Moderne Frühwarn- und Prognosesysteme für Unternehmensplanung und Risikomanagement

Moderne Frühwarn- und Prognosesysteme für Unternehmensplanung und Risikomanagement Dr. Werner Gleißner, Leinfelden-Echterdingen und Dr. Karsten Füser, Stuttgart 1. Bedeutung von Frühwarn- und Prognosesystemen 1.1 Ziele, Definition und Systematisierung Frühwarnsysteme sind eine spezielle Art von Informationssystemen, die darauf abzielen, zukünftige Entwicklungen und Ereignisse mit Bedeutung für das Unternehmen vorab – d.h. vor Eintritt eines Schadens – zu erkennen. Damit soll die Möglichkeit geschaffen werden, diese (i.d.R. negativen) Entwicklungen durch geeignete präventive Maßnahmen zu antizi- pieren. Frühwarnsysteme verschaffen dem Unternehmen letztlich also Zeit für adäquate Re- aktionen und verbessern so die Steuerbarkeit des Unternehmens, was zu einer günstigeren Entwicklung des Unternehmenswertes als letztendlicher Zielgröße vieler Unternehmen bzw. seiner maßgeblichen Determinanten beiträgt. Anstelle von Frühwarnsystemen spricht man weitgehend synonym auch von Frühaufklä- rungssystemen oder Prognosesystemen. In Zukunft wird eine neue Anforderung an Frühwarnsystemen immer größere Bedeutung gewinnen: Während es in der Vergangenheit „nur“ darum ging die zukünftige Entwicklung interessierender Zielvariablen, wie den Umsatz oder den Gewinn, besser vorhersagen zu können, werden zukünftige Frühwarnsysteme oft auch die Entwicklung dieser Zielvariablen erklären müssen. Solche Frühwarnsysteme sind keinesfalls eine „Black-Box“; sie werden statt dessen trans- parent und zeigen die strukturellen Zusammenhänge auf, die Grundlage einer durch sie erstellten Prognose sind. Damit werden sie stärker als bisher einer kritischen Diskussion zugänglich und erlauben es, die eigenen Vorstellungen über die Ursache-Wirkungs-Zusam- menhänge zu diskutieren und schließlich sogar anhand von empirischen Daten zu über- prüfen. Frühwarnsysteme dienen damit zwangsläufig nicht mehr ausschließlich dazu, möglichst früh und möglichst exakt zukünftige Entwicklungen zu prognostizieren, sondern sie fördern zudem eine kontinuierliche Auseinandersetzung der Mitarbeiter mit den wahrgenom- menen Veränderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens sowie den dahinter ver- muteten Ursache-Wirkungs-Beziehungen. Schon beim Aufbau von Frühwarnsystemen lernt der Anwender auch im erheblichen Umfang über die strukturellen, kausalen Zusammenhän- ge; das Verständnis für die Umwelt des Unternehmens steigt. Die Wirkungen des eigenen Handelns werden damit ebenso transparenter wie die Wirkungswege exogener Störungen auf die Unternehmensziele. Schon mit dem Aufbau solcher Frühwarnsysteme ist damit ein Wissensgewinn verbunden, der zu einer besseren Fundierung unternehmerischer Entschei- dungen beiträgt und so auch die Grundlage für moderne betriebliche Steuerungssysteme – wie die Balanced Scorecard – legt. Fazit: Frühwarnsysteme sollten also die Eigenschaft haben – unter Ausnutzung heute ver- fügbarer Informationen – • möglichst früh, • möglichst präzise und • möglichst nachvollziehbar die Zukunft einer für das Unternehmen relevanten Variable vorherzusagen und darüber hinaus die Mitarbeiter für den kritischen Umgang mit wahrgenommenen Veränderungen im Unter- nehmen und seinem Umfeld sensibilisieren. 1 Etwas vereinfachend kann man die Bedeutung von Frühwarnsystemen im folgenden forma- len Modell einer gezielten Unternehmenssteuerung darstellen: z2 X Z h2 h1 I z1 Z : Unternehmensziele X : exogene Störungen, welche die Zielerreichung beeinflussen I : Aktivitäten (Instrumente, Maßnahmen) des Unternehmens h1, h2 : (heuristische) Verhaltensregeln des Entscheiders bezügl. Einsatz von I z1, z2 : Wirkungsbeziehungen (Zielvariable Z in Abhängigkeit von X und I) Abb. 1: Wirkungsdreieck Dieses Modell zeigt ein “Wirkungsdreieck” zwischen unternehmerischen Maßnahmen (I), Un- ternehmenszielen (Z) und exogenen Störungen (X), die von “außen” kommend die Zieler- reichung beeinflussen. Die Entscheidungen bzw. Maßnahmen hängen sowohl von den mo- mentan erkennbaren Störungen (X) als auch von dem momentanen Grad der Zielerreichung (Z) ab. Eine unmittelbare Reaktion auf Störungen X ist sinnvoll, weil diese zukünftig die Zielerreichung beeinflussen und man dann nicht erst warten muss, bis diese Konsequenzen tatsächlich eingetreten sind. Die Aufgabe eines Frühwarnsystems ist es, bereits heute die exogenen Störungen (X) zu er- kennen, daraus Schlussfolgerungen für die zukünftige Entwicklung der Ziele Z abzuleiten und so die Grundlage für einen zielorientierten Einsatz der betrieblichen Steuerungsinstrumente zu schaffen. Letztendlich tragen Frühwarnsysteme