Mehr als nur ERP-Systemauswahl

Mehr als nur ERP-Systemauswahl – Spartenübergreifende Harmonisierung heterogener Anwendungen bei der Waldner Firmengruppe Svend Lassen und Georg Skibicki Die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems bilden eine Zäsur in der Entwicklung eines Unternehmens. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, die Altanwendungen gegen ein neues ERP-System abzulösen, sondern die über die Jahre gewachsenen Organisationsstrukturen und Systemeinsatzkonzepte zu überdenken. Bei der Waldner Firmengruppe – einem Fertigungsunternehmen für Laboreinrichtungen, Behälter und Apparate sowie Verpackungsmaschinen – bedeutete dies, die informationstechnische und organisatorische Heterogenität in den Geschäftsfeldern zu überwinden. Die Einführung eines ERP-Systems wurde mit dem strategischen Ziel einer spartenübergreifenden Harmonisierung verbunden. Für die Auswahl des ERP-Systems wurde das FIR beauftragt, dessen 3-Phasen-Konzept bei mittelständischen Unternehmen über viele Jahre erprobt und weiterentwickelt wurde. Heute können Unternehmen mit dieser Vorgehensweise mehr erreichen, als „nur“ ein anforderungskonformes ERP-System zu finden. Die Anwendung bei der Waldner Firmengruppe hat dies gezeigt. Ausgangssituation des Projekts Die Firmengruppe Waldner besteht aus einer Holding, Firmen zum Vertrieb, der Planung und Herstellung von Schul- und Laboreinrichtungen (Labor) sowie einer weiteren Firma für die Produktsparten Verpackungsmaschinen, Behälter- und Apparatebau (Metall). Das Unternehmen beschäftigt ca. 900 Mitarbeiter vorrangig am Standort in Wangen im Allgäu. Auf allen von den Sparten bedienten Märkten ist das Unternehmen steigenden Anforderungen durch die Kunden und den Wettbewerb ausgesetzt. Zudem wurde eine Entwicklung in Richtung kürzerer Lieferzeiten, günstigerer Produkte und häufigerer Auftragsänderungen erkannt. Den steigenden Anforderungen konnte Waldner mit seiner gewachsenen IT-Landschaft nicht mehr ausreichend begegnen. Für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS), den Einkauf und andere Funktionen war ein PPS-Altsystem im Einsatz, dessen Hardware-Basis wegzubrechen drohte und für das kein Pflegevertrag mehr bestand. Über die Jahre hinweg waren Anforderungen der Fachbereiche kontinuierlich durch die Abteilung Informatik in Individuallösungen umgesetzt worden. Dementsprechend existierten selbst entwickelte Anwendungen für die Auftragserfassung, Kalkulation, Projektplanung, Zeichnungsverwaltung und das Dokumentenmanagement, Workflow u.a. Die Informationssysteme wurden dabei zum Teil spartenspezifisch ausgeprägt, was die Vielfalt der vorhandenen Module und Lösungen weiter erhöhte. Zwischen den Systemen wurden Schnittstellen realisiert, die eine Reihe von Schwachstellen im Hinblick auf eine durchgängige Auftragsabwicklung verursachten. Zur Verbesserung der PPS bei der Firma Metall wurde in diesem Geschäftsbereich unlängst ein Advanced Planning System (APS) eingeführt. Darin werden alle Aufgaben der direkten 1 und indirekten Bereiche bei der Abwicklung eines Kundenauftrags terminlich und kapazitiv geplant, überwacht und gesteuert. Die Einbindung des APS in die bestehende, heterogene IT führte allerdings wieder zu Schnittstellenproblemen. In dieser Situation wurde eine Projekt zur Auswahl und Einführung eines integrieren ERP- Systems zusammen mit dem FIR aufgesetzt. Mit dem Projekt