Wie sich die häufigsten Fehler bei der PPS-/ERP-Einführung vermeiden lassen

Mit der richtigen Strategie zum Erfolg Wie sich die häufigsten Fehler bei der PPS-/ ERP-Einführung vermeiden lassen Die Vielfalt der angebotenen PPS-/ERP-Systeme und deren Komplexität er- höhen das Einführungs- und Betriebsrisiko solcher Anwendungen. Doch nicht allein die Wahl des richtigen Systems bringt die Lösung. Die richtige Einfüh- rungsstrategie ist der Schlüssel zum Erfolg. Wettbewerbsfaktor IT Wie eine Umfrage unter Managern aus 213 Unternehmen ergab, halten rund 90% der Befragten Informationstechnik (IT) „für einen wichtigen Erfolgsfak- tor“. 58% der Befragten sind sich sicher, dass die Firmen, die hinter der IT- Entwicklung zurückbleiben, ihre Wettbewerbsfähigkeit einbüßen. Die Erwartungen an PPS-/ERP-Systeme sind heute hoch: Nicht nur die ei- gentliche Auftragsabwicklung vom Angebot bis zum Versand der Ware ist zu steuern und zu verwalten, sondern auch Prognosen aufgrund sich rasch ver- ändernder Produkte und Märkte. Jedoch können die am Markt gängigen Standardsoftware-Systeme die gestiegenen Anforderungen nur teilweise er- füllen. Daraus resultiert ein hohes Einführungs- und Betriebsrisiko, wenn nicht umfassende Fachkenntnisse wie auch Prozess- und Methoden Know- how vorhanden sind, wie sie für den Abgleich komplexer logistischer Abläufe und Strukturen mit der „Systemphilosophie“ eines EDV-Systems benötigt werden. Erst über die richtige Einführungsstrategie wird die Voraussetzung für eine optimale Unterstützung der Unternehmensfunktionen geschaffen. 2/.. -2- Die Einführung eines PPS-/ERP-Systems hat immer strategischen Cha- rakter Mit der Einführung eines PPS-/ERP-Systems werden langfristig die Rahmen- bedingungen für die Geschäftsprozesse festgelegt. In der Regel ist im Vorfeld eine Anpassung der Ablauf- und Aufbauorganisation erforderlich, da die vor- handenen, zumeist gewachsenen Strukturen nicht auf die aktuellen und zu- künftigen Anforderungen des Marktes angepasst sind. Diese sind erst zu op- timieren und dann in dem Softwaresystem abzubilden. In der Regel haben die Anwender ein unscharfes Bewusstsein hinsichtlich der eigenen funktionalen Anforderungen an das auszuwählende System und einen unzureichenden Überblick über das Angebot an PPS-/ERP-Systemen im IT-Markt. Über 150 Systeme mit einer unüberschaubaren Vielfalt an Funk- tionen und eine verwirrende Begriffsvielfalt ohne deutliche Abgrenzung neh- men dem Anwender die notwendige Entscheidungs- und Investitionssicher- heit. Die Softwareeinführung in Verbindung mit den erforderlichen Maßnahmen zur Vor- und Nachbereitung erfordert daher eine ausgewogene Einführungs- strategie. Die Strategie stellt die Weichen für den Einführungserfolg Die Entwicklung und Verfolgung einer erfolgreichen Strategie zur Auswahl und Einführung von PPS-/ERP-Systemen erfordert große Erfahrung und Me- thodenkompetenz. Diese wird vor allem von Kleinen und Mittelständischen Unternehmen (KMU) selten in den eigenen Reihen vorgehalten. Um das PPS-/ ERP-System kostengünstig einführen und nachhaltig zu ihrem Wett- bewerbsvorteil nutzen zu können, sollten sich diese Unternehmen die not- wendige Kompetenz in Form einer neutralen Beratungs-/ Umsetzungsunter- stützung sichern. 