CeBIT 2005 - Neue Wege in der Messekommunikation

CeBIT 2005 Neue Wege in der Messekommunikation Von Martina Brembeck “Same procedure as every year, Miss Sophie?” - “Same procedure as last year, James!” Spätestens wenn alljährlich an Silvester „Dinner for One“ läuft, denke ich voll Schrecken an die Vorbereitung für die CeBIT und vor allem an Miss Sophies Aufforderung doch alles wieder genauso zu machen, wie im Vorjahr…. Und das, obwohl laut unzähliger Studien diverser PR-Agenturen sehr viele CeBIT-Aussteller in der Vergangenheit mit den Resultaten ihres Messe-Auftrittes in den Medien nicht oder nicht vollkommen zufrieden waren. Unzureichende strategische Planung der PR-Aktivitäten, einen zu späten Beginn der operativen Durchführung und eine ungenügende Vorbereitung auf Mediengespräche der für die Presse zuständigen Unternehmensrepräsentanten wurden schon vor Jahren bemängelt – und doch – ändern tut sich wenig. Fakt ist: Messeauftritte müssen sitzen, damit die hohen Investitionen der ausstellenden Unternehmen für Kontakte, Image, Medienresonanz sowie Akquise und Verkauf Früchte tragen. Messe ist niemals Routine, sondern immer Ausnahme – im optimalen Fall: Höhepunkt Ein Messeauftritt muss intensiv vorbereitet werden. Professionelle Pressearbeit im Vorfeld einer Messe ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg. Schließlich ist die Konkurrenz auf der CeBIT zu groß und die Kosten zu hoch, um hier etwas dem Zufall zu überlassen. Im Idealfall müssen alle Elemente aufeinander abgestimmt sein. Vom Konzept über Pressearbeit und Werbemittel bis zum motivierten Auftritt der Mitarbeiter. Wer Produkte und sein Unternehmen auf einer Messe präsentieren will, stellt sich einer zentralen Herausforderung: der Abstimmung von medialer und Face-to-Face-Kommunikation. Gelingt die Integration, ist das der Schlüssel zum Erfolg; misslingt sie, sind die Schäden groß. Integrierte Messekommunikation lautet das Stichwort: Kommunikationsziele und -strategie werden definiert, die Kernaussagen und Schlüsselbilder bestimmt und mittels Kommunikationsinstrumenten zielgenau umgesetzt, die Dramaturgie für die Inszenierung entworfen. Die Bedeutung von Marketingmaßnahmen, die Kunden an den Messestand locken, wird häufig unterschätzt. Viele Unternehmen beschränken ihre Vorbereitung auf Mailings, die bereits vorhandene, aber nur wenig neue Kunden erreichen. Informationen, die professionell aufbereitet und gezielt in der Fachpresse platziert werden, können neue Kundenkreise erschließen. Wir wissen aus langjähriger, vielfältiger Messe-Erfahrung: Am meisten überzeugt aktives Handeln, Zuverlässigkeit, Präzision und Schnelligkeit. Zunächst ist das Timing ganz besonders wichtig. Spätestens Anfang Februar muss auf jeden Fall zunächst ein Media-Alert an einen treffsicheren Verteiler (vor allem auch Messezeitung und TV-Sonder-Sendungen bedenken) gesendet werden: Darin sollten Standnummer und Halle stehen, aber natürlich auch Aussagen über die Messehighlights, vor allem Produktneuheiten mit den Vorteilen und Verbesserungen, eventuelle Verlosungen, Kooperationen, Strategiewechsel, getroffen werden. Zeitgleich muss ein Clippingdienst beauftragt werden, damit alle Veröffentlichungen erfasst werden und der Erfolg später dokumentiert werden kann. Die Deadlines seitens der Messegesellschaft häufen sich jetzt ebenfalls: Logo-Eintrag im Messeführer, Buchung der Pressefächer (elektronisch und vor Ort), Buchung der Räumlichkeiten für Pressekonferenzen etc. Wer eine Pressekonferenz oder andere Events für Journalisten geplant hat, sollte jetzt auch die Einladungen verschicken Zwei Wochen vorher kann dann mit der Zusammenstellung/Erstellung der Pressemappen begonnen werden. Auf der Messe versprochene Materialien müssen kurz nach der Messe auch wirklich versendet, eventuelle Folge-Termine koordiniert, Testgeräte verschickt werden etc. Bezüglich der PR-Instrumentarien sind folgende Dinge zu bedenken: • die Pressemitteilung. Sie muss Ihr neues Produkt vorstellen, einen neuen Service beschreiben, die neue Strategie oder eine Kooperation erläutern. • Aussagekräftige (Produkt) Photos erhöhen Ihre Abdruckchancen erheblich. • Ein Backgrounder zum Unternehmen rundet den Inhalt Ihrer Pressemappe ab. Weiterhin sollten Sie im Rahmen einer der folgenden Möglichkeiten mit den Journalisten sprechen und Ihre Messehighlights auch mündlich vorstellen: • Entweder Sie vereinbaren Einzelgespräche am Stand (es gibt bei der Messe Listen der akkreditierten Journalisten, die Sie durchrufen können. Bitte vergessen Sie auch nicht die persönliche Terminbestätigung) oder • Sie organisieren einen Event mit mehreren Pressevertretern gleichzeitig – sei es Sie laden zur Pressekonferenz, oder zum Mittags-Round-Table, oder zur Stand-Party. Bei allen Formaten ist darauf zu achten, dass ein kompetenter, im Umgang mit Medien geschulter Ansprechpartner zur Verfügung steht. Aus Sicht der reinen taktischen Pressearbeit bleiben richtiges Timing, richtige Verteiler, gehaltvolle News und frühzeitiges Training der „Pressesprecher“ auf Key-Messages die wahren Schlüsselfaktoren. Leider können die Agenturen wenig tun, wenn sich in den Köpfen der Unternehmen auf Dauer nichts ändert. In diesem Sinne: „We´ll do our very best…“