der elektronischen Unterstützung des Beschaffungswesens sind in vielen Unternehmen bereits Erfolge sichtbar. Allerdings entspricht der prozessuale und organisatorische Reifegrad des Beschaffungswesens häufig nicht den Möglichkeiten der unterstützenden Systeme. Als Verbesserungspotenziale haben wir im Rahmen von Kundenprojekten und einer Benchmark-Untersuchung nachfolgende Punkte identifiziert: • Verbesserung der Entscheidungsunterstützung für strategische Einkaufsvorgänge durch Schaffung von Transparenz über sämtliche einkaufsrelevanten Daten und eine integrierte Einkaufssystemlandschaft • Steigerung des Nutzungsgrades der Einkaufsanwendungen auf der Anwenderseite • Erhöhung der Effektivität des Systemeinsatzes durch Einrichtung spezieller Service- / Supporteinheiten zur verbesserten Unterstützung der Mitarbeiter im strategischen und operativen Einkauf (z.B. bei der Durchführung elektronischer Ausschreibungen oder der Analyse von Spend Daten) • Verbesserte Ausschöpfung von Potenzialen durch konsequente Nutzung von Rahmenverträgen und definierten Lieferanten durch verbindliche Sourcing- Prozesse • Formulierung und Umsetzung einer ganzheitlichen Einkaufssystemstrategie • Effiziente IT-Strukturen durch Standardisierung und Konsolidierung der Einkaufssystemlandschaft Virtual Roundtable: „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement – Trends, Konzepte und Systeme“ Frage 2: Wo liegt der Übergang zum Lieferantenmanagement und was sind die Herausforderungen bzw. Chancen eines übergeordneten Ausgaben = Spend Managements? Zusammenarbeit mit Lieferanten Ein wesentliches Ziel des Lieferantenmanagements ist es, die Effektivität der Lieferantenbeziehungen zu steigern. Dazu gehören Maßnahmen wie die Lieferantenbewertung und Lieferantenentwicklung, aber auch grundlegende Dinge wie das Management von Lieferanteninformationen. Hinsichtlich der IT-Unterstützung des Lieferantenmanagements dienen spezielle Software-Werkzeuge beispielsweise dazu, Informationen über Zulieferer zu verwalten oder diese zu bewerten und auszuwählen. Für Unternehmen, die dezentral organisiert sind, ist eine übergreifende Plattform sinnvoll. Sie verbindet im Idealfall sämtliche Lieferanten und Käufer weltweit miteinander und schafft für alle eine standardisierte und transparente Datengrundlage. Auf diese Weise lässt sich der Einkaufsprozess durchgehend verfolgen. Die Verantwortlichen in den Unternehmen erkennen Zielabweichungen damit frühzeitig und können bei Bedarf entsprechend eingreifen. Umgekehrt profitieren auch die Lieferanten von einer solchen Plattform. Denn sie haben von jedem Ort der Welt Zugriff auf die für sie relevanten Daten und können so ihre Leistungen entsprechend anpassen. Spend Management Eine elementare Voraussetzung, um die Leistungsfähigkeit des strategischen Einkaufs und Lieferantenmanagements zu verbessern, ist die Transparenz über das Einkaufsvolumen eines Unternehmens. Tools, mit denen sich die notwendigen Informationen ermitteln lassen (Spend-Analyse-Werkzeuge), werden nach Angaben des CCMI (Consultative Commission on Industrial Change) heute jedoch erst von rund 20 Prozent der Unternehmen genutzt. Etwas mehr als die Hälfte der Firmen analysiert das Einkaufvolumen zwar regelmäßig, allerdings jeweils nur auf Bereichs- oder Divisionsebene. Die größte Herausforderung bei der Spend-Analyse besteht Virtual Roundtable: „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement – Trends, Konzepte und Systeme“ darin, die Daten aus den verschiedenen Subsystemen zu extrahieren. Hier mangelt es vielfach an geeigneten Werkzeugen. Dazu kommt, dass die Datenqualität in den lokalen Systemen oft unzureichend ist. Auch politische Hemmnisse bei der Herausgabe der Daten einzelner Geschäftseinheiten spielen in vielen Unternehmen eine Rolle. Unternehmen, die Spend-Analysen durchführen möchten, sollten zunächst festlegen, in welchem Detaillierungsgrad die Daten in den einzelnen Systemen vorliegen müssen. Das wiederum hängt davon ab, wer die Informationen zu Entscheidungszwecken im Unternehmen nutzen soll. Zu klären ist außerdem, wie mit Material- und Lieferantenstammdaten umzugehen ist und welche Systeme zusätzlich in die Analyse eingebunden werden sollen. Denn vielfach ist es sinnvoll, Daten aus dem Lieferanten- und Vertragsmanagement oder Informationen aus dem Controlling einzubeziehen. Virtual Roundtable: „Kosten sparen durch Beschaffungs- und Liefermanagement – Trends, Konzepte und Systeme“ Frage 3: Inwieweit ist die E-Supply-Chain schon Wirklichkeit? Was kann der Mittelstand hier leisten und was muss für die erfolgreiche Einbindung des Mittelstands noch geleistet werden? Im Mittelstand sind schon heute IT-Anwendungen in den Bereichen Beschaffung (eProcurement) und Vertrieb über das Internet (Portale) umgesetzt. Zukünftig werden auch noch verstärkt SCM Anwendungen hinzukommen. Bereits 34% der Unternehmen setzen heute schon SCM-Lösungen ein, 24% planen eine Implementierung (Quelle: AMR Research 2004). Erfolgsfaktor ist auch hier eine direkte Integration mit den ERP BackEnd-Systemen, um einen durchgängigen Informationsfluss sicherzustellen. Dies ist in vielen Fällen noch nicht vollständig realisiert. So lassen sich zwar die Produkte vieler Mittelständler im Internet zwar bestellen, jedoch fehlen noch Funktionalitäten, die beispielsweise die Produktverfügbarkeit überprüfen (ATP-Check). Dieser Check nennt dem Kunden die lieferbare Menge und den Lieferzeitpunkt und greift dabei auf Daten aus der Warenwirtschaft und der Produktion zurück. Eine weitere Funktionalität wäre das „Track&Trace“ des Auftrags durch den Kunden, um den aktuellen Status der Auftragserfüllung zu verfolgen. In der Automobilindustrie und im Handel ist der Mittelstand traditionell schon sehr weit in die Supply Chain integriert.