Siemens Industrial Solutions and Services (I&S) erschließt mit ReadSoft DOCUMENTS for Invoices großes Rationalisierungspotenzial

SUCCESS STORY SUCCESS STORY INVOICE PROCESSING SEGMENT INDUSTRY COMPANY SIEMENS INDUSTRIAL SOLUTIONS AND SERVICES (I&S) COUNTRY GERMANY “Chance zur Prozessoptimierung genutzt” Siemens Industrial Solutions and Services (I&S) Routinearbeiten entlastet. Ein wesentliches konnte mit ReadSoft DOCUMENTS for Invoices ein Ziel der Rechnungseingangsverarbeitung großes Rationalisierungspotenzial erschließen. ist es, dass konsistente Belege automatisiert durchgebucht werden, ohne dass ein Buchhalter Die Einführung von ReadSoft DOCUMENTS diese noch einmal prüfen oder auch abschließend for Invoices im Siemens-Bereich freigeben muss. Dies ist derzeit bereits bei Industrial Solutions and Services (I&S) einem Teil der Rechnungen möglich, in denen kann für Prozessoptimierungsprojekte im ein Bestellbezug vermerkt ist. Solche Belege Rechnungswesen als richtungsweisend geltend. lassen sich mit den Bestelldaten im SAP-System Bei der Auswahl einer geeigneten Invoices- abgleichen. In einem nächsten Projektschritt Lösung fiel die Wahl auf die Lösung von will Siemens auch „Line Items“, das heißt ReadSoft und Ebydos, mit der die Siemens- einzelne Rechnungspositionen, auslesen. Hiermit Ziele am besten getroffen wurden. Zu den kann der Automatisierungsgrad der Lösung Auswahlkriterien zählten die Freiformerkennung, durch detailliertere Abgleichmöglichkeiten selbstlernende Funktionalitäten sowie weiter erhöht werden. Rechnungen, die nicht die effiziente Voll-Integration in SAP. automatisiert durchgebucht werden, werden über Zusätzlich hatte der Siemens-Bereich eine den Web Cycle vom zuständigen Sachbearbeiter Workflowkomponente gewünscht, mit der sich geprüft und zeitnah freigegeben. auch Mitarbeiter außerhalb von SAP einbeziehen lassen. Der Bereich I&S hat drei SAP-Systeme mit insgesamt sieben Buchungskreisen im Einsatz. Für das Gesamtsystem steuerte ReadSoft die Im Februar 2004 wurde die neue Lösung zur Software ReadSoft DOCUMENTS for Invoices Rechnungsverarbeitung auf dem ersten der drei zur Datenextraktion und Ebydos das Invoice SAP-Systemen life geschaltet. „Wir haben ein Cockpit für die Bearbeitung in SAP sowie den System mit überschaubarem Volumen, aber Web Cycle bei, die Workflow-Funktionalität für komplizierten Anforderungen ausgewählt. Nur die Prozesssteuerung innerhalb und außerhalb 30 Prozent der Rechnungen, die hier verarbeitet von SAP R/3. werden, haben einen Bestellbezug. Jeder Beleg musste geprüft werden, auf ein Durchbuchen Hoher Automatisierungsgrad haben wir zunächst bewusst verzichtet“, Der Bereich I&S bei Siemens verarbeitet erläutert Uwe Fischer die Vorgehensweise. jährlich 300.000 Rechnungen, die in Papierform Im Spätsommer 2004 wurde die Lösung dann eingehen. Bei mehr als 20.000 Kreditoren war auf die weiteren SAP-Systeme überspielt und eine gute Freiformerkennung unerlässlich, die produktiv geschaltet. Die Software läuft heute auf jedem individuell gestalteten Briefbogen in Erlangen auf 25 Arbeitsplätzen, von denen je die Schlüsseldaten wie Rechnungssumme, nach Arbeitsanfall bis zu neun gleichzeitig aktiv Bestellnummer, Mehrwertsteuer usw. sein können. aufspürt. Die Sachbearbeiter in der Lieferantenbuchhaltung rufen die Dokumente Posteingang zentralisiert in ihrer gewohnten Anwendungsumgebung Siemens I&S hat die Einführung der Lösung auf und werden so von redundanten zur Rechnungsverarbeitung zum Anlass www.readsoft.de SUCCESS STORY SUCCESS STORY INVOICE PROCESSING SEGMENT INDUSTRY COMPANY SIEMENS INDUSTRIAL SOLUTIONS AND SERVICES (I&S) COUNTRY GERMANY genommen, die eigenen Prozesse zu optimieren. in den nächsten Monaten sukzessive weiter “Dies war nicht zwangsläufig erforderlich. Wir optimieren und das System ausbauen. Insgesamt haben aber diese große Chance genutzt, um gehen wir davon aus, dass sich unsere insgesamt einen höheren Automatisierungsgrad Investitionen in etwa einem Jahr amortisiert zu erreichen”, erklärt Fischer. Der komplette haben.” Die durchgängige Lösung gilt heute Prozess der Rechnungsverarbeitung wurde als “Best-Practice”-Installation innerhalb des hierfür in Erlangen zentralisiert, um die Siemens-Konzerns. einzelnen Arbeitsschritte effizienter gestalten zu können. Vor dem Digitalisieren der Rechnungen werden Stapel gebildet und die Belege nach Über Siemens Industrial Solutions and Services bestimmten Kriterien wie Rechnungsart und (I&S): spätere Weiterverarbeitung von qualifizierten Mitarbeitern vorsortiert. Dies dient der Der Siemens-Bereich Industrial Solutions and Qualitätssicherung im Vorfeld des Prozesses. Services (I&S) bietet innovative Lösungen Die verscannten und interpretierten Belege und Dienstleistungen zur Verbesserung der werden automatisiert an das richtige SAP-System Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen geleitet, wo dann aus dem Invoice Cockpit der der Prozess- und Fertigungsindustrie sowie gesamte Buchungsprozess angestoßen wird. der Infrastruktur. Das Angebot umfasst den Mit den ersten Erfolgen ist Uwe Fischer bereits gesamten Lebenszyklus von Industrie- und sehr zufrieden. “Die Projektverantwortlichen Infrastrukturanlagen, von der Planung und der von ReadSoft und Ebydos hatten keine Errichtung über den Betrieb und die Integration Traumschlösser gebaut, sondern sehr realistische von MES-Lösungen bis zur Instandhaltung und Vorstellungen von dem, was möglich ist. Eine Modernisierung. I&S beschäftigt weltweit circa solche bereichsweite Prozessoptimierung ist 25.000 Mitarbeiter. Weitere Informationen unter keineswegs trivial. Wir können die Ergebnisse www.is.siemens.de www.readsoft.de