Ressourcenmanagement im Planungsunternehmen

Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Ressourcenmanagement im Planungsunternehmen Gerade die anhaltend angespannte wirtschaftliche Lage in der Bauwirtschaft erfordert den Einsatz professioneller Managementmethoden, um die Existenz und Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu sichern. In größeren Planungsbetrieben gehört hierzu der effiziente Einsatz der „Human Ressources“. Programme für das Ressourcenmanagement werden heute meist als Insellösung angeboten. Zudem erfordert die übliche „Buttom up“ Methodik einen viel zu hohen Detaillierungsgrad, der in der Praxis nicht erfüllt werden kann. Hier wird am Beispiel der 3pleP Projekt – Suite aufgezeigt, wie mit einem „Top – Down“ Ansatz das Ressourcenmanagement erfolgreich umgesetzt werden kann. In Kombination mit dem Projektcontrolling kann die Methodik zum einheitlichen Instrument für die Unternehmenssteuerung ausgebaut werden. Die Kommunikation mit bestehenden Standard Komponenten wir MS – Project, MS – Office oder Outlook sorgt für Investitionssicherheit und die Integration in die vorhandene IT – Umgebung. Integration von Ressourcenmanagement und Projektcontrolling Der Ressourcenbedarf ergibt sich direkt aus den laufenden und geplanten Projekten. Durch die direkte Integration des Ressourcenmanagement in das Projektcontrolling lässt sich ein doppelter Pflegeaufwand vermeiden. Der lästige und fehlerintensive Abgleich zweier unterschiedlicher Systeme entfällt. Die Projektvolumen und Projekttermine bilden die Grundlage der Ressourcenplanung. Sowohl für die kommerzielle wie auch für die personelle Steuerung der Projekte werden die selben Daten benötigt. Stand Plan Ist Phasen Budgets (HOAI, Pauschal, Kalkuliert) Termine, Ressourcen, Kosten Abschlagsanforderungen Leistung (Leistungsstand, Nachweisleistungen) Teilschlußrechnungen Aufwand (Leistungserfassung) Schlußrechnungen Erfolg (Plan / Ist - Vergleich, Gewinn) Abbildung 1: Grundlagen Projektcontrolling und Ressourcenmanagement Aus Sicht des Management kann der Informationsbedarf in zwei Darstellungen zusammengefasst werden. • Entwicklung des Auftragsbestandes und Erfolg der Projekte • Ressourcenbedarf und Auslastung Diese Darstellungen können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Ein Drill – Down Verfahren ermöglicht, die einzelnen Informationen hinter diesen Managementsichten bis zum einzelnen Buchungsbeleg direkt abzurufen. 3pleP GmbH tel. +49 (0) 761/137 88 0 Baden – Württembergische Bank Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Fax +49 (0) 761/137 88 29 BLZ 680 200 20 Am Predigertor 1, D-79098 Freiburg Email: info@3plep.com Kontonummer 442 28 245 00 Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Abbildung 2: Entwicklung Auftragsbestand / Erfolg der Projekte In der Abbildung 2 kann die Entwicklung des Auftragsbestandes, getrennt nach Eigenanteil und an Subunternehmer weitergereiche Volumina, verfolgt werden. Weiter wird angezeigt, in welcher Periode welches Honorarvolumen erwirtschaftet wurde und welche Aufwände diesem gegenüberstehen. Der Ertrag – bzw. Deckungsbeitrag – aus Projekten wird wiederum nach Eigenanteil und Subunternehmeranteil dargestellt. Die Innerbetriebliche Leistungsverrechung (ILV) stellt den Wert des Leistungsaustausches mit anderen Abteilungen dar. In Summe ergibt sich der erwirtschaftete Erfolg aus den betrachteten Projekten und Abteilungen. Mit einem Mausklick auf die jeweilige Zahl können die zugrunde liegenden Details abgerufen werden. Abbildung 3: Ressourcenbedarf und Auslastung Die Abbildung 3 stellt den zentralen Desktop des Ressourcenmanagement dar. Hier wird direkt auf die Daten des Projektcontrolling zugegriffen. Planungsmethodik TOP – Down - Ansatz Bisher wurde häufig versucht eine unternehmensweite Ressourcenplanung mit den klassischen Werkzeugen des Projektmanagement aufzubauen. Die einzelnen Projekte wurden im Detail durchgeplant und mit Multiprojekttechniken in projektübergreifenden 3pleP GmbH tel. +49 (0) 761/137 88 0 Baden – Württembergische Bank Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Fax +49 (0) 761/137 88 29 BLZ 680 200 20 Am Predigertor 1, D-79098 Freiburg Email: info@3plep.com Kontonummer 442 28 245 00 Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Sichten dargestellt. Vordergründig betrachtet, scheint dieses Modell das Optimum an Integration zu bieten. In der Praxis ist eine solche Planung für größere Unternehmen nicht durchführbar. Der Planungsaufwand ist zu hoch, die Daten stehen nicht aktuell zur Verfügung und die stete Bearbeitung der einzelnen Projektpläne führt zu ständigen Änderungen in den Übersichten, welche in Folge nicht mehr nachvollziehbar sind. Der einzelne Projektleiter greift so ständig in das Managementinformationssystem ein. So