Sieben Tipps für Pressemappen

Zu Beginn des Messe-Herbstes hat unsere PR-Agentur jetzt sieben Tipps für gute Pressemappen zusammengestellt. Sie runden die Messe-PR eines Unternehmens ab und geben den Redakteuren ein „Plus an Information“, das sie zu schätzen wissen. Pressemappen sind daher für alle persönlichen Redaktionskontakte wie Pressegespräche und Pressekonferenzen unerlässlich. Allerdings sollten sie echten Mehrwert bieten und dafür empfiehlt es sich, folgende Tipps zu beachten.

1)    Inhaltsverzeichnis
Machen Sie es dem Redakteur leicht und legen ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis an, das er direkt beim Aufschlagen der Pressemappe sieht. So kann er sich rasch einen Überblick verschaffen und zu den für ihn interessanten Stellen blättern.

2)    Pressemitteilungen
Fügen Sie der Pressemappe mindestens eine neue, auf den Anlass abgestimmte Presse-Information bei. Zudem sollten zwei bis drei vorhergehende Pressemeldungen enthalten sein. Das Datum der Veröffentlichung wird beibehalten. So erhält der Redakteur alle Neuigkeiten des Unternehmens in chronologischer Reihenfolge.

3)    Firmeninformationen
Aktuelle Hintergrundinformationen mit der genauen Firmierung, Gründungsdatum, Standorten, einem Überblick über das Produkt- oder Dienstleistungsportfolio sowie Angaben zu Branchen und Zielgruppen dürfen ebenfalls nicht fehlen. Ob die Informationen ausformuliert oder als Datenblatt mit Zahlen und Fakten präsentiert werden, ist Geschmacksache. Vermeiden sollten Sie allerdings Unternehmensbroschüren.

4)    Bildmaterial
Ganz wichtig für eine Pressemappe ist Bildmaterial. Dieses sollte die Themen der beigefügten Presseinformationen illustrieren. Geeignet sind etwa Produktfotos oder Grafiken und Collagen. Auch ein Foto des Unternehmensrepräsentanten wird gern abgedruckt. Empfehlenswert ist, das Bildmaterial auf einer CD beizulegen. Ausgedruckte „Vorschaubilder“ geben dem Redakteur einen Überblick, welche Bilder er auf der CD findet.

5)    Zusatzmaterial
Zusätzlich können Sie Ihrer Pressemappe Zitate des Unternehmensrepräsentanten beispielsweise zur Messe oder zu aktuellen Trends hinzufügen. Auch Interviews und eine Liste mit Themen für Fachartikel oder Anwenderberichte sind für den Redakteur hilfreich. Datenblätter, Biografien oder weiterführende Informationsmaterialien sind je nach Anlass ebenfalls sinnvoll.

6)    Gedruckt oder digital?
Eine gedruckte Pressemappe hat den Vorteil, dass der Redakteur sie im persönlichen Gespräche in der Hand halten und darin blättern kann. Zudem hat er so die Möglichkeit, sich direkt bei den jeweiligen Themen Notizen zu machen. Darüber hinaus ist es für seine Arbeit hilfreich, wenn er sämtliches Material – nicht nur die Bilder – auf CD vorliegen hat. Für das Pressefach im Pressezentrum einer Messe genügt es, Pressemappen in digitaler Form vorzubereiten. Diese können sich die Redakteure bei Interesse mitnehmen, ohne viel Papier mit sich herumzuschleppen.

7)    Pressemappe nicht überladen
Vor allem bei Messen gilt der Spruch „weniger ist mehr“. Die Pressemappe sollte – auch für das Pressegespräch – nicht mit Papier überfüllt werden, da Redakteure ja meist mehrere Unternehmen besuchen und von jedem von ihnen Pressemappen mitnehmen. Daher sollte eine Pressemappe lediglich die für den Anlass notwendigen Informationen enthalten. Besonders auf werbliche Broschüren sollte verzichtet werden. Weitergehendes Presse-Material kann im Web als Download zur Verfügung gestellt werden.