Effizientes Product Information Management (PIM) für den Mittelstand

Effizientes Product Information Management (PIM) für den Mittelstand – beispielhaftes Projekt: Einführung UST- DataPublisher bei der MAFRA MAILE + HASS GmbH Name: Ingo Ullrich Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: UST GmbH Name: Ulrike Kessler Funktion/Bereich: Marketingverantwortliche Organisation: MAFRA MAILE + HASS GMBH Liebe Leserinnen und liebe Leser, in diesem Interview stellen Ingo Ullrich (Geschäftsführer der UST GmbH) und Ulrike Kessler (Marketingverantwortliche bei MAFRA MAILE + HASS GMBH) die Einführung eines effizienten Product Information Management-Systems für mittelständische Unternehmen vor. Darüber hinaus werden Trends und die Be- deutung eines effizienten Stammdatenmanagements für Unternehmen mit ei- nem hohen Kosten-Nutzen Fokus bei Marketingaktivitäten beleuchtet. Die UST GmbH, als Software-Hersteller von Product-Information-Management und Database-Publishing für mittelständische Unternehmen, unterstützte MAFRA bei dem Aufbau eines effizienten Product Information Managements / Stammdatenmanagements. Als Handelsunternehmen mit insgesamt 8 Mitarbei- ten, davon 3 Vertriebs-Angehörige, wurde für die MAFRA GmbH eine Software benötigt, die eine interaktive Katalogplanung und mindestens halb- automatische Produktion ermöglicht. Gleichzeitig müssen alle Produkt- Informationen zeitnah im Internet publiziert werden, damit über das auf der Website integrierte Anfragesystem Angebote direkt an das MAFRA- Vertriebsteam abgesetzt werden können. www.competence-site.de Seite 1 Ein Fokus wurde bei dem Projekt auf ein vernünftiges Verhältnis zwischen Machbarkeit und Kosten gelegt – ein absolutes Muss für mittelständische Un- ternehmen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team! www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 1: Ursache des Projekts MAFRA ist seit über 40 Jahren als Dienstleistungsunternehmen und Zulieferer überwiegend im Werkzeug- und Formenbau etabliert. Eine jahrelange, erfolg- reiche Zusammenarbeit mit in- und ausländischen Herstellern lässt ein erfolg- reiches Stammdatenmanagement erahnen. Was gab schließlich den Anstoß zur Einführung eines neuen Product- Information-Management und Stammdatenmanagement-Systems? Nach wel- chen Kriterien wurden in Frage kommende Anbieter sondiert? Antwort (Ulrike Kessler): Zum einen sind wir mit unserem WWS Sage KHK an Grenzen gestoßen, die uns das Arbeiten insbesondere im Bereich der Artikelstammdaten immer schwerer gemacht haben. Zum anderen hat die Katalogerstellung eine immer größere Herausforderung dargestellt und musste weiter automatisiert und ver- bessert werden. Der Katalog konnte bisher nur sehr bedingt aus dem Sage KHK generiert werden. Vieles musste manuell erzeugt werden, was sehr ar- beitsintensiv war und auch eine gewisse Fehlerquelle darstellte. Ein weiterer Aspekt war das effizientere Arbeiten für mich als alleinige Marketingverantwortliche, indem ich alle 3 Medien mit einem Programm bedienen kann. Nämlich Internet, Katalog und Newsletter. Da die Fa. MAFRA schon mehr als 10 Jahre erfolgreich mit UST GmbH zu- sammenarbeitet, haben wir keine Sondierung vorgenommen. Eine jahrelange und zufriedene Zusammenarbeit hat uns als Kriterium völlig ausgereicht, sich für UST GmbH zu entscheiden, zumal UST in der Vergangenheit mit seinen Produkten und Dienstleistungen immer zu Effizienzsteigerungen bei MAFRA beigetragen hat. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 2: Die Lösung mittels einer bidirektional arbeitenden Schnitt- stelle für das Warenwirtschaftssystem „Sage KHK“ Der Markt bietet eine Reihe von teilweise sehr unterschiedlichen Lösungen für das Product-Information-Management. Was waren aus Ihrer Sicht die entscheidenden Argumente für die Lösung der UST GmbH? Antwort (Ulrike Kessler): Eines der wichtigsten Argumente für die Lösung der UST GmbH war, das wir durch die bidirektionale Schnittstelle mit unserem bestehenden WWS Sage KHK weiterhin arbeiten können, da wir dieses für unsere Auftragsabwicklung benötigen. Ein weiterer Aspekt, der sehr positiv ist, findet sich im Anlegen von neuen Arti- keln wieder. Diese können mit Hilfe von PIM sehr viel einfacher, d. h. auch zeitsparender, angelegt werden. Besondere Erleichterung bringt dies bei variantenreicheren Artikeln. Auch kann die Reihenfolge der Artikel, wie sie im Internet bzw. Katalog erschei- nen sollen ohne großen Aufwand mit einem Mausklick verändert werden. Und genau diese Veränderungen kann ich mir dann direkt im Internet ansehen. Dies erleichtert uns auch ganz enorm die Gestaltung des neuen Kataloges und der Website. