Information konsolidieren und zielgerecht verteilen bei der Kreissparkasse Ravensburg

Anwenderbericht: Kreissparkasse Ravensburg Information konsolidieren und zielgerecht verteilen Finanzdienstleister verbessert internes Informationsmanagement mit Mindjet ® MindManager ® Die Kreissparkasse Ravensburg, Mitglied der Sparkassen-Finanzgruppe und Sparkassen-Zentrale im Landkreis Ravensburg, blickt auf eine über 180-jährige Geschichte zurück und ist mit rund 1.000 Beschäftigten und 60 Geschäftsstellen in der Region vertreten. Neben allgemeinen Geschäfts- prinzipien wie Zuverlässigkeit, Regional- und Gemeinwohlorientierung zeichnet sich der Finanzdienstleister durch individuelle Beratungsleistungen und wettbewerbsfähige Problemlösungskompetenzen aus. Mit einem Geschäftsvolumen von ca. 4,6 Milliarden Euro im Jahr 2004 gehört die Kreissparkasse Ravensburg zu den ertragsstarken Häusern im Sparkassen- verbund und stellt einen bedeutenden Arbeitgeber in der Region dar. „MindManager hilft mir, Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort fokussierter und zielorientier- Matthias Katzer ist seit 1990 bei der Kreissparkasse Ravensburg tätig, davon ter zu arbeiten.“ über 12 Jahre im Bereich Controlling. Sein Aufgabenbereich umfasst das interne Informationsmanagement, d. h. die zielorientierte und zeitgerechte ROI Informationsstreuung an die zuständigen Mitarbeiter. „Die Bankberater bei- - Mindestens 50 % Zeit- spielsweise sind auf eine optimale Informationsversorgung angewiesen, um ersparnis bei der Ein- ihre Beratungsleistungen auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden arbeitung in die neue abzustimmen“, erklärt der Controller. Informationsplattform - Bessere Ergebnisqualität Zu den aktuellen Projekten der Kreissparkasse zählen die Umsetzung von durch klare Strukturierung Basel II sowie die Umsetzung der Anforderungen im Risikobereich (MA Risk). und übersichtliche Dabei gilt es stets, aus der vorhandenen Informationsbasis alle relevanten Dokumentation Daten zügig und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Erfordernisse herauszufiltern und zielorientiert zu verteilen. Unternehmensprofil Im Rahmen seiner Projekte setzt Katzer die MindManager Software zur Die Kreissparkasse Ravens- Gliederung und Dokumentation von Strukturen sowie bei der Projektplanung burg, Hauptsitz der Spar- und in Besprechungen ein. Zusätzlich wird das Tool im Organisations- und kassen im Landkreis Marketingbereich für die Projektbegleitung und die Planung von Kampagnen Ravensburg, gehört zur genutzt. Sparkassen-Finanzgruppe, „Ich arbeite seit vielen Jahren mit MindManager“, erläutert der Controlling- Deutschlands größter Spezialist. „Die Software unterstützt mich dabei, Informationen und kom- Bankengruppe. Über 50 plexe Zusammenhänge verständlicher und übersichtlicher darzustellen. Millionen Privatkunden und MindManager hat sich in den letzten Jahren dynamisch weiterentwickelt 75 % aller deutschen Unter- und bietet neben der Microsoft Office ® Anbindung interessante Zusatztools, nehmen werden von den die für meine Arbeit wichtig sind, z. B. die Schnittstelle zu Lotus Notes.“ Sparkassen ganzheitlich beraten. „Licht ins Dunkel bringen“ Im Rahmen des so genannten Migrationsprojekts 2004 wurden bundesweit viele Rechenzentren der Sparkassen zusammengeschlossen. „Es handelte Aufgabe sich dabei um das größte Projekt der jüngeren Sparkassen-Geschichte“, Erstellung einer übersicht- erzählt Katzer. „Die Vorbereitung und Durchführung der Fusion dauerte lichen Informationsbasis zur zwei Jahre und resultierte im größten Rechenzentrum Europas mit Sitz in effizienten Nutzung als Münster.