damit zu einer Reduzierung der mög- lichen “Überraschungen” der Zukunft – also von Risiken – bei1. Krystek und Müller-Stewes unterscheiden drei Generationen von Frühaufklärungsansätzen: Frühaufklärungsansätze der ersten Generation: Erste Frühaufklärungsansätze finden sich im angloamerikanischen Raum seit Mitte der 60er- Jahre. Sie waren in erster Linie Berichtssysteme, die “Ausnahmemeldungen” weiterleiteten. Seit den 70er-Jahren werden als Frühwarnsysteme diejenigen (computergestützten) Pla- nungs- und Kontrollsysteme bezeichnet, die bei Unter- oder Überschreiten definierter Schwel- lenwerte von betrieblichen Kennzahlen Warnmeldungen auslösen. Auch die in modernen Controlling-Konzeptionen selbstverständlichen unterjährigen Planungshochrechnungen, die Abweichungen zwischen ursprünglicher Planung und hochgerechneten, voraussichtlichem Ist-Wert anzeigen, gehören in diese Kategorie der Frühwarnsysteme. 1 Definition: Risiken sind die aus der Ungewissheit der Zukunft resultierenden, durch “zufällige” Störungen ver- ursachten Gefahren, geplante Ziele zu verfehlen. 2 Frühaufklärungsansätze der zweiten Generation: Indikatoren (leading indicators), die Informationen über die zukünftige Entwicklung der eigent- lichen Zielgrößen liefern und damit Prognosen ermöglichen, sind die zentralen Elemente dieser zweiten Generation, die seit Ende der 70er-Jahre an Bedeutung gewinnen2. Von der ersten Generation unterscheiden sich diese Frühaufklärungsansätze insbesondere durch die systematische Suche nach relevanten Entwicklungen inner- und außerhalb des Unterneh- mens. Frühaufklärungsansätze der dritten Generation: Die Frühaufklärungsansätze der ersten und zweiten Generation befassten sich primär mit fi- nanziellen Zielgrößen. Die entscheidenden Impulse für die Entwicklung der an den Erfolgs- potenzialen eines Unternehmens orientierten Frühaufklärung gingen durch das von Igor An- soff3 entwickelte Konzept der “schwachen Signale” aus. Im deutschsprachigen Raum be- gann die Beschäftigung mit solcher strategischer Frühaufklärung etwa zeitgleich mit dem Ausbau der indikatororientierten Frühaufklärungsansätze. 1.2 Betriebswirtschaftliche Bedeutung von Frühwarn- und Prognosesysteme Da die Qualität unternehmerischer Entscheidungen im Wesentlichen von der Qualität der zu- grundeliegenden Informationen abhängt, stellt die überdurchschnittliche Fähigkeit eines Un- ternehmens, relevante Informationen zu beschaffen und optimal aufzubereiten, einen we- sentlichen Wettbewerbsvorteil dar. Oft werden prinzipiell verfügbare Informationen aber nicht ausreichend ausgewertet; bei manchen Unternehmensführungen scheint noch immer “intuiti- ver Blindflug” vorherrschend zu sein. Für fast alle unternehmerischen Entscheidungen werden Informationen über die erwartete Zukunftsentwicklung bestimmter Einflussfaktoren – also Prognosen – benötigt. Beispielswei- se ist eine fundierte Investitionsplanung ohne Informationen über die zukünftige Entwicklung von Absatzmengen, Preisen, Kosten und Zinsen nicht möglich. Die Strategische Unterneh- mensplanung benötigt Informationen über zukünftige Marktbedingungen und Änderungen im Konsumentenverhalten. Bei der (operativen) Bestellmengenplanung benötigt man Prognosen über den Lagerabgang der nächsten Tage oder Wochen. Für diese Aufgabenstellungen gibt es sehr unterschiedliche Prognoseverfahren. Im strate- gischen Bereich – also bei langfristigen Prognosen – bietet es sich beispielsweise an, im Rahmen ausführlicher strategischer Planungsrunden mit der Unternehmensführung und neutralen, unternehmensexternen Experten (mittels Brainstorming- oder Delphi-Verfahren) alternative Zukunftsszenarien zu entwerfen und über deren Eintrittswahrscheinlichkeit zu diskutieren (vgl. zu den “qualitativen Methoden” Abschnitt 2.1). Weitere Verfahren sind Simulationsmodelle, Entscheidungsbaumverfahren oder die Trend-Impact-Analyse. Im operativen Bereich können verstärkt formale (mathematische) Verfahren eingesetzt werden, weil bei kurzfristigen (nicht so sehr bei langfristigen) Prognosen strukturelle Ände- rungen der kausalen Zusammenhänge selten sind (vgl. zu den hier dominierenden “quanti- tativen Methoden” Abschnitt 2.2). 2 Vgl. Kühn/ Walliser, in: Die Unternehmung, 1978 S. 223ff. 3 Vgl. Ansoff in: Zeitschrift für betriebswirtschaftliche Forschung, 1976 S. 129ff. 3 1.3 Frühwarn- und Prognosesysteme im Kontext des Risikomanagements Eine hohe Bedeutung haben Frühwarnsysteme auch im Kontext des Risikomanagements. Die Frühwarnsysteme müssen gemäß dem Kontroll- und Transparenzgesetz im Unterneh- mensbereich (KonTraG) zumindest geeignet sein, bestandsgefährdende Risiken früh zu erkennen (vgl. § 91 Aktiengesetz).