Compliance als treibender Faktor für transparente und effiziente Geschäftsprozesse

Dokumentenmanagement Karl Heinz Mosbach, ELO Digital Office: Compliance als treibender Faktor für transparente und effiziente Geschäftsprozesse Viele empfinden das Einhalten gesetzlicher Anforderungen den Steuerprüfer vorgehalten wer- den müssen. Dies betrifft E-Mails, als notwendiges Übel. Dabei birgt das Thema Compliance Office-Dokumente, digitale Rech- beträchtliches wirtschaftliches Potenzial für die Unterneh- nungen und Buchungsdaten gle- ichermaßen. men. Es fungiert als treibender Faktor für mehr Transparenz sowie höhere Verfügbarkeit von Daten entlang deren Drei Qualitätsstufen Lebenszyklus. Ob übersichtliche Prozesse, ein geordnetes Ein besonderer Stellenwert kommt E-Mail-Management oder die Chance, bei Rechtsstrei- in diesem Zusammenhang der elek- tronischen Signatur zu. Der Gesetz- tigkeiten sichere Nachweise zu erbringen: Compliance geber unterscheidet hier drei Quali- tätsstufen: beinhaltet zahlreiche erfolgskritische Aspekte. Die (einfache) elektronische Signa- tur soll z. B. als gescannte Unter- J e schneller Informationen zur mittlerweile nahezu ausschließlich schrift oder Absender in einer E-Mail Verfügung stehen und je elektronisch erstellt, ausgetauscht die personelle Zuordnung in einer transparenter sich die Ab- und bearbeitet. Transaktion sicherstellen. läufe gestalten, desto effizienter und Mit dem exponentiellen Wachstum Die fortgeschrittene elektronische gewinnbringender ist die Qualität der elektronischen Verarbeitung von Signatur besitzt eine höhere Be- der Prozesse im Unternehmen. Die Informationen sind auch die Anfor- weiskraft: Sie ist ausschließlich dem ordnungsgemäße Aufbewahrung, derungen an deren Aufbewahrung, Unterzeichner zugewiesen und Bereitstellung und Erschließung von Handhabung und Transparenz ge- kann diesen identifizieren. Sie wird Informationen ist also mit die wich- stiegen. Diverse nationale und inter- mit Mitteln erstellt, die der Unter- tigste Voraussetzung für eine erfolg- nationale Regularien wie (Euro-) zeichner unter seiner alleinigen Kon- reiche Geschäftsabwicklung. In der SOX, GDPdU oder GoBs schreiben trolle halten kann. Außerdem ist sie heutigen Zeit spielen elektronische daher die Erfordernisse an deren direkt mit dem Dokument verknüpft, rechtskonforme Archivierung ver- so dass eine nachträgliche Verände- bindlich fest. So soll die vom Bun- rung desselben offenkundig wird. desfinanzministerium (BMF) erlas- Die qualifizierte elektronische Sig- Der Autor dieses sene Verwaltungsrichtlinie GDPdU natur ist durch ihre hohen Sicher- Beitrags, Karl Heinz (Grundsätze zum Datenzugriff und heitsanforderungen an Soft- und Mosbach, ist Ge- zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Hardware sowie die zu Grunde lie- schäftsführer der die ordnungsgemäße und einfache genden strengen Identifizierungs- ELO Digital Office steuerrechtliche Prüfbarkeit von Un- verfahren der handschriftlichen Un- GmbH, Stuttgart ternehmen ermöglichen. terschrift gleichgesetzt. Rechtskonforme Prozesse Demzufolge müssen Rechnungen, dank elektronischer Signatur die digital (z.B. im PDF-Format) Informationen die entscheidende versendet werden, mit einer qualifi- Rolle im effizienten Arbeitsprozess Sie schreibt vor, dass alle elektro- zierten elektronischen Signatur ver- und verdrängen das Papier mehr nisch erzeugten geschäfts- und sehen sein, damit Unternehmen und mehr. E-Mails