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 3: Das Projekt aus Anbietersicht Jedes Projekt hat seine Besonderheiten. Was waren die Herausforderungen in diesem Fall? Welche Besonderen Argu- mente müssen gegenüber „kleinen“ Unternehmen gefunden werden? Welche Hürden mussten genommen werden und welche Lösungen wurden gefunden? Antwort (Ingo Ullrich): Die größte Herausforderung für Unternehmen dieser Größenordnung, übrigens nicht nur bei MAFRA, sondern generell, stellt die Bereitstellung der entspre- chenden personellen Ressourcen dar. Da MAFRA einerseits sehr viele sehr große Wettbewerber hat, andererseits aber nur über begrenzte Marketing- Ressourcen verfügt, reifte Ende 2010 die Einsicht, dass der Marketingmacht der anderen Marktteilnehmer Paroli geboten werden muss. Allerdings nicht in Form von weiteren Mitarbeitern, sondern eben mit der Einfüh- rung einer schlagkräftigen Software, mit der Frau Kessler nun sehr effizient 3 Kanäle bedienen kann, Internet, Print und Newsletter. Das ist übrigens ein Ansatz, den sich prinzipiell alle kleineren Marktteilnehmer zu Nutze machen können. Die Geschäftsführung muss das, wie im Falle von MAFRA, nur erkennen und anschließend die passenden Maßnahmen konse- quent umsetzen. Die aktuell eingeführte Lösung unterstützt nicht nur Marketing und Vertrieb, sondern macht auch das Arbeiten mit Sage KHK einfacher, da variantenreiche Artikel im Product-Information-Management-System von UST einfach angelegt und anschließend an das WWS übergeben werden können, statt jede Variante mühsam im Sage KHK anzulegen. www.competence-site.de Seite 5 Frageblock 4: Zusammenarbeit und Einbindung Von der Planung bis zur vollständigen Einführung sind viele Schritte zu durch- laufen. Wie sahen Zusammenarbeit und Einbindung während des Projekts aus? Gab es bei diesem Projekt berichtenswerte Besonderheiten? Antwort (Ingo Ullrich): MAFRA und UST arbeiten schon mehr als 10 Jahre zusammen. Wir haben ge- meinsam im Laufe der Jahre schon 8 Katalog produziert – da kennt man sich und hat eine effiziente Kommunikation. Das hat uns natürlich geholfen, etwas schneller zu sein, als wenn eine Partner- schaft am Anfang steht. Alle Projektschritte vom Briefing über die Stammdaten- bereinigung bis zum GoLive von Website, Newsletter und Katalog wurden den- noch standardmäßig in unserem PIM- und Projekthandbuch dokumentiert und sind damit sowohl für die Geschäftsführung als auch alle anderen Mitarbeiter bei Bedarf abrufbar. Insgesamt kann man sagen, dass dieses Projekt ein gutes Beispiel dafür ist, das eben die weichen Faktoren bei der Einführung von PIM auch eine wichtige Rolle spielen. www.competence-site.de Seite 6 Frageblock 5: Der Erfolg für die MAFRA MAILE + HASS GMBH Welche Erwartungen haben Sie für zukünftige Arbeitsabläufe und die Qualität der Marketingaktivitäten? In welcher Weise wird der MAFRA-Kunde profitieren? Woran machen Sie fest, ob die Lösung der UST GmbH die richtige Entschei- dung war? Antwort (Ulrike Kessler): Da ich jetzt mittlerweile schon fast ein Jahr mit PIM arbeite, gibt es eigentlich nur noch eine Erwartung. Die Erstellung des neuen MAFRA Kataloges 2011/2012. Und zwar liegt die Erwartung darin, dass die Katalogerstellung von der Planung bis hin zur Übergabe an die Druckerei effizienter und kostengüns- tiger abläuft. Alle anderen Erwartungen wurden bisher erfüllt, wie ich sie ja auch schon in meinen bisherigen Ausführungen beschrieben habe. Wir arbeiten bereits effi- zienter, flexibler und sind im Internet präsent und der MAFRA-Kunde bzw. Interessent ist immer auf dem neuesten Stand. Mit gutem Gewissen kann ich sagen, dass es die richtige Entscheidung war sich für das Product-Information-Management-System (PIM-System) von UST GmbH zu entscheiden. Denn, wenn ich Abends nach Hause gehe, endet für mich ein Arbeitstag an dem ich mit wenig Aufwand viel erarbeitet habe. Und was das Beste daran ist: Es macht auch noch großen Spaß damit zu arbeiten. www.competence-site.de Seite 7 Frageblock 6: Aversion „kleiner“ Unternehmen gegen Product Information Management Warum begreifen viele kleinere Unternehmen Product Information Management aktuell noch als kostenintensive unnötige Maßnahme? Wie kann man argumen- tativ dem entgegentreten? Antwort (Ingo Ullrich): Sicher spielen die Kosten eine Rolle. Wir bewegen uns hier schließlich im mitt- leren 5-stelligen Bereich, zumindest bei der Einführung eines Systems von UST. Hinzu kommt, dass solche Technologien immer von oben nach unten durchsi- ckern. Denken Sie bitte einmal E-Commerce-Standards wie BMECat und eCl@ss. Das war (und ist sicher immer noch) nur für die größeren Unterneh- men, oft im SAP-Umfeld, ein Thema und ist in Richtung KMU vergleichsweise langsam im Vormarsch.