Vom Multiprojektmanagement zum integrierten Geschäftsmodell

Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Vom Multiprojektmanagement zum integrierten Geschäftsmodell Multiprojektmanagementlösungen haben Hochkonjunktur. In Industrieunternehmen werden heute bis zu 30% der Kosten durch Projekte verursacht (Tendenz steigend, Quelle: Kraus). Noch höher ist der Anteil natürlich in solchen Unternehmen, die Ihre Wertschöpfung hauptsächlich aus Projektaufträgen generieren. Das wirtschaftliche Potenzial aus der Verbesserung der Projektprozesse wird hier in unterschiedlichen Veröffentlichungen zwischen 25% und 40% eingeschätzt. Haben Industrie- und Handel ihre Prozesse in den letzten zwei Jahrzehnten gestrafft und so die Wettbewerbsfähigkeit gesichert, stehen hier die projektorientierten Organisationen erst vor dieser großen Herausforderung. Nur solche Unternehmen werden erfolgreich sein, in welchen das oberste Management hierfür die Verantwortung übernimmt und die Implementierung einer Multiprojektmanagementlösung als Chance für die Prozessverbesserung und den Aufbau eines integrierten Geschäftsmodell versteht. Projektmanagement als Businessmodell Leider sieht die Realität in diesen Unternehmen heute ganz anders aus. Projektmanagement wird als die Aufgabe der einzelnen Projektmanager oder z.B. eines Projektoffices verstanden. Über 180 Projektmanagementlösungen wurden in der internationalen PM – Studie der Universität Osnabrück „ Comparative Market Analysis of Project Management Systems“aufgeführt, davon 48 Lösungen einem detaillierten Labortest unterzogen. Der überwiegende Teil der Lösungen ist aus Werkzeugen und der Sichtweise des Projektmanagers entstanden. Nur wenige Produkte setzen den Anspruch eines Projektsteuerungssystems aus Unternehmenssicht um. Die 3pleP Projekt - Suite geht bereits noch einen Schritt weiter. Sie ist konsequent so ausgelegt, dass sie die Anforderungen eines branchenneutralen EPM (Enterprise Project Management) erfüllt. Die nahtlose Einbindungen von drei Brachenapplikationen für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen aus den Bereichen Architektur & Ingenieurwesen; Maschinen- & Anlagenbau sowie Informatik- & Consulting bieten „engineering“- orientierten Organisationen die Möglichkeit zur Implementierung eines integrierten Geschäftsmodells. Schnittstellen zu verschiedenen Fachapplikationen, ERP – Systemen und gängigen Standard- Desktopanwendungen ermöglichen die Integration in die bestehenden IT – Architekturen. Anforderungen an die Datenbankarchitektur Eine durchgehende Businesslösung erfordert als Grundlage eine Datenbank. Jede erfasste Information muss im Geschäftsprozess zum richtigen Zeitpunkt und redundanzfrei zur Verfügung stehen. Schon in mittleren Organisationen fallen erhebliche Datenmengen an. So empfehlen sich heute relationale oder objektorientierte SQL – Datenbanksysteme. Projektorientierte Unternehmen sind beweglich. Werden wichtige Strukturen in der Datenbank und Softwarelösung nur statisch abgebildet, müssen bei jeder organisatorischen Änderung diese Strukturen neu definiert und das Datenmodell neu eingerichtet werden. Die Lösung ist, Objektbeziehungen im Datenmodell dynamisch zu gestalten. Wechselt zum Beispiel ein Mitarbeiter die Abteilung oder ändern sich die Verrechnungspreise im Projektverlauf, müssen diese Veränderungen sowohl in der Datenbank abgebildet als auch bei den Transaktionen berücksichtigt werden. 3pleP GmbH tel. +49 (0) 761/1 37 88 -0 Baden – Württembergische Bank Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Fax +49 (0) 761/1 37 88 -29 BLZ 680 200 20 Am Predigertor 1, D-79098 Freiburg Email: info@3plep.com Kontonummer 442 28 245 00 Geschäftsführer: Elko Kuyper, Rainer Trendelenburg Amtsgericht Freiburg: HRB 67 59 Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Weitere Anforderungen ergeben sich aus der der Abbildung einer Matrixorganisation und aus dem Bedarf projektübergreifender Leistungsauswertungen. Beliebige Attribute wie Kostenstellen oder Produktinformationen müssen Projektelementen mit freier Eingabe oder aus Katalogen zugeordnet werden können. Anforderungen an die Softwarearchitektur Modularität und Rechtekonzept Die „klassischen“Projektmanagementlösungen sind aus dem Bedarf und der Sichtweise des einzelnen Projektmanagers entstanden. Auf bei der Weiterentwicklung zu Multiprojektmanagementlösungen, lässt sich diese Historie bei vielen Anwendungen weiterhin leicht erkennen. Solche Anwendungen bieten dem Projektleiter eine umfassende Funktionalität zur Feinsteuerung seines Projektes in möglichst einer einzigen Projektmaske. Projektübergreifende Informationen werden als zusätzliche Reports und betrachtet. Abbildung 1: „Klassischer“ Projektmanagement