Konzeption eines zweistufigen Verfahrens zur Verrechnung von IT-Prozesskosten

Konzeption eines zweistufigen Verfahrens zur Verrechnung von IT-Prozesskosten Hochschule Karlsruhe - Technik und Wirtschaft Fakult¨t f¨r Informatik und Wirtschaftsinformatik a u Fachgebiet Wirtschaftsinformatik Lehrstuhl Prof. Dr. rer. pol. Karl D¨bon u B.Sc. Christian Gitte, B.Sc. Matthias Schindler 01. Dezember 2008 Abstract Over the past years IT Service Management came into many companies to reach transparency and competitiveness of IT service prices. Important frameworks are ITIL and COBIT which provide gene- ral instructions and targets to achieve comparability of IT services. Activity accounting of IT services provides transparent prices to the company’s divisions. But there’s one problem in many systems. De- partments just collect IT costs to allocate them to cost units. That’s not preferable. Because in this case IT costs aren’t a fair part of the cost units calculation. Below the new concept of two-stage costing of IT processes is provided. It brings costs back to the causers. But which causers are mentioned? The only causers (cost units) are the main products. Two- stage costing of IT processes uses Activity-Based Costing for IT processes and for the company’s main products. The IT processes refer to the ITIL v3 processes. The connectors between IT processes and company processes are the IT services. These IT services have to be comprehensible to the departments and addable to the cost units (main products). 1 Einleitung Zunehmend werden Unternehmensabl¨ufe durch den Einsatz von IT unterst¨tzt und automatisiert. Lan- a u ge Zeit wurde ausschließlich der Nutzen der Automatisierung beachtet und die damit verbundenen Kosten ignoriert (siehe auch Gadatsch und Tiemeyer (Hrsg.), 2007, 6.1.2). Durch zunehmende IT Unterst¨tzung u steigen jedoch auch die Gemeinkosten eines Unternehmens. Anfallende Gemeinkosten sind zu identifizie- ren und m¨glichst verursachungsgerecht auf Kostentr¨ger zu verteilen. o a F¨r diese Verteilung der fixkostenlastigen IT-Gemeinkosten bietet sich eine Vollkostenrechnung an, u denn sie verrechnet sowohl variable als auch fixe Kosten direkt auf die Kostentr¨ger. Die Kalkulation a von Verrechnungspreisen ist auf Plankostenbasis durchzuf¨hren, sie kommt der Forderung nach einer u vorausschauenden Lenkungs- und Kontrollfunktion nach (vgl. Gerberich, 2005, S. 519). In einem solchen Umlageverfahren k¨nnen die umgelegten IT-Kosten, wenn uberhaupt, nur rechne- o ¨ risch durch die Fachbereiche des Unternehmens nachvollzogen werden. Die bloße Verteilung der Kosten wird von ihnen in der Regel als willk¨rlich und ungerecht empfunden. In Folge dessen wird die IT selbst u als Kostentreiber wahrgenommen. Um diesem Problem zu begegnen, wurden in den letzten Jahren viele IT-Abteilungen v¨llig neu aus- o gerichtet. Ein fundamentaler Paradigmenwechsel von reiner IT-Kostenumlage auf interne IT-Leistungs- verrechnung wurde umgesetzt. IT-Abteilungen wurden zu Profitcentern, vom Hard- und Software-Verwalter zu wertgesch¨tzten Dienstleistern f¨r die anderen Abteilungen oder gar f¨r externe Dienstleistungen. Die a u u M¨glichkeit Dienstleistungen auch extern verkaufen zu k¨nnen, spielt hierbei zun¨chst keine zentrale Rol- o o a le. Vielmehr ist das Benchmarking der zur Verf¨gung gestellten IT-Services mit externen Dienstleistern u zu erm¨glichen (siehe auch Gadatsch und Tiemeyer (Hrsg.), 2007, 6.4.5). o 1 Der Benchmarking-Gedanke bedingt vergleichbare IT-Produkte. F¨r diesen Zweck haben sich zwei u umfangreiche Rahmenwerke als Quasi-Standard durchsetzen k¨nnen. Dies sind zum einen die IT In- o