Project Audit - Gesundheits-Check up für Ihr Projekt

Project Audit - Gesundheits-Check up für Ihr Projekt Von Peter Jumpertz (Theron Business Consulting GmbH) Was den Leser erwartet Sie lernen im Überblick, wie ein Project Audit angelegt sein muss, um notleidende oder bedrohte Projekte wie in die Spur zu bringen. Der Begriff und die Notwendigkeit werden kurz erläutert, Anzeichen für aufkommende Probleme werden aufgelistet und der typische Ablauf eines Project Audit wird erklärt. Außerdem wird das Thema „Ex- terne Unterstützung“ kurz angerissen. Was ist ein Project Audit? Ein Project Audit ist in etwa vergleichbar mit einer Diagnose eines Facharztes über den Gesundheitszustand eines Patienten, zusammen mit einem ersten Therapieplan. Danach sollte klar sein, wie es mit dem Patienten weitergehen soll. So müssen Sie als Entscheider bzw. Verantwortlicher nach einem Project Audit wissen, wie sie mit einem in die Krise geratenen oder einem bedrohten Projekt weiterverfahren sollten. Wie in der Medizin kann man bei Project Audits unterscheiden zwischen „Vorsorge- untersuchungen“, die man entweder regelmäßig oder bei den ersten Krisensympto- men durchführt, und „Notfallmedizin“, die erst hinzugerufen wird, wenn es schon fünf vor zwölf ist. Beide Fälle sind abzugrenzen von einer oft ebenfalls als „Projekt-Audit“ bezeichneten projektbegleitenden Supervision. Diese zielt stärker auf die Einhaltung von Projektprozessen, um sicher zu stellen, dass die Projektergebnisse revisionskon- form sind. Wir fokussieren uns in diesem Beitrag auf die beiden erstgenannten Fälle, bei denen es um die rechtzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen und Fehlsteue- rungen in einem Projekt sowie um die Identifizierung von Maßnahmen geht, um es „back on track“ zu bringen. Wann sollte ein Project Audit durchgeführt werden? In medizinischen Fragen ist dem Menschen klar, dass eine Vorsorgeuntersuchung besser ist als eine Operation am offenen Herzen. So sollte man mit einem Project Audit auch nicht warten, bis das Projekt an die Wand gefahren ist. Bereits bei der Häufung gewisser Symptome sollte das Projekt kritisch unter die Lupe genommen werden. Folgende Symptome sollten den Projekt-Eigner oder auch den Sponsor aufmerken lassen: - Unklare oder widersprüchliche Aussagen über Projektziel und – davon sauber zu trennen! – Projektauftrag - Absagen von Besprechungsterminen, zu späte oder ausbleibende Rückru- fe auf Anfragen - Häufiges Umplanen der Projektinhalte - Ständiges Verschieben bzw. Nicht-Einhalten von Meilensteinen - Projekt- oder Teilprojektleitung kann inhaltliche oder planerische Fragen nicht oder nur ungenügend beantworten - Auftreten von „Überraschungen“ im Projekt - Neuplanungen des Projektverlaufs unter Inkaufnahme steigender Risiken - Viele „rote Ampeln“ - Zu optimistisches Reporting („gelbe Ampeln“, obwohl alle Beteiligten den Status eher auf „rot“ sehen) - Fehlender objektiver Überblick über die Gesamtsituation - Akzeptanz der Resultate bei wichtigen Stakeholders (Kunden, Nutzer, etc.) ist in Gefahr - Fehlende Transparenz über Ressourcenverbrauch im Projekt (Kosten, In- vestitionen, Projektmitarbeiter) oder deutliche Budgetüberschreitungen - Missstimmungen im Projektteam Wie läuft ein Project Audit ab? Grundlage eines Project Audit ist es, zu erkennen, warum ein Projekt zu scheitern droht. Der folgende Analyserahmen hilft, alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen und die richtigen Fragen zu stellen: PLANUNG realistisch u. ausreichend detailliert Meilen- Re i- steine ss tiv ce our Ak äten n - t n+ GESCHÄFTSLEITUNG ausreichende Unterstützung GESCHÄFTSLEITUNG t io - ausreichende Unterstützung effizient u. ergebnisorientiert ausreichende Einbindung St na ni ausreichende Einbindung ausreichende Einbindung schlagkräftig u. transparent STAKEHOLDERS STAKEHOLDERS ruk STAKEHOLDERS tur di u or mmtion ORGANISATION und Management und Management Roll Ko Ko ka und Begleitung STEUERUNG STEUERUNG und Begleitung ant e n u.