Optimierung der Geschäftsprozesse der Eura Mobil mit Dokumenten Management Lösung

ELO Kundenreferenz Eura Mobil >> Schnelles und transparentes Arbeiten Eine flexible Unternehmenskultur braucht eine flexible Lösung Mit der Einführung von ELOprofessional hat für Eura Mobil eine zentrale Fahrzeugakte realisiert, in der alle Informationen zu einem Fahrzeug auf Mausklick zur Verfügung stehen. Kunden und Partner profitieren dadurch von einem wesentlich schnelleren Service. Mit ELO Workflows wurde die Rechnungseingangs- bearbeitung effektiv und durchgängig gestaltet, was dem Unternehmen vor allem Skonto Kosten spart. Qualitätserfahren, zuverlässig und praxisgerecht ist Eura Mobil rund um die Thematik der Reisemobile. Der Spezialist für Reisemobil- herstellung legt seit über 40 Jahren „Herzblut“ und Erfahrung in die Reisemobilfertigung. Das Unternehmen in Sprendlingen setzt dabei höchste Maßstäbe an Entwicklung und Produktion. Der direkte „Durch ELO bleibt der Informationsfluss Kontakt zum Kunden ist selbstverständlich. Eura Mobil versteht sich in Gang und wird garantiert.“ als Reisemobilhersteller zum Anfassen. Daher wird viel Wert auf eine Bernd Hartmann, IT Manager bei Eura Mobil flexible und persönliche Unternehmensstruktur gelegt. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com Die Lösung ein praktischer Mehrwert >> Service auf einen Blick Shortcuts Zuverlässige und praxisgerechte Software Ein Reisemobil sollte, neben der zuverlässigen Konstruktion, vor allem Land: Deutschland Branche: Reisemobilhersteller praxisgerecht sein. Eura Mobil geht bei der Ausstattung keine Kompromisse ein und sorgt für funktionelle und alltagstaugliche Das Unternehmen Komponenten. Die Ansprüche an die Produktion ziehen sich durchs Eura Mobil ist der Spezialist für die gesamte Unternehmen und dessen Strukturen. Eura Mobil erkannte Reisemobilherstellung und legt seit über daher sehr schnell einen Optimierungsbedarf der Geschäftsprozesse. 40 Jahren Herzblut und Erfahrung in die Reisemobilfertigung. Das Unternehmen Im Laufe der Jahre sind die Archive im Unternehmen stark gewachsen. hat seinen Sitz in Sprendlingen. Das Finden von Dokumenten und Informationen zu bestimmten Kunden oder Service-Aufträgen beanspruchte daher immer mehr Die Herausforderung Zeit. Viele Geschäftsvorgänge durchlaufen bei Eura Mobil Eine elektronische Fahrzeugakte soll unterschiedliche Fachabteilungen. Aufgrund des papiergestützten realisiert werden, darin sollen alle Infos zu einem Reisemobil über den gesamten Arbeitens fehlte oft die Übersicht in Bezug auf den Status der Lebenszyklus erfasst sein. Ein- und jeweiligen Bearbeitung. Einige Geschäftsprozesse beanspruchten Ausgangsrechnungen sollen elektronisch archiviert und deren Freigabeprozess daher sehr viel Zeit. elektronisch gesteuert werden. Eura Mobil beschloss, die Unternehmensprozesse effektiver zu Lösung gestalten und ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzu- Alle Papierbelege zu einem Fahrzeug führen. Nach der Evaluierung mehrerer DMS Hersteller haben sich werden in ELOprofessional eingescannt und dort in einer elektronischen Akte die Verantwortlichen bei Eura Mobil für die Einführung von abgelegt. ELO Workflows steuern den ELOprofessional entschieden. „Trotz der hohen Funktionsvielfalt ist die Freigabeprozess der Eingangsrechnungen. Handhabung von ELOprofessional sehr einfach, dies war für uns eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der Software“, so Bernd Nutzen Hartmann, IT Manager bei Eura Mobil. Informationen zu einem Fahrzeug stehen auf Mausklick zur Verfügung. Dadurch ist der Service erheblich verbessert worden. Durchgängige Freigabeprozesse bei Verkürzung der Suchzeiten Eingansrechnungen sichern Skonto und sparen Geld. Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner hat Eura Mobil im ersten Schritt eine elektronische Fahrzeugakte realisiert, die vor allem das Bearbeiten von externen Anfragen erheblich beschleunigen sollte. Täglich werden Fahrgestelle unterschiedlicher Autohäuser bei Eura Mobil angeliefert, die dann in der Reisemobil-Produktion veredelt werden. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com Innerhalb des Lebenszyklus eines Reisemobils In einer Akte befinden sich unter anderem E- fallen eine Menge Dokumente an. „Täglich Mails von Händlern, Prüfprotokolle oder Fotos, die stapelt sich bei uns gut ein halber Meter neuer bestimmte Sachverhalte dokumentieren. Dokumente. Das sind zum Beispiel Rechnungen und Gutschriften, Fahrzeugpapiere, Garantiebelege, Produktionsunterlagen, Prüfprotokolle oder allgemeine Steigerung des Kundenservices Korrespondenz mit Händlern und Endkunden. Das Hauptsuchkriterium für ein Fahrzeug innerhalb Durch das Ablegen in Ordnern hat es in der der Akte ist die Fahrgestellnummer, dieser werden Vergangenheit immer sehr lange gedauert, bis alle anderen Dokumente untergeordnet, so z.B. Mitarbeiter bestimmte Informationen zu einem TÜV-Bescheinigungen, Garantiebelege und viele Fahrzeug gefunden haben. Allein für die Suche andere. Sysdat hat die Suche noch um externe musste in vielen Fällen mindestens eine halbe Datenquellen erweitert, damit auch Fahrzeug- Stunde mit eingerechnet werden“, erzählt Bernd Zusatzinformationen wie Modelljahr, Herkunft Hartmann rückblickend. Durch die Einführung von u.a. in der richtigen Struktur abgelegt werden. ELOprofessional spart Eura Mobil effektiv Zeit, da die Dies ermöglicht zudem die selektierte Suche langwierige Suche nach den Dokumenten wegfällt. in beide Richtungen. Der Mitarbeiter kann sich beispielsweise lediglich alle Gutschriften zu einem Fahrzeug anzeigen lassen. Umgekehrt ist es ebenso Digital archivieren & wiederfinden möglich, nach allen Fahrzeugen, zum Beispiel eines Als ELO im Frühjahr 2006 produktiv gegangen ist, Baujahres, zu suchen. hat Eura Mobil direkt damit begonnen, alle neu anfallenden Belege der aktuellen Service Prozesse in ELO einzuscannen. Parallel dazu waren zwei Übersicht garantiert Mitarbeiterinnen nur damit beschäftigt, die bereits Durch die zentral verfügbare Fahrzeugakte ist der vorhandenen Dokumente einzuscannen und im Lebenszyklus eines Fahrzeuges jetzt übersichtlich ELO zu verschlagworten. Aufgrund der Masse der dargestellt. Anfragen können direkt nachvollzogen Daten ist dieser Prozess noch im Gange. Dazu Bernd und bearbeitet werden. „Durch die Fahrzeugakte Hartmann: „Jedes Dokument wird manuell in ELO in ELO haben wir unseren Service wesentlich archiviert und verschlagwortet. Da die Dokumente verbessert, die Vorgänge sind dem jeweiligen von ihrer Beschaffenheit her sehr heterogen sind, Projekt zugeordnet und können transparent wäre eine Automatisierung zu aufwendig und würde nachvollzogen werden, das bedeutet eine enorme sich nicht lohnen.“ Arbeitserleichterung für uns alle“, so Bernd Hartmann. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.