Effiziente Gestaltung der e-Financial Supply Chain von KMU: Die Rolle von Referenzprozessmodellen

eCommerce L e i t f a d e n Effiziente Gestaltung der e-Financial Supply Chain von KMU: Die Rolle von Referenzprozessmodellen Thomas Krabichler ibi research an der Universität Regensburg thomas.krabichler@ibi.de Kurzzusammenfassung: Die Gestaltung der finanziellen Abwicklungsprozesse im elektronischen Handel ist eine kom- plexe und vielschichtige Aufgabe, bei der es vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig an Unterstützung mangelt. Bestehende Verbesserungspotenziale durch die Umgestaltung von Prozessen, die Automatisierung von Abläufen oder die Integration von ex- ternen Dienstleistern bleiben in der Folge häufig ungenutzt. Ziel eines aktuellen Forschungs- projekts von ibi research ist es daher, Referenzprozessmodelle für die Gestaltung der e- Financial Supply Chain zu entwickeln. Diese Referenzprozessmodelle sollen als Ausgangslö- sungen für die Prozessgestaltung dienen und die Zusammenarbeit zwischen KMU und exter- nen Dienstleistern erleichtern. Inhalt: 1 Zunehmende Bedeutung des e-Financial Supply Chain Managements ......................... 2 2 Defizite im e-Financial Supply Chain Management ......................................................... 3 3 Herausforderungen für Unternehmen und Dienstleister .................................................. 4 4 Rolle von Referenzprozessmodellen................................................................................ 5 4.1 Unterstützung bei der Prozessgestaltung 5 4.2 Schaffung von Transparenz 6 4.3 Komplexitätsreduktion durch Standardisierung 6 5 Entwicklung und Qualitätssicherung der Referenzprozessmodelle................................. 7 6 Fazit und Ausblick.............................................................................................................8 Kontakt ....................................................................................................................................... 8 Literatur ...................................................................................................................................... 9 © ibi research an der Universität Regensburg 2008 Seite 1 von 11 Effiziente Gestaltung der e-Financial Supply Chain von KMU: Die Rolle von Referenzmodellen 1 Zunehmende Bedeutung des e-Financial Supply Chain Managements Die jüngste Studie des European Information Technology Observatory kommt zu dem Ergeb- nis, dass die Umsätze im elektronischen Handel in Deutschland bis zum Jahr 2010 auf 781 Mrd. Euro ansteigen werden [Bitkom 2007]. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Zahl der Unternehmen, die das Internet als Vertriebskanal nutzen, weiterhin stark zunimmt [Stahl et al. 2008a, S. 27]. Als wichtigste Argumente für den Einstieg in den elektronischen Handel wer- den von den Unternehmen die Erschließung neuer Zielgruppen und die Bindung bestehender Kunden genannt, die zunehmend nach der Möglichkeit des elektronischen Einkaufs verlangen [Stahl et al. 2006, S. 89]. Darüber hinaus lassen sich über das Internet auch zusätzliche Um- satzpotenziale im Ausland leichter erschließen als über herkömmliche Vertriebswege [Stahl et al. 2006, S. 76; Petersen/ Welch/ Liesch 2002, S. 9–17]. Um diese Potenziale des elektronischen Handels erfolgreich nutzen zu können, müssen die Abwicklungsprozesse der Unternehmen auf die besonderen Gegebenheiten im Internet- Vertrieb abgestimmt werden [Schinzer/ Thome/ Hepp 2005, S. 5; Altenburg 2002, S. 10], damit Wettbewerbsvorteile in den Kernprozessen der Unternehmen nicht durch kostenintensive Ab- wicklungsprozesse wieder aufgezehrt werden. Neben den Prozessen der Warenlieferung bzw. Dienstleistungserbringung rücken dabei zunehmend auch die Prozesse in den Fokus, die mit der Vereinnahmung der finanziellen Gegenwerte dieser Leistungen verbunden sind [Görs 2006, S. 62]. Die