empfiehlt sich der Top – Down Ansatz, welcher sich nach folgendem Grundsatz richtet: „Nicht so genau wie möglich, nur so genau wie nötig“ Die hier vorgestellte Methodik unterstützt eine Grobplanung, die nach Bedarf des einzelnen Projektes weiter heruntergebrochen und aktualisiert werden kann. Kalender und Grundlasten Im System stehen beliebige „Unternehmenskalender“ zur Verfügung, welche den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden können. Für den einzelnen Mitarbeiter können Abweichungen eingetragen und damit individuelle Arbeitszeitmodelle aufgebaut werden. Zudem kann für jeden Mitarbeiter eine Grundlast definiert werden. So können Kapazitäten des Mitarbeiters für Unvorhergesehenes und Kleinprojekte reserviert werden. Der Planungsprozess kann auf mittlere und große Projekte eingeschränkt werden. Planung auf Basis Mitarbeitergruppe und Mitarbeiter Für eine erste grobe Planung wird in der Regel nicht auf Basis der Mitarbeiter, sondern auf Basis von Mitarbeitergruppen geplant. Da jeder Mitarbeiter einer Mitarbeitergruppe (Ingenieur, Techniker, Zeichner usw.) zugeordnet ist, sind auch die verfügbaren Kapazitäten in dieser Form bekannt. Aus dieser Planung ergibt sich der Ressourcenbedarf des Projektes, der schrittweise durch eine konkretere Mitarbeiterplanung gedeckt werden kann. Der zentrale Desktop des Ressourcenmanagements zeigt im oberen Bereich den Ressourcenbedarf aller aktiven Projekte, im Mittleren Bereich die Auslastung und Verfügbarkeit der Mitarbeitergruppen und im unteren Bereich die Planung der einzelnen Mitarbeiter. Planungsperioden Die Planung kann in verschiedenen Periodensichten erfolgen. Langfristig kann in der Darstellung von Jahren oder Quartalen eine Mitarbeitergruppe oder ein Mitarbeiter sehr schnell mit einem Gesamtstundenkontingent Projekten zugeordnet werden. Die Eingabe wird stets auf Tagesstunden heruntergebrochen. Bei Bedarf kann in Monats- oder Tagessichten die Planung konkretisiert werden. Sichten auf einzelne Organisationseinheiten und Mitarbeitergruppen Die gesamte Aufbauorganisation des Unternehmens kann in einem Kostenstellenbaum abgebildet werden. Durch verschiedene Filter kann die Planungssicht auf beliebige Organisationseinheiten, Mitarbeitergruppen und Projektarten eingeschränkt werden. So kann zum Beispiel der Bedarf an Ingenieuren in der Niederlassung Frankfurt für Projekte der Verkehrsplanung abgerufen werden. 3pleP GmbH tel. +49 (0) 761/137 88 0 Baden – Württembergische Bank Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Fax +49 (0) 761/137 88 29 BLZ 680 200 20 Am Predigertor 1, D-79098 Freiburg Email: info@3plep.com Kontonummer 442 28 245 00 Prozess-, Projekt- & Portfoliomanagement Skillmanagement Skills sind besondere Qualifikationen und Kenntnisse der Mitarbeiter. Aus einer Skill – Datenbank können den einzelnen Mitarbeitern beliebige Skills zugeordnet werden. Bei der Ressourcenplanung kann die Sicht auf bestimmte Skills und die hierzu verfügbaren Mitarbeiter eingeschränkt werden. So können beispielsweise gezielt der Bedarf an und die Verfügbarkeit von Ingenieuren mit Erfahrung in Bauten des Gesundheitswesens dargestellt werden. Einbindung von MS – Projekt Die Tabellenstruktur von MS – Projekt ist in das Datenmodell der Ressourcenplanung integriert. Direkt auf Datenbankebene können Projekte an MS – Projekt übergeben und dort in einem zentralen Projektpool weiter bearbeitet werden. Aus diesem Projektpool können geänderte Projekttermine wieder in das Ressourcenmanagement übernommen und der Ressourcenbedarf aktualisiert werden. Akquisitionsprojekte Grundsätzlich werden alle aktuellen Projekte in der Ressourcenplanung berücksichtigt. Es können jedoch verschiedene Portfolios von Akquisitionsprojekten zur Planung hinzugezogen werden. So können Simulationen mit verschiedenen Szenarien durchgeführt werden. Die strategische Unternehmensplanung wird bestens unterstützt. Über Prozessmodelle können der Ressourcenbedarf und zeitliche Abläufe für unterschiedliche Projekttypen vordefiniert und mit diesen Vorgaben Planungen mit wenig Aufwand durchgeführt werden. Reporting Durch die Einbindung eines Standard Reportgenerators steht ein flexibles und leistungsfähiges Reporting zur Verfügung. Dies kann weiter auf die Individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeiter angepasst werden. Alle Auswahlkriterien können in einem Reportbaum gespeichert und so als Auswertung schnell und einfach wieder abgerufen werden. In Kombination mit dem Projektcontrolling stehen auch die benötigten Plan / Ist – Vergleiche zur Verfügung. Weiter kann jede Tabelle direkt nach MS – EXCEL übergeben werden. So kann ein vollkommen individuelles Berichtswesen aufgebaut werden. Implementierung Branchenmodul Bauplanung Die Implementierung kann für die Kernfunktionen sehr schnell erfolgen.