Kommunikation: Mit empfängerorientierten Präsentationen überzeugen

PEPper Newsletter zur effektiven Nutzung der Personalressourcen ZIELGERICHTETE KOMMUNIKATION IN PROJEKTEN WIRD IMMER WICHTIGER In Unternehmen und Projekten gesetzt. Unter wachsendem nungsbogen durch die gesamte findet Kommunikation heute Zeitdruck müssen Informatio- Präsentation. Die Textelemente fast ausschließlich über Präsen-nen bewertet und Entscheidun- zeichnen sich durch eine präg- tationen statt. Daher werden gen getroffen werden. nante und fehlerfreie Sprache überzeugende Präsentationen Unstrukturierte und überladene aus. Sie werden unterstützt immer wichtiger. Präsentationen überfordern den durch überzeugende und Empfänger, der sich mühsam schlanke Schaubilder. Sie sollen informieren, beraten zur Kernaussage des Autors oder verkaufen und sie sind hindurcharbeiten muss. Daher möchten wir Ihnen heute immer auch eine Visitenkarte eine Methode vorstellen, mit des eigenen Projektes bzw. der Eine pyramidale Präsentation der man zielgerichtete Präsen- eigenen Person. ist dagegen optimal an die Auf- tationen erstellen kann, die auf nahmefähigkeit des Empfän- den Punkt kommen und beim Im heutigen Geschäftsleben gers angepasst. Sie verfügt Empfänger im Gedächtnis blei- arten Präsentationen häufig zu über eine logische Struktur, die ben. Folienschlachten aus, die größ- sich auf Kernaussagen konzent- tenteils am Empfänger vorbei- riert. Die Storyline ist auf den Ihr Team von Dr. Scherf Schütt gehen. Entscheider sind einer Empfänger ausgerichtet und & Zander enormen Informationsflut aus- führt in einem straffen Span- AUF DEN PUNKT GEBRACHT - MIT EMPFÄNGERORIENTIERTEN PRÄSENTATIONEN ÜBERZEU- GEN Tag für Tag werden Tausende ten zusammengetragen, die er ins Bild, dann entsteht schnell von Präsentationen auf Tagun- dem Kunden oder Kollegen kei- der Eindruck, dass eher grafi- gen oder in Meetings gehalten: neswegs vorenthalten möchte. sche Möglichkeiten als Inhalte Geschäftsführer stellen neue präsentiert werden. Strategien vor, Verkäufer prä- Der Zuhörer ist jedoch in den sentieren ihre Produkte, Pro- meisten Fällen dazu gezwun- W ie k ön n e n w ir da s M e diu m jektmitarbeiter tragen Status- gen, diese Fakten im Kopf Pr ä se n t a t ion in t e llige n t e in - berichte vor usw. Präsentatio- selbst zu ordnen, zu bewerten setzen? nen können der bloßen Infor- und auszusortieren, wenn für mation dienen, fungieren aber ihn nur einzelne Informationen Bereits an einem einzigen Se- häufig auch als Entscheidungs- relevant sind oder er den Ge- minartag lassen sich die Grund- grundlage oder Überzeugungs- samtzusammenhang erfassen züge des schlanken, empfän- instrument. möchte. Die organisch gewach- gerorientierten Präsentierens sene Präsentation ist nicht auf erlernen, damit zukünftig nicht Folie n sch la ch t a m Em pfä n - sein Informationsbedürfnis zu- die Softwareoptionen die Aus- ger vorbei geschnitten, sondern hinter- richtung (und letztendlich die lässt ihn mit dem vagen Ge- Qualität!) einer Präsentation Das Präsentieren ist im moder- fühl, zwar sehr viel gehört und vorgeben, sondern der Autor nen Geschäftsleben zum Auto- gesehen zu haben, aber doch der Präsentation mit einer effi- matismus geworden. Jede noch nicht so recht zu wissen, was zienten Methodik seine Inhalte so banale Information wird der Autor eigentlich aussagen strukturiert, auf den Empfänger "verchartet" und schnell sam- wollte. ausrichtet und letztendlich meln sich die einzelnen Charts nicht mehr Folien produziert als zu regelrechten Folienschlach- Sind die Folien dann noch mit für seine Argumentation tat- ten an. Jeder will den Vorred- schwer erfassbaren Texten sächlich nötig sind. ner übertreffen und produziert oder Diagrammen überladen, noch mehr und noch buntere strotzen sie vor Farbverläufen 1 : Zie l de r Pr ä se n t a t ion Schaubilder. Die Präsentation und Schattierungen durch die festlegen wächst aus dem Mitteilungsbe- ganze Farbpalette hindurch und dürfnis des Präsentationsautors schwirren die einzelnen Folien Im ersten Schritt wird das Ziel heraus. Er hat eine Menge Fak- mit verschiedensten Effekten der Präsentation definiert: Wel- 1 www.ssz-beratung.de Ausgabe 03/2011 PEPper