Pressearbeit zur Messe

Pressearbeit zur Messe Die Planungen für die kommende CeBIT laufen auf Hochtouren: Messestände werden konzipiert, Prospekte designed, Sonderaktionen ausgearbeitet. Auch die Verantwortlichen für den Bereich der Öffentlichkeitsarbeit haben alle Hände voll zu tun, damit ihre Unternehmen und Produkte in den Messeausgaben der Fachzeitschriften erscheinen. Im folgenden Artikel wollen wir Ihnen einen kleinen Leitfaden und ein paar Tipps an die Hand geben, wie Sie das Marketinginstrument „Pressearbeit“ zur CeBIT und anderen Messen effizient nutzen. Bevor wir ins Detail gehen, gilt es die Frage zu beantworten, welche Aufgaben die Pressearbeit zur CeBIT oder auch anderen Messen zu erfüllen hat. Dazu gehören sicherlich: Imagepflege Berücksichtigung in den Messefahrplänen einschlägiger Zeitschriften Aufbau neuer Kontakte zu Redakteuren Pflege und Intensivierung bestehender Kontakte zu Redakteuren Präsentation von Unternehmen und Produkten bei Redakteuren Berücksichtigung bei der Messenachlese der Zeitschriften Damit Sie als PR-Verantwortlicher im Unternehmen diese Ziele erreichen können, sollten folgende Instrumente genutzt werden: Messe-Vorberichterstattung: Die Vorberichterstattung informiert Redaktionen über das Ausstellungsprogramm der jeweiligen Unternehmen. Idealerweise sollte der Pressetext circa acht Wochen vor Messebeginn vorliegen. In der Presse- Information beschreiben Sie Ihre Produkte, die Sie auf der Messe präsentieren. Achten Sie dabei auf einen sachlichen Schreibstil, vermeiden Sie Fremdwörter und stellen Sie die Fakten präzise dar. Vergessen Sie nicht, den Ansprechpartner für die Redakteure und die Standbezeichnung auf der Messe anzugeben. Bewährt hat es sich, wenn der Vorberichterstattung ein Antwortbogen beiliegt, auf dem der Redakteur weitergehende Wünsche (z. B. die Bitte um einen Besuchstermin, eine Pressemappe oder einen Rückruf) äußern kann. Pressemappe: Die wohl aufwändigste Arbeit ist die Erstellung einer Pressemappe. Sie beinhaltet alle Informationen zum Unternehmen und den Produkten, die präsentiert werden. Ein Inhaltsverzeichnis hilft dem Redakteur bei der Orientierung. Bildmaterial ist stets willkommen. Achten Sie darauf, dass die Bilder in einer printfähigen Version zur Verfügung stehen. Das heißt, sie sollten eine dpi-Auflösung von der Größe 5x7 cm haben. Der Inhalt der Pressemappe (Texte und Bilder) sollte auf CD-ROM gebrannt digital zur Verfügung stehen. Auch auf der Pressemappe sind Ihre Standbezeichnung und Ansprechpartner für die Redaktionen wichtig. Persönliche Redaktionstermine: Sicherlich möchten Sie einige Redakteure persönlich an Ihrem Messestand begrüßen, um Kontakte zu pflegen, über die weitere Zusammenarbeit zu diskutieren oder Ihre Produkt „live“ zu präsentieren. Dafür ist es notwendig, sie rechtzeitig (ca. 4 Wochen vor Messebeginn) zwecks Terminabsprache zu kontaktieren. Kalkulieren Sie pro Termin 30 bis 45 Minuten. Pressekonferenz: Wenn Sie eine Neuheit zu präsentieren haben, die eine Vielzahl von „EDVlern“ interessieren wird, können Sie auch zu einer Pressekonferenz auf dem Messegelände oder an Ihrem Messestand einladen. Hierfür ist es insbesondere notwendig, dass Sie den Termin für die Pressekonferenz rechtzeitig bekannt geben, damit sich die Redaktionen diesen vormerken können. Dabei sollten Sie versuchen, vorab zu klären, ob andere Unternehmen zum selben Zeitpunkt eine Veranstaltung geplant haben. Ein Anruf bei einigen Redaktionen oder beim Veranstalter gibt Ihnen darüber Aufschluss. Die folgenden sieben Gebote sollen Ihnen helfen, die oben beschriebenen Instrumente effizient einzusetzen. Gebot 1: Halte Fristen ein! „Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben!