Project Management Office (PMO) - Modeerscheinung oder organisatorische Chance?

Project Management Office (PMO) Modeerscheinung oder organisatorische Chance? Stefan Hagen © startup euregio Management GmbH, Januar 2007 Einleitung Dem professionellen Management von Projekten und Das Konzept des Project Management Office (PMO) ist Programmen wird in vielen Unternehmen noch insbesondere im englischen Sprachraum weit verbreitet. verhältnismäßig geringe Bedeutung beigemessen. Zu Dort gilt es in Expertenkreisen als Schlüsselkonzept zur Unrecht. Innovation, fachübergreifende Problemlösung nachhaltigen und erfolgreichen Implementierung eines und Weiterentwicklung finden nämlich zu einem großen unternehmensweiten Projektmanagements (Enterprise Teil in (erfolgreichen) Projekten statt. Project Management). In vielen Führungsetagen muss ein Umdenken Die Praxis zeigt aber immer wieder, dass vermeintlich stattfinden. Professionelles Projektmanagement fällt neue Management-Methoden (wie es auch das PMO ist) nämlich nicht vom Himmel. Gleichzeitig kann man auch niemals 1:1 und unreflektiert übernommen werden nicht von fachlich hervorragenden MitarbeiterInnen dürfen. In jedem Fall müssen diese Modelle auf die verlangen, dass sie auch hervorragende jeweiligen Strukturen, Kulturen und Besonderheiten einer (Projekt)ManagerInnen sind. Organisation angepasst werden. Erfolgreiches Projektmanagement benötigt qualifizierte Dieser Beitrag hat den Charakter einer „Executive ProjektmanagerInnen, professionelle PM Prozesse und Summary“ zum Thema Project Management Office. Organisationsstrukturen und vor allem auch eine entsprechende Projektmanagement Kultur, die „top Stefan Hagen down“ vorgelebt werden muss. © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 2 Was ist ein PMO? • A project management office (PMO) is an organizational unit to centralize and coordinate the management of projects under its domain. • A PMO can also be referred to as a „program management office“, „project office“, or „program office.“ PMBOK (2004), 3rd edition, S. 17 © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 3 Nutzenpotenziale eines PMO • bessere Projektergebnisse mit weniger Ressourcen und in kürzerer Zeit (signifikante Effektivitäts- und Effizienzsteigerung in Projekten) • Konzentration auf die richtigen und wertschöpfenden Projekte • professionelles Ressourcenmanagement und Multiprojekt-Controlling (informed decisions) • Projektmanagement als Instrument zur direkten Strategieumsetzung • organisationales Lernen, Wissensmanagement, Lessons Learned • individuelles Lernen (unternehmerisches Denken und Handeln, Führungskompetenzen, Teamfähigkeit...) • professionelles Chancen- und Risikomanagement • Vermeidung von Demotivation in der Belegschaft (klare Verantwortlichkeiten, klare Strukturen, Karrierepfad, PM Coaching...) © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 4 Mögliche PMO Visionen The PMO ensures enterprise-wide The PMO ensures enterprise-wide Project Management Excellence. Project Management Excellence. Improving business performance Improving business performance through Management by Projects. through Management by Projects. © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 5 PMO Kernfunktionen steering & controlling functions support functions PM Quality Assurance Multi Project Project Controlling & Portfolio Reporting Management Project Coaching & PM Training Knowledge PM Standards Broker & Development & Information Facilitation Plattform PM Software Support © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 6 PMO Funktionen im Detail PM Quality Assurance Project Portfolio Management • quality check of project charters • portfolio analysis, reporting & facilitation • assurance of minimum standards PM Standards Development & Facilitation • further development of PM process, project Project Coaching & Training processes, checklists, forms, tools etc. • project kick-off‘s • facilitation and scaling of PM standards • reduction of complexity • conflict solving Knowledge Broker & Information Plattform • PM and software trainings • enterprise-wide sharing of best practices and lessons learned • contact point for project managers and team Multi Project Controlling & Reporting members • key performance indicators (KPI) • support and accelerate communication and co- • support resource management ordination on all levels • management reporting PM Software Support • software customizing • service & support © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 7 PMO im Rahmen einer IPPM-Organisation value creation level value driver level • functional managers • process managers / owners • program managers • project managers Executive Management support / administrative level customer needs & expectations PMO core functions / brain pools customer satisfaction business processes programs & projects support processes IPPM = Integrierte Prozess- und Projektmanagement Organisation © startup euregio Management GmbH, 2001 - 2007 © startup euregio Management GmbH, 2001-2007 8 Projektmanagement Professionalisierung Beispiel! Beispiel! Project Management Excellence Erfolgsfaktor PM 5. kontinuierliche Verbesserung professionelles PPM (Project Portfolio Management) professionelles Ressourcenmanagement 4. optimiert zertifizierte ProjektmanagerInnen PM Standard ist akzeptiert / intergriert PM / PPM Software ist implementiert 3. integriert PMO ist implementiert intensive PM Qualifizierung (alle Ebenen) PM Standard 1.0 ist definiert 2. definiert Key Project Managers sind qualifiziert erfahrungsbasiertes, individuelles PM 1.