Desktop Versteht sich eine Multiprojektmanagementlösung als Businessmodell, werden ganz andere Forderungen an die Softwarearchitektur gestellt. Von der ersten Projektanbahnung bis zur Abrechnung und Dokumentation haben ganz unterschiedliche Funktionsträger ihre Aufgaben innerhalb der Anwendung zu lösen. Viele Aufgaben, wie zum Beispiel die Akquisition, die Ressourcenzuteilung oder die Fakturierung sind projektübergreifend. Nach dem Top – Down Prinzip muss die Software die Steuerung des Unternehmens anhand des Projektportfolios bzw. Projektprogramms erfolgen. Ein Teil der „klassischen“ Projektmanagementwerkzeuge, wie zum Beispiel die Budgetierung und Fortschrittskontrolle, erfolgen direkt im Multiprojektmanagement. Zur Feinsteuerung des Projektes, wie zum Beispiel der detaillierten Terminplanung, können weitere Tools wie MS – Project bidirektional in die Software und das Datenmodell eingebunden werden. Die Funktionalitäten müssen in rollengerechten Modulen bereitgestellt werden. Dies führt zu einer funktionsbezogenen Softwarearchitektur in unterschiedlichen „Desktops“ aus welchen , 3pleP GmbH tel. +49 (0) 761/1 37 88 -0 Baden – Württembergische Bank Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Fax +49 (0) 761/1 37 88 -29 BLZ 680 200 20 Am Predigertor 1, D-79098 Freiburg Email: info@3plep.com Kontonummer 442 28 245 00 Geschäftsführer: Elko Kuyper, Rainer Trendelenburg Amtsgericht Freiburg: HRB 67 59 Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement die Transaktionen, wie zum Beispiel die Rechungsstellung, projektübergreifend durchgeführt werden. Abbildung 2: Transaktionsorientierter Desktop In größeren Organisationen bestehen zudem sehr hohe Anforderungen an das Rechtekonzept einer solchen Lösung. Es genügt nicht, einzelne Benutzergruppen von dem Zugriff auf Funktionalität auszuschließen. Eine dynamische Rechteverwaltung erlaubt die Vergabe von differenzierten Neuanlage-, Editier, Lese und Löschrechten, die sowohl an die Rolle im Projekt als auch die Berechtigung in der Organisationsstruktur (Kostenstellenspezifische Rechte) gebunden sind. Berücksichtigt man noch, dass die Verantwortung für unterschiedliche Teilprojekte und Projektelemente in verschiedenen Niederlassungen, Abteilungen und Teams liegen kann, wird die Komplexität einer solchen Rechteverwaltung deutlich. Das Funktionsmodell Das Multiprojektmanagementsystem wird zum Bestandteil der Unternehmenssteuerung und der Kosten- und Leistungsrechnung. Dies erfordert ein betriebswirtschaftlich fundiertes Konzept, welches auch den Ansprüchen der GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und der Nachvollziehbarkeit gerecht werden muss. Die Darstellung nach Abbildung 3 verdeutlicht das Prinzip, welches den Aufbau eines integrierten Geschäftsmodell ermöglicht. 3pleP GmbH tel. +49 (0) 761/1 37 88 -0 Baden – Württembergische Bank Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Fax +49 (0) 761/1 37 88 -29 BLZ 680 200 20 Am Predigertor 1, D-79098 Freiburg Email: info@3plep.com Kontonummer 442 28 245 00 Geschäftsführer: Elko Kuyper, Rainer Trendelenburg Amtsgericht Freiburg: HRB 67 59 Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Termin,- Ressourcen-, Projekt- & Vorgangsdesktop Multiprojektmanagement Controlling Cockpit / Teilfertige Leistungen Betriebswirtschaftliche Layer 3pleP Projektdatenbank MS – SQL Server Integration Microsoft – Project® Tabellen Abbildung 3: Beispiel für den Aufbau des integrierten Geschäftsmodells Die Grundlage ist eine SQL - Projektdatenbank, in welche auch weitere Projektmanagementwerkzeuge und sonstige Standardanwendungen eingebunden werden können. Als erster Layer steht sich das betriebswirtschaftliche Modell zur Abbildung der projektübergreifenden Prozesse und Controllingdaten zur Verfügung. Auf dieser Basis entwickelt sich der Multiprojektmanagement – Layer, der die unterschiedlichen Funktionen zur Bearbeitung des Projektportfolios, -programms und der einzelnen Projekte beinhaltet. Die Funktionen lassen sich nicht nach betriebswirtschaftlichen oder projektbezogenen Gesichtspunkten aufteilen. Das Projektmanagement ist ein Teil der Unternehmenssteuerung. Prozessmodelle Eine wichtige Herausforderung für projektorientierte Unternehmen ist, die Prozesssicherheit in der Projektbearbeitung sicherzustellen. Für unterschiedliche Projekttypen stehen Prozessmodelle zur Verfügung, die nicht nur den typischen Strukturpläne umfassen, sondern auch die Zuordnung von Dokumentenvorlagen, Rollen, Aufgaben, Dauer, Risiken und weiteren qualifizierenden Informationen zu Strukturelementen erlauben. Aus solchen Prozessmodellen lassen sich rasch Projekte aufbauen. Die Integration von Qualitätsmanagementmethoden ist ebenfalls gewährleistet.