“ Dies gilt auch und insbesondere für eine erfolgreiche Pressearbeit. Was nützt eine noch so gut geschriebene Presse-Information zur CeBIT-Vorberichterstattung, wenn sich die Messehefte bereits im Druck befinden? Gebot 2: Verstehe nie Pressearbeit als versteckte Werbung! Eine wichtige Voraussetzung erfolgreicher Pressearbeit liegt in der sachlichen Darstellung der Information. Nichts ist schlimmer, als Redaktionen Presse- Informationen zuzuschicken, die durchaus als Werbetext durchgehen könnten. Seien Sie objektiv und stellen Sie die Fakten (Produktmerkmale, Nutzen, Preis usw.) sachlich dar. Gebot 3: Halte Termine ein! Falls Sie Termine mit Redaktionen am Messestand vereinbaren konnten, so setzen Sie alles daran, diese einzuhalten. Gegen eine kurze Wartezeit hat keiner etwas einzuwenden. Doch wenn Sie einem Messebesucher Ihre Produkte bis ins letzte Detail erläutern und deshalb Ihren Terminpartner eine halbe Stunde warten lassen, dann sind die Vorzeichen für eine weitere konstruktive Zusammenarbeit nicht gerade positiv. Auch die Terminkalender der Redakteure sind – wie bei Ihren Kunden – eng kalkuliert und lassen nur kurze Wartezeiten zu. Gebot 4: Bereite eine Pressemappe vor! Redakteure haben während der Messe Unmengen von Informationen zu verarbeiten. Das gesprochene Wort auf Konferenzen, Round-table-Gesprächen oder Interviews kann man unmöglich behalten. Jeder Redakteur ist deshalb für eine Pressemappe dankbar, in der er alle wichtigen Informationen zu Produkten und Unternehmen finden kann. Nähere Informationen zur Pressemappe haben Sie bereits in den Zeilen weiter oben gefunden. Gebot 5: Miete ein Pressefach und pflege es! Die Messegesellschaft stellt für jeden Aussteller ein Pressefach im Pressezentrum während der Messezeit und auch im Internet zur Verfügung. Hier kann sich jeder Redakteur die Pressemappen zusammenstellen, die er benötigt. Nutzen Sie diese Möglichkeit und mieten Sie ein Pressefach an! Vor allen Dingen achten Sie während der Messe darauf, dass das Fach stets ausreichend gefüllt ist. Gerade in den ersten Tagen sind viele Redakteure anwesend, sodass in dieser Zeit zahlreiche Pressemappen das Messegelände verlassen. Gebot 6: Pflege bestehende Kontakte und baue neue auf! Wie kaum zu einer anderen Gelegenheit, haben Sie während der CeBIT die Möglichkeit, Ansprechpartner aus den für Sie relevanten Redaktionen kennen zu lernen. Versuchen Sie rechtzeitig vor Messebeginn die Ihnen wichtig erscheinenden Redaktionen zu einem Besuch an Ihrem Messestand zu motivieren. Gebot 7: Vergiss nie das Follow-up! Bei der Messenachbereitung sollten Redaktionen nicht ausgeschlossen werden. Dazu gehört natürlich, dass Sie weitergehendes Informationsmaterial an die Redakteure verschicken, soweit diese es wünschen. Weiterhin sollten Sie den Redakteuren eine Pressemappe zusenden, die mit Ihnen einen Termin koordiniert hatten, ihn aber nicht einhalten konnten. Vergessen Sie darüber hinaus nicht, Ihren Presseverteiler zu erweitern und zu aktualiseren. Und nach der CeBIT? Zur CeBIT und bei ähnlichen Veranstaltungen können sich Redakteure vor Pressemitteilungen kaum retten. Unternehmen, die monatelang in der Versenkung waren, preisen ihre neuen Produktentwicklungen an, die sie auf der bevorstehenden Messe erstmalig präsentieren. Schließlich gehört Pressearbeit zur Messe nicht nur zum guten Ton. Man will über die Redakteure seine Zielgruppe erreichen und damit möglichst viele Kontakte am Messestand knüpfen. So weit, so gut! Aber was passiert nach der Messe? Fällt Ihr Unternehmen dann in den Dornröschenschlaf bis zur nächsten Großveranstaltung? Sicherlich nicht! Wenn Sie also von Journalisten, Publizisten und Analysten gleichermaßen ernst genommen werden wollen, dann heißt der Schlüssel dazu: „Kontinuität“. Schließlich treten Sie mit Ihren Interessenten und Kunden auch nicht nur im Vorfeld einer Veranstaltung in Kontakt. Informieren Sie regelmäßig über Ihre neuen Entwicklungen, Kundenabschlüsse und die Entwicklung Ihres Unternehmens. Mit einer gesunden Penetranz ist Ihnen der Erfolg sicher – und das nicht nur um und während einer CeBIT! Autor: Nicole Körber, Geschäftsführerin der good news! GmbH