Newsletter zur effektiven Nutzung der Personalressourcen che Botschaft soll an welchen Empfängerkreis in welchem Umfang vermittelt werden? Diese Analyse vor dem Erstel- len der Präsentation ist wichtig, um sich selbst darüber klarzu- werden, welchen Zweck die Präsentation erfüllen soll. Was ist der Nutzen für den Empfän- ger? Geht es darum zu infor- mieren oder müssen die Zuhö- rer von etwas überzeugt wer- den? Was wissen die Empfän- ger schon zum Thema? Und bereits zu diesem Zeitpunkt sollte die wichtige Frage beant- wortet werden, ob eine Präsen- tation überhaupt der richtige Weg ist, um das eigene Ziel zu Abb. 1: Eine logische Struktur teilt komplexe Informationen in erreichen, oder ob etwa an die- kleinere, leichter verdauliche Einheiten auf ser Stelle des Projektes ein Workshop oder Einzelgespräche nungsarbeit in seinem Gehirn schiedlichen Funktionsbereiche sinnvoller sind. zu leisten, konzentriert er sich des Gehirns zusammen zu akti- nun ganz auf die Inhalte der vieren, erhöht sich die Gesamt- 2 . Ke r n a u ssa ge n h e r a u sa r - Präsentation. kapazität des Gedächtnisses be it e n u n d logisch st r u k t u - des Empfängers. Er kann die rieren 3 . M it de r Pr ä se n t a t ion e in e Informationen besser aufneh- Geschichte erzählen men, verstehen und behalten. Steht die Botschaft der Präsen- tation fest, arbeitet der Autor Neben einer klaren Struktur 4 . Pr ä gn a n t e Te x t e le m e n t e die wichtigsten Kernaussagen hilft es dem Empfänger bei der formulieren heraus, die seine Argumentati- Informationsaufnahme auch, on stützen. Hierbei helfen immer wieder einen Blick auf Die Präsentation ist nicht das Strukturierungsansätze wie den Gesamtzusammenhang zu Medium für lange Texte, die ein beispielsweise das Pyramidale werfen. Die Präsentation sollte Thema in epischer Breite be- Prinzip nach Barbara Minto, das "eine Geschichte erzählen", die schreiben. Informationen müs- Aussagen nach einer klaren den Empfänger in einem Span- sen prägnant auf den Punkt Logik ordnet (siehe Abb. 1). nungsbogen durch die Folien gebracht werden, denn der führt. Empfänger kann nicht einen Mit simplen Analysewerkzeugen längeren Text mit ausformulier- kann der Autor selbst überprü- Aus dieser übergeordneten Per- ten Haupt- und Nebensätzen fen, ob seine Struktur vollstän- spektive verzweigt sich die aufnehmen und gleichzeitig dig, überschneidungsfrei und in Struktur in tiefere Detailebe- verstehen, was der Präsentie- sich konsistent ist. nen, um dann wieder nach rende dazu sagt. Die Präsenta- oben zu den Kernaussagen zu- tion soll das gesprochene Wort Durch die klare Struktur ist ei- rückzukehren und erneut den durch die Möglichkeiten der nerseits der Autor gezwungen, Gesamtzusammenhang zu be- Visualisierung unterstützen, sich auf die wesentlichen Punk- trachten. Durch diesen Wechsel muss aber gleichzeitig ein te zu konzentrieren. Anderer- werden linke und rechte Ge- selbsterklärendes Dokument seits wird für den Empfänger hirnhälfte aktiviert: einerseits sein, das gegebenenfalls auch die Aufnahme und das Ver- werden Details in der linken ohne die "Tonspur" verständlich ständnis der Präsentation einfa- rational-analytischen Gehirn- ist, wenn sie später zum Bei- cher. Er muss nicht länger hälfte linear abgearbeitet, an- spiel im Unternehmen zirku- selbst nach der inneren Logik dererseits bleibt der ganzheitli- liert. der Präsentation suchen, son- che Überblick, den die intuitive, dern kann die Informationen kreative rechte Gehirnhälfte Aufgabe des Autors ist es, sei- leicht in die vorgegebene sucht, gewahrt. Wenn es auf ne Inhalte so aufzubereiten, Struktur einordnen. Statt Ord- diese Weise gelingt, die unter- dass die Kernaussage jeder 2 www.ssz-beratung.de Ausgabe 03/2011 PEPper Newsletter zur effektiven Nutzung der Personalressourcen Abb. 2: Textfolien sind besser verständlich, wenn die Aussage durch visuelle Elemente unterstützt einzelnen Folie aus der Über- zur Verfügung, mit denen er inhaltlich begründet und nicht schrift klar erkennbar ist und seine Aussagen visualisieren um ihrer selbst willen genutzt dass erklärende Textelemente kann: Diagramme, Tabellen, werden. leicht aufzunehmen sind (siehe Organigramme, Grafiken, Kon- Abb. 2).