Aufgaben der Planung, Steuerung und Kontrolle dieser Prozesse werden im Folgenden unter dem Begriff „e-Financial Supply Chain Management“ subsumiert (vgl. Abbil- dung 1). Waren und Dienstleistungen Zahlungsmittel Kunden Unternehmen/ Händler Die e-Financial Supply Chain: Risiko- Absatz- Rechnungs- Debitoren- Zahlung management finanzierung stellung management Cash Management, Zins- und Währungsmanagement Finanzbuchhaltung, Archivierung Abbildung 1: Die e-Financial Supply Chain Quelle: ibi research Ziel des e-Financial Supply Chain Managements (eFSCM) ist es, die Gesamtkosten für die Vereinnahmung der finanziellen Gegenwerte von elektronischen Handelsgeschäften zu mini- mieren. Neben den unmittelbar mit der Zahlungsabwicklung verbundenen Kosten (insbeson- dere Transaktionsgebühren für die Zahlungsabwicklung, Personalkosten, Druck- und Ver- sandkosten von Rechnungen) sind dabei auch die Kosten für Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfälle (Mahnkosten, Zinskosten, Abschreibungen) sowie Opportunitätskosten bei Kaufabbrüchen aufgrund inakzeptabler Zahlungsbedingungen für die Kunden zu berücksichti- gen. So können Unternehmen im elektronischen Handel zwar Gebühren, Liquiditätskosten und Zahlungsausfälle vermeiden, wenn sie auf Zahlung per Vorkasse bestehen, einer End- kundenbefragung zufolge brechen dann aber 80 % der Kunden den Kauf ab [Stahl et al. 2008b, S. 24]. Das eFSCM muss daher als ganzheitlicher Ansatz verstanden werden, der ne- ben der eigentlichen Zahlung auch die Akzeptanz unterschiedlicher Prozessgestaltungen bei © ibi research an der Universität Regensburg 2008 Seite 2 von 11 Effiziente Gestaltung der e-Financial Supply Chain von KMU: Die Rolle von Referenzmodellen den Kunden sowie die möglichen Verbesserungsmaßnahmen in den Bereichen des Risiko- managements, der Absatzfinanzierung, der Rechnungsstellung, des Debitorenmanagements, des Cash-, Zins- und Währungsmanagements sowie der Finanzbuchhaltung und Archivierung in die Betrachtung mit einbezieht. 2 Defizite im e-Financial Supply Chain Management In den e-Financial Supply Chains der deutschen Unternehmen bleiben derzeit noch erhebliche Potenziale für Prozessverbesserungen ungenutzt. Dies lässt sich anhand der Ergebnisse ei- ner Unternehmensbefragung zu den eingesetzten Maßnahmen zur Risikoprüfung sowie des Automatisierungs- und Outsourcinggrads in der e-Financial Supply Chains feststellen. Zur Vermeidung von Zahlungsausfällen überprüfen derzeit nur 30 % der befragten Unterneh- men Verzeichnisse von Negativmerkmalen, nur 14 % fragen Risikoscorings ihrer Kunden ab [Stahl et al. 2006, S. 166]. Gleichzeitig gibt der überwiegende Anteil der Unternehmen jedoch an, dass die Vermeidung von Zahlungsausfällen und das Angebot kundenfreundlicher Zah- lungsverfahren für sie die größten Herausforderungen bei der Zahlungsabwicklung im elektro- nischen Handel darstellen (vgl. Abbildung 2). Insbesondere kleinere Unternehmen greifen nur selten auf die Dienstleistungen wie die Verifizierung von Lieferadressen und die Abfrage von Negativmerkmalen oder Risikoscorings zurück [Stahl et al. 2006, S. 169]. Wie Untersuchungen in Deutschland und den USA zeigen, haben kleinere Unternehmen gleichzeitig deutlich höhe- re Zahlungsausfälle im elektronischen Handel hinzunehmen als größere Unternehmen [van Baal/ Krüger/ Hinrichs 2005, S. 88; CyberSource 2005, S. 18]. Worin sehen Sie zukünftig die drei größten Herausforderungen bei der Gestaltung Ihrer Abwicklungsprozesse im Internet-Handel? Vermeidung von 75% Zahlungsausfällen Angebot kundenfreundlicher 66% Zahlungsverfahren Automatisierung der 37% Zahlungsabwicklungsprozesse Sicherstellung der Sicherheit 33% der Kundendaten Reduktion der Komplexität 27% Reduktion der 19% Forderungslaufzeiten Verfügbarkeit von Informationen 9% n=309 für das Finanzmanagement Abbildung 2: Herausforderungen im elektronischen Handel Quelle: [Stahl et al. 2006, S.