3/.. -3- Zur Entwicklung einer erfolgreichen PPS-/ERP-Einführungsstrategie ist die individuelle Gestaltung jener Aspekte erforderlich, wie sie Bild 1 zu entneh- men sind. Diese sind in den Phasen der Analyse und Gestaltung, der Soft- wareauswahl sowie bei der Implementierung einzubeziehen. ! Altsysteme ! Schnittstellen zu ! Abgleich mit den Fremdsystemen Unternehmenszielen ! Übergeordnetes DV-Konzept ! Definition von Schwachstellen ! Hard- und Software Umfeld- Projekt- ! Identifikation von ! Programmierung bedingungen ziele Potentialen ! Schulung ! Beratung Definition der ! Eigenleistungen „Infrastruktur“ Kosten/ Projekt- ! Lenkungsausschuß ! Wirtschaftlichkeits- Nutzen Mitarbeiter- struktur betrachtung ! Projektleitung motivation ! Kernteam ! Arbeitsgruppen Festlegen von Ablauf- Projekt- ! Aktivitäten steuerung besetzung ! Wer und wie viele Mitglieder ! Terminen bilden das Projektteam ! Meilensteinen Aufgaben- - Management ! Laufzeiten pakete - Datenverarbeitung - Fachabteilungen ! Strukturierung und - Meinungsführer Gliederung - Externe ! Reihenfolge der ! Personalqualifikation Abarbeitung - Fach- und Methoden ! Sicherstellen der Know-how Realisierbarkeit - Arbeitsmethodik Bild 1: Gestaltungsaspekte der Einführungsstrategie Projektziele Der Auswahl eines PPS-/ERP-Systems geht die Positionierung der Geschäftsführung voraus, welche Ziele mit dem neuen Hilfsmittel unterstützt werden sollen. Vielfach geäußerte Motive wie z.B. „Wir müssen moderner werden“ oder „Wir benötigen mehr Transparenz im Unternehmen“ sind nur stark eingeschränkt als Grundlage für die strategische Investition geeignet. Besser geeignet sind mess- bare Ziele, die sich auf die Kernprozesse des Unternehmens und/oder auf deren Leistungsfähigkeit beziehen. Die Quantifizie- 4/.. -4- rung der Zielgrößen erleichtert die Auswahl des Methodenansatzes und des Projektcontrollings. Projektstruktur Die Projekt-Infrastruktur spiegelt einerseits die Struktur des Pro- jektinhaltes wider, zum anderen ist sie ein Spiegel des Unterneh- mens und seiner Aufbauorganisation. So sind verschiedene Gre- mien zu schaffen, wie u. a. Lenkungsausschuss, Projektleitung, Kernteam und Arbeitsgruppen. Projektbesetzung Mit der Definition der Projektbesetzung wird ein wichtiger Meilen- stein gesetzt, der den unmittelbar und mittelbar Betroffenen signa- lisiert, welchen Stellenwert das Projekt im Unternehmen genießt. Die Besetzung der Entscheidungsgremien durch möglichst hoch- rangige Mitarbeiter des Unternehmens (z.B. Besetzung des Len- kungsausschusses durch Mitglieder der Geschäftsführung) hat sich in der Vergangenheit in einer Vielzahl von Projekten bewährt. Aufgabenpakete Die logische Strukturierung der Gesamtaufgabe ist ein oft unter- schätzter Aspekt der Einführungsstrategie. Ein so komplexes Pro- jekt wie eine PPS-/ERP-Einführung bedarf der Gliederung des Ge- samtvorhabens in handhabbare Arbeitspakete. Erst diese Auftei- lung stellt neben der Festlegung einer Abarbeitungsreihenfolge die Planbarkeit, Kontrollierbarkeit und damit die Realisierbarkeit des Vorhabens sicher. Ablaufsteuerung Die zentrale Aktivität im Rahmen der Ablaufsteuerung ist die Er- stellung eines Projektplans. Dieser enthält die zur Realisierung ei- ner PPS-/ERP-Implementierung identifizierten Aufgaben, ihre Dauer, die zu ihrer Abarbeitung benötigten Ressourcen, die budge- tierten Kosten, Meilensteine und Ecktermine. 5/.. -5- Kosten und Nutzen Die Erstellung eines Budgets und eines Mittelabflussplans zur Kon- trolle der eingesetzten Mittel sind unabdingbare Gestaltungsziele. Hard- und Softwarekosten, Kosten für Programmierung, Schulung und Beratung sind die hauptsächlichen Kostenfaktoren, die zu budgetieren und dann im Rahmen der Kostenkontrolle zeitnah zu verfolgen sind. Umfeldbedingungen Ein Aspekt, der häufig in der Phase der Projektplanung übersehen wird, ist das Thema der Umfeldbedingungen. Komplexe Schnitt- stellen zu veralteten Fremdsystemen und/oder exotische, proprie- täre Betriebssysteme, aber auch übergeordnete DV-Konzepte, z.B. Constraints eines Konzern- oder Gruppenkonzepts zwingen oft- mals zu „Umwegen“ oder Kompromissen, und erhöhen signifikant den Aufwand zur Implementierung oder verlängern die Projektdau- er in unvorhergesehenem Umfang. 6/..