Center Project Management Office (PMO)

Man sollte schon vor dem Start die Ziele klar definieren, die Risiken im Auge behalten und die passenden IT-Tools zur Unterstützung auswählen. Zusätzlich benötigen Projekte ab einer bestimmten Größe die „Rückendeckung“ von einem Mitglied der Geschäftsleitung.

Während des Projekts sind sowohl der regelmäßige Austausch im Team, als auch die Überprüfung des Ziels und Auftrags von entscheidender Bedeutung.

Nach dem Projekt gilt es, den Projekterfolg zu feiern und Gelerntes zu konservieren.
Diese Punkte waren wesentlich für den Erfolg der unternehmensweiten Einführung des Projektmanagements am Flughafen München (FMG)!
„Die Art und Weise, wie parameta das Projektmanagement des Flughafen München unternehmensweit erfolgreich eingeführt und verankert hat, ist zu Recht preiswürdig und ausgezeichnet.“ sagt Dr. Michael Kerkloh, Vorsitzender der Geschäftsführung der Flughafen München GmbH (FMG)

Aus diesen Punkten ergeben sich "Neun goldene Regeln für erfolgreiches Projektmanagement":

1. Die Zieldefinition ist der wichtigste Teil des Projekts. Wer nicht weiß, wo er hin will, wird auch nicht dahin kommen, wo er hin will. Für eine präzise Definition des angestrebten Projektziels kann man sich nicht genug Zeit nehmen; Zeit, die man im Projektverlauf durch die dadurch geschaffene Klarheit mehrfach wieder aufholt.

2. Risiken im Auge behalten, von Anfang an. Wenn man über Risiken erst dann nachdenkt, wenn sie eingetreten sind, ist es zu spät. Besser ist es, sich vor dem Start in die operative Projektarbeit im Team Gedanken über Wahrscheinlichkeit und Auswirkung möglicher Risiken zu machen. Benennen Sie immer jemanden, der das jeweilige Risiko im Auge behält.

3. Projekte brauchen Rückendeckung. Projekte ab einer bestimmten Größe können nur erfolgreich ablaufen, wenn sie „von oben“ gestärkt werden. Es sollte also immer ein Mitglied der Geschäftsleitung als Sponsor und Anwalt des Projekts zur Verfügung stehen – und auch bis zu dessen Abschluss zur Verfügung bleiben.

4. IT-Tools zur Unterstützung im Projekt? Ja, aber mit Bedacht gewählt. Die Auswahl an Tools ist enorm und nicht immer ist das größte oder bekannteste Tool auch für das eigene Projekt die beste Wahl. Vor der Investition in ein PM-Tool also lieber genau analysieren, welche Anforderungen sich aus dem Projekt für eine IT-Unterstützung ergeben.

5. Gemeinsam statt einsam. Ein regelmäßiger Austausch über den Verlauf des Projektes, über auftretende Probleme und Risiken schweißt das Team zusammen und ermöglicht frühzeitiges und gemeinsames Gegensteuern. Sollte die Situation im Projekt einmal so verfahren sein, dass das Team selbst nicht mehr in der Lage ist, das Problem zu lösen, können externe Moderatoren helfen.

6. 80:20 Regel, auch und gerade in Projekten. Es ist wie im richtigen Leben auch: Die letzten 20 Prozent des Inhalts kosten 80 Prozent der Zeit. Also lieber überlegen, ob man mit einer schnellen und damit meist auch preiswerten „so-gut-wie-perfekten“ Lösung an den Start geht, statt für das 110%ige Ergebnis das Projektende ewig nach hinten verschieben zu müssen.

7. Regelmäßig Ziele und Auftrag überprüfen. Auch bei perfekt geplanten Projekten ist es leider so: Die Umwelt verändert sich und damit verändern sich möglicherweise auch die Rahmenbedingungen fürs Projekt. Also in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob das, was gemacht wird, noch richtig und wichtig ist. Und wenn nicht: schnell reagieren, auch wenn es unangenehm ist.

8. Projekterfolge muss man feiern. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte man das feiern. Und zwar gemeinsam und ordentlich. Das ist der Zeitpunkt, um sich als Geschäftsführung auch mal für das Engagement und die vielen Überstunden zu bedanken, die eigentlich in jedem Projekt geleistet werden. Einen würdevollen Abschluss verdienen übrigens auch Projekte, die nur teilweise oder gar nicht erfolgreich waren. Nichts ist frustrierender, als ein verschämtes und stillschweigendes Auseinandergehen. Ohne die Möglichkeit zu haben, über das Erlebte offen sprechen und damit für die Zukunft lernen zu können.

9. Gelerntes konservieren. Der wohl schwierigste Punkt von allen: Nach einem Projekt sollte sich das gesamte Projektteam mit seinem Auftraggeber nochmals zusammen setzen und sammeln, was im Projekt gut und was nicht ganz so gut gelaufen ist. Und wie man es im nächsten Projekt vielleicht noch besser machen könnte. Diese Erkenntnisse müssen dann dort veröffentlicht werden, wo sie alle lesen können, die in Zukunft wieder Projekte machen (dürfen).

Was sind Best Practices und Leitlinien, die Unternehmen und Projektleiter bei der Planung und Durchführung komplexer Projekte beachten sollten?