wurde das Ziel verfolgt, eine spartenübergreifende Systemlösung und eine durchgängige Auftragsabwicklung in der Waldner Firmengruppe zu realisieren. Das Projektvorgehen war entsprechend des 3- Phasen-Konzepts des FIR in die Phasen Reorganisation, Systemauswahl und Realisierung gegliedert (siehe Abbildung 1). Projektphasen Arbeitsblöcke 1.1 Projekteinrichtung 1. Reorganisation 1.2 Prozess- und Strukturanalyse 1.3 Prozess- und Strukturoptimierung 2.1 Vorauswahl 2. Systemauswahl 2.2 Endauswahl 2.3 Vertragsabschluss 3.1 Realisierungsvorbereitung 3. Realisierung 3.2 Systemimplementierung 3.3 Inbetriebnahme Abbildung 1 3-Phasen-Konzept zur Auswahl und Einführung von ERP-Systemen Reorganisation Zur Analyse der Auftragsabwicklung in den Sparten wurden Prozesslandkarten aufgenommen, die den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung über die beteiligten Funktionsbereiche hinweg abbilden. Wenngleich sich die Prozesse in den Sparten hinsichtlich der Struktur und Verteilung auf die Fachabteilungen deutlich voneinander unterscheiden, so konnten doch Gemeinsamkeiten bei der Art der Auftragsabwicklung festgestellt werden. Zum Beispiel weisen alle Sparten bei Waldner eine projektbezogene Auftragsabwicklung auf. Für die ERP-Systemeinführung wurde ein Harmonisierungspotenzial ermittelt, dass sich aus der Realisierung einer durchgängigen Lösung, der Schaffung von Transparenz über die Abläufe im Unternehmen und aus Kosteneinsparungen bei der Einführung und Betreuung des ERP-Systems ergibt. In den Workshops des Projektteams, das sich aus Vertretern aller Geschäftsbereiche zusammensetzte, wurde eine gemeinsame Vorstellung über die Struktur der Auftragsabwicklung erarbeitet und in Form eines Soll-Konzepts dokumentiert. Die Soll- Konzeption stellt die Zielvorgabe für die Veränderung in den Firmen dar, die durch die neue 2 ERP-Lösung und die Mitarbeiter zu erreichen ist. Zudem wurden aus dem Soll-Konzept die Anforderungen an das ERP-System abgeleitet. Die Abbildung 2 stellt die grobe Prozessstruktur der Auftragsabwicklung zusammen mit einigen funktionalen Anforderungen dar. Die Pfeile repräsentieren die Aufgaben der Abteilungen und Prozessphasen in der Auftragsabwicklung. Besondere Bedeutung besitzen die Start- und Endpunkte der Phasen, an denen organisatorische Schnittstellen existieren und Auftragsunterlagen zwischen den Abteilungen übergeben werden. Diese Übergabepunkte sind gleichzeitig die Meilensteine der Projektabwicklung. Auf eine Beschreibung der Soll-Prozessstruktur und der abgeleiteten funktionalen Anforderungen an das ERP-System soll hier verzichtet werden. Projektbezogene Projektphasen Kontierung Finanzbuchhaltung Elektronische Projektmanage- Auftragsmappe ment-Modul Vertrieb Projektleitung (Planung und Steuerung des Projekts) Produkt- Projektcontrolling (Überwachung von Projektbudget, -kosten, -terminen und -fortschritt) konfiguration Integration von Verknüpfung der CAD u. EDM/PDM Kaufmännische Auftragsbearbeitung Projektelemente Wachsende Projektierung / Konstruktion Stücklisten Mehr-/Minder- Montage- kalkulation planung Vorabdisposition Ver- von Material Arbeitsvorbereitung Produktion Montage sand Materialwirtschaft Mobile Ressourcendis- Papierlose Servicelösung position mit APS Fertigung Projektmeilensteine Zeit Kunden- Angebot Fertig- Positions- Material Nach- Kfm. Ab- anfrage Auftrags- stellung von weise versand- arbeit i.O.