fracstructure Library (ITIL) und zum anderen das COBIT-Rahmenwerk (Control Objectives for Infor- mation and related Technology). Sie definieren Prozesse und Kennzahlen f¨r IT-Services. u Nachfolgend soll gezeigt werden wie IT-Prozesse, egal ob nach ITIL oder COBIT, auf die Fachberei- che eines Unternehmens und von dort weiter auf die Kostentr¨ger des Unternehmens verrechnet werden a k¨nnen. Dies soll m¨glichst verursachungsgerecht und nachvollziehbar erfolgen. Daf¨r soll ein Verfahren o o u zur Leistungsverrechnung entwickelt werden. Als Werkzeug kommt die Plankostenrechnung in Kombina- tion mit der Prozesskostenrechnung (PKR) zum Einsatz. Die Verteilung der IT-Kosten auf diese Weise ist nicht neu, wohl aber die Ber¨cksichtigung der genannten Rahmenwerke in diesem Zusammenhang. u Es sollen folgende Probleme bisheriger Verrechnungsverfahren gel¨st werden: o • Die durch IT-Einsatz verursachten Gemeinkosten k¨nnen zwar rechnerisch nachvollzogen werden, o verst¨ndlich f¨r die Fachbereiche werden die Kosten hierdurch aber noch nicht. a u • Eine verursachungsgerechtere Verrechnungsmethode wird ben¨tigt. o Was ist eigentlich Verursachungsgerechtigkeit? Ist es wirklich verursachungsgerecht wenn Kosten per Leistungsverrechnung auf eine Kostenstelle verteilt werden, aber nicht nachvollzogen werden kann, wel- chem Kostentr¨ger des Unternehmens die Kosten eigentlich zugerechnet werden sollten? Verursachungs- a gerecht sollte heißen, Gemeinkosten bis auf einen Kostentr¨ger des Unternehmens, nicht nur auf eine a Kostenstelle, zu verrechnen. • Gemeinkosten sollen transparent bis auf die Kostentr¨ger des Unternehmens verrechnet werden. a 2 State of the Art Die wohl wichtigsten Werke zum Thema IT-Controlling sind in der IT Infrastructure Library (ITIL) zu finden. In Version 3 besteht die ITIL aus f¨nf B¨chern (OGC, 2007b), (Lloyd, 2007), (Macfarlane, u u 2007), (Cannon und Wheeldon, 2007) und (Spalding, 2007). In einem weiteren Buch wird der Service- Lebenszyklus n¨her erl¨utert (OGC, 2007a). a a Die IT-Prozesse der ITIL lassen sich auf die Prozesse des COBIT-Rahmenswerkes ((IT Governance Institute, 2007) und (IT Governance Institute, 2005)) abbilden, welches der zweite Quasi-Standard im Bereich IT-Service-Management (ITSM) ist. Im Gegensatz zu ITIL verfolgt COBIT jedoch einen st¨rker a in die Vergangenheit gerichteten Ansatz. IT-Prozesse sollen gemessen und bewertet werden. ITIL setzt den Schwerpunkt in Design und Einf¨hrung von IT-Services. Ein IT-Dienstleister kann daher durchaus u beide Rahmenwerke implementieren - ITIL f¨r das operative ITSM und COBIT f¨r die Revision. Auch u u der Einsatz nur eines Rahmenwerkes ist durch die Abbildbarkeit der IT-Prozesse aufeinander m¨glich. o Allgemeinere Literatur zum Thema IT-Controlling ist vor allem von Andreas Gadatsch ver¨ffentlicht o worden. Dazu z¨hlt auch der Masterkurs IT-Controlling (Gadatsch und Mayer, 2005). Dort wird u.a. a auf die Verrechnungsm¨glichkeiten von IT-Leistungen eingegangen. Ein Unterpunkt dieser M¨glichkeiten o o stellt die PKR dar. Gadatsch und Mayer erl¨utern die PKR und zeigen ein Rechenbeispiel, welches die a verschiedenen Verrechnungsm¨glichkeiten vergleicht. Das Konzept der PKR und deren Grundbegriffe o werden in diesem Buch aufgegriffen. Gerberich befasst sich in (Gerberich, 2005) mit Trends, Konzepten und Instrumenten des Control- lings. In Kapitel 4 werden Gestaltungsm¨glichkeiten einer IT-Leistungsverrechnung vorgestellt. Nach o der Problemdarstellung, von steigenden Gemeinkosten durch zunehmende IT-Unterst¨tzung im Unter- u nehmen, vergleicht er M¨glichkeiten zur verursachungsgerechten IT-Leistungsverrechnung.