ELO Office 8.0 - Neue Funktionen

success build together with ELO >> Neue Funktionen ELOoffice 8.0 Die neue ELOoffice 8.0 Version bietet dem Anwender noch mehr Automatisierung und flexible Einsatzmöglichkeiten. Grundlegend für die Neuerungen in ELOoffice 8.0 war vor allem das Ziel einer noch flexibleren Anpassung an indi- viduelle Branchenbedürfnisse. Neue intuitivere Benutzeroberfläche – Die Menü- struktur der neuen Benutzeroberfläche wurde angepasst. Dem Anwender erschließen sich die ELOoffice Funktionen jetzt viel schneller und einfacher. Zudem lassen sich zur individuellen Gestaltung, unter-schiedliche Farbschemata einstellen. „Einfach besser organisiert“ Automatischer lernfähiger Ablageassistent – Dieses neue Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender erstellt eine Ablagedefinition für eine Doku- mentenart, so dass alle weiteren Dokumente dieser Kategorie dann nicht mehr manuell verschlagwortet werden müssen, sondern ihr Ziel automatisch finden. Ablagepfade automatisch anlegen – In der Ablage- maske kann hinterlegt werden, dass die Indexablage auch dann erfolgt, wenn das Ablageziel nicht gefunden wurde. In diesem Fall werden die fehlenden Strukturelemente automatisch angelegt. Checksummenprüfung – Bei der Neuablage eines Dokuments im Archiv wird eine Checksumme des Dokumenteninhalts gebildet. Mithilfe dieser Information kann dann später jederzeit geprüft werden, ob eine Manipulation des Doku- ments vorliegt. Enterprise Content Management I Documentenmanagement I Archiving I Workflow I www.elo.com success build together with ELO >> Neue Funktionen ELOoffice 8.0 Als PDF Format versenden – Direkt aus ELOoffice heraus kann jedes Dokument als PDF versendet werden, ohne dass es im Archiv umgewandelt wird. Die Umwandlung (Konvertierung) geschieht beim Sendevorgang. Damit ist gewähr- leistet, dass die Dokumente, egal in welcher Form sie im ELOoffice Archiv liegen, beim Empfänger als PDF angezeigt werden. Dokument ins PDF/A Format konvertieren – Für die Langzeitarchivierung ist es jetzt auch möglich Dokumente in das PDF/A Format zu konvertieren. Der Vorteil: Dokumente können auch noch nach Jahrenn gelesen werden. Direktsuche – Über die Direktsuche können Dokumente rascher und einfacher wiedergefunden werden. Sucht ein Anwender alle Dokumente zu einem Begriff, steht ihm die Direktsuche zur Verfügung. In diesem Fall ist unerheblich, ob sich der Begriff in der Verschlagwortung, dem Volltext oder den Versionskommentaren befindet – alle Treffer werden aufgelistet. Anzeige von ZIP Dokumenten – Der Inhalt von ZIP Dateien kann direkt im Preview Fenster in einer Baumstruktur betrachtet werden. Zudem können einzelne Dateien angezeigt oder gespeichert werden, ohne dass das Doku- ment vorher ausgecheckt werden muss. ELOoffice 8.0 „Einfach besser organisiert“ 2/4 Enterprise Content Management I Documentenmanagement I Archiving I Workflow I www.elo.com success build together with ELO >> Neue Funktionen ELOoffice 8.0 Automatische Vorverschlagwortung – In der Ablage- maske kann für die Ablagezeilen hinterlegt werden, dass der Inhalt aus der Dateiinformation gewonnen werden kann. Als Quelle werden allgemeine Dateiinformationen, wie z.B. der Dateiname, das Datum oder die Dateigröße verwendet. Weiterhin können bestimmte Informationen, die der Windows Explorer unter „Eigenschaften“ anzeigt, ausgewählt werden, wie z.B. der Autor oder der Titel. Bei JPEG Dateien kann zudem die vorhandene EXIF Information automatisch ausgelesen werden. Und bei gescannten Tiff Dateien kann der komplette Volltext als Unterstützung für die Verschlagwortung heran gezogen werden. Diese Informationen werden nur beim Anlegen der Verschlagwortung einmalig ausgelesen. Wenn diese später weiter bearbeitet wird, werden vom Anwender eingetragene Änderungen nicht mehr überschrieben. Behandlung von Dokumenten in der Postbox – In der Postbox können nun neben Tiff-Dokumenten auch PDF-Dokumente geklammert oder entklammert werden. Das ist dann sinnvoll, wenn ein MFP-Scanner PDF statt Tiff-Doku- mente anliefert und diese in Einzeldokumente aufgetrennt werden müssen oder zu mehrseitigen Dokumenten zusammengefasst werden müssen. Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen – Beim Ablegen von Dokumenten kann hinterlegt werden, dass bei der Ablage automatisch ein Wiedervorlagetermin angelegt wird. Hier kann z.B. bei der Rechnungsablage gleich ein Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums erzeugt ELOoffice 8.0 werden. „Einfach besser organisiert“ 3/4 Enterprise Content Management I Documentenmanagement I Archiving I Workflow I www.elo.com success build together with ELO >> Neue Funktionen ELOoffice 8.0 DIA Modus – ELOoffice 8.0 verfügt jetzt über einen einfachen DIA Vorführmodus. Ausgewählte Dokumente oder Bilder können damit hintereinander im Vollbild- modus angezeigt werden. Sprachnotizen zu einem Dokument – Zu einem Dokument kann nun leicht eine Sprachnotiz als Datei- anbindung erstellt und hinterlegt werden.