“ Informationsplattform für das neue IT-System. Sämtliche Anwendungssysteme wie Kundeninformations- oder Controlling- Systeme sollten dabei durch eine neue Plattform ersetzt werden. Bevor der Datenbestand des ursprünglichen Rechenzentrums in Stuttgart-Fellbach jedoch in das neue System übertragen werden konnte, musste er zunächst bereinigt werden. Lösung Auf Grundlage einer 800-seitigen unstrukturierten Datenbasis erfasste Erfassung, Strukturierung Katzer zunächst alle relevanten Daten in einer MindManager Map und brach und Bereinigung des ur- sie nach bestimmten Themen herunter, z. B. nach rechtlichen Grundlinien, sprünglichen Datenbestands Kundeninformationen, Zinsabläufen und Sparten wie z. B. dem Darlehens- anhand von Arbeitsanwei- bereich oder allgemeinen Sparbereich. Darauf erfolgte die Formulierung sungen mit MindManager. und Priorisierung der Aktivitäten sowie die Verteilung der Aufgaben. „Die Datenstrukturierung mit der MindManager Software erfolgte ohne gro- Fazit ßen Zeitaufwand innerhalb weniger Tage“, so der Controlling-Experte. MindManager ermöglicht „Dies war umso wichtiger, als alle Sparkassenmitarbeiter auf die Vollstän- durch klare Strukturierung digkeit und schnelle Verfügbarkeit der Datenbasis angewiesen waren.“ und übersichtliche Doku- Die mit MindManager erstellte Informationsbasis wurde von Katzer an- mentation komplexer Daten- schließend zur weiteren Bereinigung an seine Mitarbeiter übergeben. „Dank bestände eine bessere der einfachen und intuitiven Handhabung des Tools wurde die Übergabe Ergebnisqualität und signifi- entscheidend erleichtert“, ergänzt Katzer. „Die übersichtliche Visualisierung kante Zeitvorteile. Durch der Informationen ermöglichte, dass die Bereinigung der Daten problem- den Einsatz der Software und fehlerlos durchgeführt werden konnte. Ein speziell zu diesem Zweck konnte die Einarbeitung in eingeführtes Fortschrittsbarometer dokumentierte, dass die Datenbereinigung die neue Informationsplatt- bei der Kreissparkasse Ravensburg stets deutlich schneller voranschritt als form um 50 %, im EDV- in den anderen Häusern in Baden-Württemberg. Dieser Erfolg war mit ein Bereich sogar um zwei Verdienst der MindManager Software.“ Drittel der vorgesehenen Zeit reduziert werden. Mindestens 50 % Zeitgewinn Durch die Strukturierung und übersichtliche Abbildung des umfangreichen Datenbestandes erzielte Katzer nicht nur eine bessere Ergebnisqualität, sondern auch bedeutende Zeitvorteile: „Die mit MindManager aufbereiteten Informationen und Daten können von einem fachlichen Multiplikator viel schneller weitergegeben und -verarbeitet werden. Alle erforderlichen Inhalte sind sofort verfügbar, Ergänzungen und Änderungen können leicht nach- vollzogen werden. Dank dieser klaren Datenstruktur konnte die Gesamt- einarbeitungszeit in die neue Informationsplattform um 50% verkürzt werden. Bei der Einarbeitung in den neuen EDV-Bereich konnten sogar zwei Drittel der vorgesehenen Zeit eingespart werden.“ Matthias Katzer kann sich den Einsatz der MindManager Software auch in anderen Unternehmensbereichen gut vorstellen: „Auch für die Revision wäre MindManager ein geeignetes Organisationstool. Außerdem planen wir, die Software künftig im Rahmen des Führungskräfte-Reportings einzu- setzen.“ Mindjet GmbH European Headquarters Siemensstraße 30 Mit MindManager behält der Anwender jederzeit den Überblick über komplexe Informationen. 63755 Alzenau/Deutschland Tel.: +49 (0) 60 23-96 45-0 Fax: +49 (0) 60 23-96 45-19 info@mindjet.de Erfahren Sie, wie Sie Mindjet MindManager auch in Ihrem Unternehmen www.mindjet.de einsetzen können. Mehr unter www.mindjet.com/casestudies