Prozessorientierte Softwareauswahl mit dem GPS SoftwareAtlas und Trovarit IT-Matchmaker

Prozessorientierte Softwareauswahl mit dem GPS SoftwareAtlas und Trovarit IT-Matchmaker Prozessorientierte Softwareauswahl Den zweiten Schritt vor dem ersten zu gehen, war der Schlüssel zum Erfolg: Genau zu spezifizieren, was und wie das ERP-System arbeiten soll, folgt meistens erst nach der Kaufentscheidung. Für Bruno Marzini, Prokurist der C.F. Maier GmbH & Co. KG, lag der Königsweg zu einem neuen System in der prozessorientierten Betrachtung der angestrebten Intercompany-Lösung. Es war ein kurzer Weg zu einer langfristig wichtigen Entscheidung: Mitte Dezember 2003 gab die Geschäftsführung grünes Licht für die Beschaffung eines neuen ERP-Systems. Am 4. März 2004 kamen alle Geschäftsführer und Prokuristen der acht Gesellschaften wieder zusammen um zu entscheiden. An den Tagen davor hatten sie einen Blick in die Zukunft geworfen und in einem realitätsnahen Szenario „life“ erlebt, wie die drei Systeme, die nach der Vorauswahl noch im Rennen waren, die Geschäftsprozesse steuern würden. In einem drei mal acht Stunden Marathon durchlebten dreißig Manager und Key User die unternehmensübergreifende Verkettung der Funktionen, vom Auftragseingang über die Disposition und Produktion, die Lieferung auf Abruf, die Fakturierung, Buchung und schließlich die Konsolidierung des Gruppenumsatzes. Wäre da nicht die Hürde gewesen, den Auftragseingang in der Vertriebsgesellschaft zu buchen und zu bestätigen, in der zweiten, der Produktionsgesellschaft, zu disponieren, in einer dritten, einer ausländischen Schwester-Gesellschaft Teile zu fertigen, über ein viertes, ein Logistik- unternehmen „just-in-time“ zu liefern und - last but not least - die Ergebnisrechnung in einer fünften, der Management-Gesellschaft, durchzuführen, dann wäre alles „Standard pur“ gewesen. Unter diesen Bedingungen aber war es ein faszinierender Wettkampf der Besten unter den ERP-Systemen. Know How Transfer – die erste Herausforderung Seit der ersten Verlagerung von Teilen der Produktion in Länder mit attraktiven Rahmenbedingungen, hatten sich die Unternehmen der C.F. Maier-Gruppe mit Insel-Lösungen beholfen, um die komplexe Steuerung und Abrechung der Aufträge zu bewältigen. Dabei entwickelten die Manager und Mitarbeiter brillante und „pfiffige“ Anwendungen, um jeden einzelnen Auftrag und letztlich die gesamte Gruppe zum Erfolg zu führen. Doch so gut die Kommunikation zwischen den einzelnen Gesellschaften der Gruppe auch funktionierte, beim Übergang von einem Unternehmen zum anderen gab es entweder einen „time lag“, eine Zeitverzögerung, oder ein „information gap“, eine Lücke in den Informationen, oder beides. Einen Ausweg sah Bruno Marzini in einem für alle Gesellschaften gleich verfügbaren System, das jedem Anwender jederzeit und unabhängig von seinem Standort Zugriff auf die selben Informationen ermöglicht. Der IT-Matchmaker – Dictionary für Standardsoftware Der Trovarit IT-Matchmaker (www.it-matchmaker.com) half Bruno Marzini, exakt fest zu legen, welche Daten und Informationen für alle Wechselfälle des Geschäfts in einem ERP-System abgebildet werden sollen. Der umfassende Fragenkatalog führte ihn systematisch von den technischen Rahmenbedingungen für die Anwendung in die Tiefen des Know Hows über Disposition, Produktions- und Logistiksteuerung. Mit über 2.000 vorgegebenen Stichpunkten wurden alle Themen und Details, die für die Bewertung der ERP-Systeme notwendig