entwickeln sich steuerrelevanten Belege und In- zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. zum beherrschenden Kommunikati- formationen auch in elektronischer Dabei ist der Empfänger verpflich- onsmedium. Anträge, Bestellungen, Form über den vorgeschriebenen tet, deren Gültigkeit zu verifizieren. Rechnungen oder Verträge werden Aufbewahrungszeitraum hinweg für Hier leisten Enterprise-Content-Ma- 34 CHEFBURO Dokumentenmanagement für die Einhaltung gesetzlicher Vor- schriften gegeben. Hier kommt ECM-Systemen als wichtigem Werkzeug eine führende Rolle zu, um mehr Verfahrens- und Doku- mentensicherheit zu gewährleisten. Sie sorgen beispielsweise mit Hilfe der serverbasierten E-Mail-Archivie- rung für die automatisierte und vor- gangsbezogene revisionssichere nagement (ECM)-Systeme wie ELO- die Aufbewahrung von Geschäfts- Ablage der E-Mails. enterprise einen wertvollen Beitrag: dokumenten gemäß GoBS (Grund- Sie sind mit einer eigenen digitalen sätze ordnungsmäßiger DV-ge- Basis für sichere und Signaturkomponente ausgestattet, stützter Buchführungssysteme) effektive Geschäftsprozesse welche die Signatur automatisch ve- geht, kann ein Fehlverhalten rasch rifiziert, bevor die Rechnung archi- zu einer gerichtlichen Auseinander- Vor dem Hintergrund der aktuellen viert wird. setzung und im Unterliegensfall zu Finanzmarktkrise gewinnt die The- Auch bei der Archivierung von Do- erheblichen Kosten führen. Das matik Compliance - insbesondere kumenten sorgen ECM-Systeme für Stichwort E-Discovery fasst die der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) und die Einhaltung rechtlicher Bestim- Maßnahmen der elektronischen Be- Basel II - verstärkt an Bedeutung. In- mungen. Laut GDPdU hat der Emp- weiserhebung vor Gericht zusam- formationstransparenz und Prüfbar- fänger eine elektronische Rechnung men. Hierunter sind alle Abläufe zu keit der Unternehmensprozesse so zu speichern, dass eine nach- verstehen, in denen elektronische sind hier die Schlüsselworte. trägliche Manipulation ausge- Daten mit der Absicht gesucht, ge- Nur wenn effiziente Kriterien zur In- schlossen ist. Darüber hinaus muss formationsverwaltung definiert sind, der gesamte Prozess der Rech- ist es auch wirklich möglich, Ge- nungsbearbeitung nachvollziehbar ELO Digital Office GmbH schäftsabläufe zu überschauen und protokolliert werden - vom Eingang auf der SYSTEMS 2008: Kennzahlen zu bewerten. Durch die der Rechnung und ihrer Konvertie- Halle A 2, Stand 333 Globalisierung bestimmt ein harter rung über die weitere Verarbeitung Wettbewerb die wirtschaftlichen bis hin zu ihrer Archivierung. Auch ortet und gesichert werden, diese in Anforderungen an die Unterneh- hier kommen die Stärken eines einem zivilen oder strafrechtlichen men. Es geht darum, den bestmög- ECM-Systems zum Tragen: So ist Prozess zu verwenden. Zur Beweis- lichen Weg zu finden, um alle Unter- ELOenterprise darauf ausgelegt, ein führung zugelassen werden diese nehmensressourcen so effektiv wie rechtskonformes Informationsma- Daten nur, wenn sie innerhalb einer möglich einzusetzen. Compliance nagement im Dokumentenhandling definierten, unverrückbaren Frist lü- bedeutet in diesem Kontext kein zu gewährleisten. Dies beinhaltet ckenlos aufgefunden und bereitge- notwendiges Übel, sondern die die Erfassung, Verwaltung, Bereit- stellt werden. Grundlage für sichere und effektive stellung, Speicherung und Langzeit- In der Praxis blieben schon ver- Geschäftsprozesse.