IT Governance als Bestandteil der Corporate Governance

HINTERGRUNDBERICHT Wie die IT die Geschäftsprozesse unterstützt: IT Governance als Bestandteil der Corporate Governance von Christian Böttcher, Managing Consultant, Alegri International Service GmbH Die Zeiten des rein technikorientierten Arbeitens der IT im Unternehmen sind bekanntermaßen vorbei. Mit der wertorientierten Ausrichtung der IT rücken die IT-Wertschöpfung und die prozess- und serviceorientierte IT-Steuerung in den Mittelpunkt: IT-Governance ist das umfassende Schlagwort, das diesen Wandel charakterisiert. Ansätze zur Operationalisierung der IT-Governance gibt es mittlerweile sehr viele. Diese beschreiben in der Regel vor allem konzeptionell, was die IT- Governance fordert. Entscheidend aber für den Unternehmensalltag sind Antworten auf die Fragen: Wie sind die IT-Governance-Anforderungen in der Praxis umzusetzen? Und: Wie können intelligente Kennzahlen durch die sinnvolle Aggregation von Geschäfts- und IT-Informationen dazu beitragen, eine engere Orientierung der IT am Business zu ermöglichen und den Wertbeitrag der IT zu erhöhen? IT-Governance ist dabei als kontinuierlicher Prozess zu verstehen, mit dem Ziel, die IT nachhaltig auf die Unternehmensziele und –prozesse auszurichten und damit das Unternehmen beim Erreichen der Geschäftsziele zu unterstützen, die IT-Ressourcen und IT-Mittel verantwortungsvoll und nachhaltig einzusetzen sowie die IT-Risiken zu erkennen und zu minimieren. Um diese Anforderungen konkret und nachhaltig zu erfüllen, muss die IT-Performance messbar gemacht werden. Gleichzeitig läßt sich dann auch der Wertbeitrag der IT für das Unternehmen nachweisen. Folgende Fragen präzisieren das Thema: Tut die IT das Richtige bzw. ist die IT effektiv?, Tut sie es richtig, also: ist die IT effizient? Zur Beantwortung dieser Fragenkomplexe muß man Transparenz und Meßbarkeit schaffen. S. 1 v. 7 Aussagekräftige Analyse der verschiedensten Datenquellen Eine elementare Voraussetzung für die Leistungsmessung sind die Verfügbarkeit und der Zugriff auf heterogene Datenquellen in der IT und die sinnvolle Verdichtung dieser Daten über aussagekräftige Kennzahlen. Welche Datenquellen sind wichtig, um die IT-Governance mit der Corporate Governance zu verbinden? Dazu zählen vor allem die gesammelten, ausgewerteten Informationen aus dem Bereich Service Management, dem Projektmanagement, dem Personalwesen und den Finanzen. CIO Management Scorecard System (Ausschnitt) Alegri International Service GmbH Anhand welcher Kennzahlen, Systematiken und Abhängigkeiten werden die Leistungen des IT-Betriebes gemessen, bewertet und reportet? Werden in der IT-Organisation zur Ausrichtung der IT-Strategie Steuerungsmodelle zur Abbildung und Übersetzung von geschäftsbereichgetriebenen Einflussgrössen S. 2 v. 7 wie Corporate Strategy, fachbereichsspezifische Zielsetzungen und Planungsdaten, mittelfristige Zielanpassungen und kurzfristige Sonderaktionen eingesetzt? Nur eine übergreifende und ausgewogene Betrachtung all dieser Bereiche und Aspekte ermöglicht die Bewertung der tatsächlichen Leistungsfähigkeit einer IT- Organisation in Hinblick auf eine gezielte und effektive Ausrichtung der IT- Prozesse an den zentralen Geschäftsprozessen sowie der Unternehmensstrategie. IT-Business-Alignment durch intelligente KPIs Wie wird eine engere und damit wertsteigernde Ausrichtung der IT am Business erreicht? Die Antwort: „Ich kann nur wertsteigernd steuern, was ich intelligent messe“. Hinter dieser Abwandlung eines vielzitierten Leitsatzes steckt eine wichtige Aussage: Einzelne Messzahlen bewerten zwar Zustände bestimmter Teilsysteme, sagen allerdings meist sehr wenig über Gesamtzusammenhänge und übergreifende Phänomene aus. Im Gegenteil, Einzelkennzahlen sind vieldeutig interpretierbar und nur eingeschränkt aussagekräftig. Ziel ist es, die Kennzahlen über ein System zusammenzufassen, Mehrdeutigkeiten auszuschließen und mögliche Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Die zentralen Interdependenzen für IT-Kennzahlen ergeben sich neben der Betrachtung der Leistungen des IT-Supports und der SLA-getriebenen IT- Services auch aus den Einflußgrössen der Geschäftsbereiche. Jeder geschäftskritische Input liefert einen IT-kritischen Output. Um „in time, quality und budget“ reagieren zu können, sind deshalb direkte Verknüpfungen mit dem Business für IT-Organisationen von zentraler Bedeutung. Die Kunst besteht darin, aus einer Fülle von IT-Kennzahlen diejenigen herauszufiltern, die sich in Verbindung mit geschäftskritischen Business Informationen zu aggregierbaren Kern-Messgrößen ergänzen und sich auf höherer Ebene als intelligente Key Performance Indikatoren (KPIs) zu sinnvollen Aussagen verdichten lassen. Dabei muss auf diejenigen Grössen fokussiert werden, mit denen sich die Verantwortlichen vorrangig befassen. S. 3 v. 7 Das Konzept der intelligenten KPIs folgt diesem Gestaltungsprinzip. Es berücksichtigt den Primat der IT-Business-Steuerungsaufgabe, dem sich moderne Kennzahlensysteme unterzuordnen haben. Auf Basis dieses Konzeptes sollten jeweils maximal drei bis fünf strategische und operative intelligente Kennzahlen definiert werden, über die der IT-Bereich seinen Wertbeitrag nachhaltig durch ein gesteuertes IT-Business-Alignment nachweisen kann. Es gilt: Die Ausrichtung an den Geschäftsprozessen ist das Maß aller Dinge. Proaktive Steuerung der IT Der Bedarf an guten Analysetools steigt. Und der CIO muss wissen, anhand welcher Messverfahren und KPIs er die Überwachung und Steuerung seines Bereiches durchführt. „Bottom-up-Ansätze“ scheitern meist an der Tatsache, dass sie den Erfolg der IT nur innerhalb der Grenzen der IT messen. Damit kann die Ausrichtung der IT am Business nicht bewertet werden. Der „Top-Down- Ansatz“ hingegen eröffnet einen komprimierten Fokus auf die eigene Performance und auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse und Geschäftsanforderungen. Eine elementare Voraussetzung für die Leistungsmessung sind die Verfügbarkeit und der Zugriff auf heterogene Datenquellen in der IT und die sinnvolle Verdichtung dieser Daten über aussagekräftige Kennzahlen. Sowohl Informationen aus den Bereichen System Management, Service Management, Projekt- und Portfoliomanagement als auch personal- oder finanztechnische Daten sind heute notwendig, um eine zielorientierte Gesamtsteuerung des IT-Bereiches möglich zu machen: Um das gesamte Verfügbarkeits- und Kapazitätsniveau im Bereich System & Service Management effizient steuern zu können, müssen die verfügbaren Einzelmessgrößen, die z.B. über das komponentenorientierte Event-Monitoring erfasst werden, zu sinnvoll aggregierten Informationen auf einige wenige Kennzahlen verdichtet werden und in einem Scorecard System verfügbar sein. Für das strategische Projektmanagement bzw. Portfoliomanagement muss Zugriff auf alle kritischen Informationen aus den laufenden operativen Einzelprojekten, aus dem Multiprojektmanagement und Programm Management S. 4 v. 7 bestehen, um eine übergreifende Steuerung und Priorisierung des Projektportfolios in Abstimmung mit der Business-Seite auf Basis einiger weniger steuerungsrelevanter Kennzahlen zu ermöglichen. Der IT-Personalbedarf sollte mit der Leistungserbringung innerhalb der IT- Organisation bezüglich unternehmensinterner Größen wie der gesamtunternehmerischen User-Anzahl, unterschiedlichen Business- Anforderungen aus den Fachbereichen, Projekten und Programmen etc. kontinuierlich abgestimmt werden. Dazu ist der Zugriff auf verschiedene Datenquellen mit personalrelevanten Informationen unverzichtbar. Kostentreibende Veränderungen auf Business-Seite müssen zudem zeitnah mit dem Finanzmanagement der IT abgeglichen werden, um das Budget im Griff zu haben und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Damit nachhaltig eine verantwortungsbewusste Verwendung von IT-Mitteln und IT-Ressourcen nachgewiesen werden kann, sind aggregierte Kennzahlen auf Basis finanztechnischer und personalrelevanter Daten unabdingbar. Gelungener Top-Down-Ansatz Ein CIO Management Scorecard System ist eine konkrete Lösung zur intelligenten Steuerung der IT mittels Key Performance Indikatoren (KPIs): Tagesaktuelle Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen werden in frei definierbaren Scorecards durch Charts, Ampelsysteme und Grafiken visualisiert, schwellwertabhängige Alerts signalisieren sofort Handlungsbedarf. S. 5 v. 7 Strategische Informationen kompakt und interaktiv Quelle: Alegri Der CIO hat damit stets den aktuellen Stand des gesamten IT-Betriebes, der Systeme, Prozesse, Funktionen, laufenden Projekt und der Finanzdaten im Blick. Trendanalysen und Soll/Ist-Vergleiche erlauben es, verlässliche Prognosen zu machen, Investitionen präzise zu planen und die IT proaktiv zu steuern. Das Wesentliche am Top-down-Ansatz ist der ganzheitliche Zugriff auf alle Aspekte, die für die Ausgestaltung eines an der Steuerungsaufgabe orientierten IT-Kennzahlensystems entscheidend sind. Die Basis zur Bildung intelligenter Kennzahlen liegt in der Erkenntnis, ob und inwieweit die IT in der Lage ist, ihr Leistungsangebot an der Forderung nach Prozess- und Kundenorientierung auszurichten. Erst dann lassen sich im zweiten Schritt intelligente KPIs erstellen, deren Formel durch die Verknüpfung von IT-Kennzahlen und Geschäftsanforderung ein aussagekräftiges Ergebnis bringt.