waren, markiert, gewichtet und kommentiert. GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH – Hörvelsinger Weg 54 – 89081 Ulm Telefon 0731 96657 0 – Fax 0731 96657 57 – Web www.gps-ulm.de Prozessorientierte Softwareauswahl mit dem GPS SoftwareAtlas und Trovarit IT-Matchmaker Für die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems musste noch die Frage beantwortet werden, wie die Geschäftsprozesse in einem Netzwerk verbundener Unternehmen abgewickelt werden sollen? Und wie soll das enorme Know How und „do how“, das in den „gelebten“ Prozessen bei den Anwendern in Unternehmen der Gruppe steckt, eingefangen, dokumentiert und auf einen Softwarelieferanten übertragen werden? Das neue ERP-System sollte die Prozesse zwischen den acht Unternehmen unterstützen und auch die Prozesse zwischen den Unternehmen und den Kunden, Lieferanten und externen Dienstleistern (Logistiker, verlängerte Werkbank). Dazu kam, dass die Hälfte der Produktionsstätten im Ausland liegt, andere Sprachen gesprochen werden und andere Regeln gelten, z.B. für die Finanzbuchhaltung oder für die Zollabwicklung. Cross Border Collaboration – die zweite Herausforderung Für die Übertragung dieser Prozesse auf ein ERP-System entschied sich Bruno Marzini für eine Methode, die ihm sowohl eine Übersicht über alle Unternehmen der Gruppe und deren Geschäftspartner gab als auch die Sicht auf die Details der Funktionen, den GPS SoftwareAtlas. Mit der von Trovarit und GPS entwickelten Schnittstelle zwischen dem IT- Matchmaker und dem SoftwareAtlas wurden die mit dem SoftwareAtlas modellierten Prozesse und die funktionalen Anforderungen gekoppelt: Das Szenario der Zukunft entstand. Präzise wie ein Drehbuch und detailliert bis zur Chargennummer. Nach diesem Testszenario (acht Szenen, 160 Funktionen) zeigten die Systemanbieter die verschiedenen Ansätze, einen vernetzten, Länder- und Sprachgrenzen überschreitenden Warenverkehr und Wertefluss zu steuern. Mehr als 30 Führungs- und Fachkräfte fanden das mehr als interessant. Es schien, als hätte die IT ihre frühere Faszination wieder erlangt. Kommentar eines Teilnehmers: „Nichts ist spannender als Wirtschaft“. Die Entscheidung Zeitgleich mit der Modellierung der Prozesse startete die Ausschreibung des Projekts über den IT-Matchmaker (www.it-matchmaker.com). Der Einblick, den die Anbieter beim Durchlaufen des Testszenarios gewinnen konnten, gab ihnen die Möglichkeit, auch den Aufwand für die Realisierung des Projekts zu kalkulieren. Die Angebote wurden geprüft, bewertet und verglichen. Der Eindruck, den die Entscheider aus der Life-Präsentation gewonnen hatten, gab schließlich den Ausschlag. GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH – Hörvelsinger Weg 54 – 89081 Ulm Telefon 0731 96657 0 – Fax 0731 96657 57 – Web www.gps-ulm.de Prozessorientierte Softwareauswahl mit dem GPS SoftwareAtlas und Trovarit IT-Matchmaker Quellenangabe: GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH Organisation: GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH URL: http://www.gps-ulm.de Mail: info@gps-ulm.de Zum Autor: Werner Schmid ist Geschäftsführer der GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH, Ulm. Gemeinsam mit den führenden System- und Softwareherstellern hat er den internationalen Standard für Softwarequalität DIN/ISO/EN 12 119 auf den Weg gebracht. Er entwickelte den GPS SoftwareAtlas, eine Methode zur anschaulichen Visualisierung und Validierung komplexer Prozesse in Unternehmen und IT-Systemen.