Das Projektportal – Transparenz in alle Richtungen

USU-Fachbeitrag Das Projektportal – Transparenz in alle Richtungen Komplexe Anforderungen sollen umgesetzt, unvorhergesehene Probleme gemeistert und das Projektteam koordiniert werden. Die Aufgaben eines Projektleiters sind herausfordernd. Dabei fordert diesen eine Sache besonders: das Projekt-Tagesgeschäft. Viele Tätigkeiten der Organisation und Kommunikation sind zeitraubend, aber wenig zielführend. Ständige Telefonate zur Abstimmung, Antworten auf Kundenanfragen via E-Mail, Informationen, die in einem Dschungel von Dokumenten in verschiedenen Ablagen gesucht werden müssen. Die Situation ist mit einem Bankschalter vergleichbar: Ohne Geldautomaten, die erst Anfang der 80er Jahre flächendeckend verfügbar wurden, verlor man viel Zeit am Bankschalter. Nach Einfüh- rung profitierten vor allem die Kunden, die nicht nur schneller zu ihrem Geld kamen, sondern auch an fast allen Orten und zu beliebigen Uhrzeiten. Wie kann man also wichtige Projektinformationen zentral verfügbar machen? Ein Lösungsansatz ist das Projektportal, das die zentrale Ablage von Informationen ermöglicht. So können Dokumen- te, Protokolle, aber auch Informationen aus Drittsystemen wie z.B. aus einem Ticket-System oder Versionsverwaltungssystem integriert werden. Durch einen bedarfsorientierten, rollenbasierten Zugriff lassen sich auch „interne“ Diskussionen über diese Plattform abzuwickeln. Gleichzeitig ermöglicht die Plattform allen Projektbeteiligten – Kunden, Mitarbeitern, Projektleitern – sich zu informieren, Dokumente abzulegen, gemeinsam Informationen zu erarbeiten und so einen wert- vollen Wissensspeicher zu erarbeiten. Ein Projektportal erlaubt es, relevante und aktuelle Doku- mente schneller zu finden und so Anrufe und Meetings zu reduzieren. Ein Projektportal schafft auch für den Kunden Transparenz: er kann sich ein eigenes Bild über den aktuellen Stand der Entwicklung zu machen. Welche Tickets werden bearbeitet, welche sind bereits gelöst? Im Projektportal stehen immer die aktuellsten Informationen. So auch der Projekt- plan oder der Bericht vom letzten Projektleitungsausschuss. Das Suchen in E-Mails wird überflüs- sig, da Informationen schneller gefunden werden können. Der Kunde erhält einen klar definierten Informationskanal. Er fühlt sich besser aufgehoben und ist in der Lage, sich selbst zu informieren. Anbieter entsprechender Software gibt es genügend – was kann also noch schief gehen? Eine Menge. Um ein Projektportal einzuführen reicht es nicht aus, nur die Software zu installieren. Diese ist nur ein Werkzeug, ein Mittel zum Zweck. Natürlich muss diese die benötigten Funktio- nen in guter Qualität liefern – dazu gehört z.B. die Ablage von Dokumenten, Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, die den Aufbau einer Gemeinschaft ermöglichen, und nicht zuletzt eine intelli- gente und fehlertolerante Suche, die Zusammenhänge erkennt und Informationen bedarfsgerecht und berechtigungskonform bereitstellt. Seite 1 von 3 Whitepaper Projektportal Das Projektportal als zentrale Informations- quelle und Werkzeug zur Zusammenarbeit Kunde, Projektmitarbeiter, Projektleiter, Vorgesetzte, … Zusammen- Übergreifende arbeit Projektportal Suche Meldungs- Dokumentation Listen Projektplan System USU The Knowledge Business Company Zwei weitere Themenschwerpunkte dürfen aber nicht übersehen werden: Die Prozesse, die im Portal abgebildet werden, und die Menschen, die damit arbeiten. Welche Informationen sollen wie zur Verfügung gestellt werden? Woher kommen diese Informationen, und wie können diese an- gezeigt werden? Die wichtigste Komponente ist aber der Mitarbeiter selbst. Welche Kultur hat das Unternehmen? Kann ein Wiki funktionieren, also ein Dokument, in dem Mitarbeiter und Chefs gemeinsam Inhalte erarbeiten? Gilt die Devise „Wissen ist ohne Hierarchie“? Hilft das Projektpor- tal, die Menschen näher aneinander zu bringen? Nur dann wird es erfolgreich! Das bedeutet, dass sich bestehende Prozesse ändern werden. Ein Beispiel: Nur wenn alle Pro- jektbeteiligten strikt darauf achten, Dokumente nur im Portal zu pflegen, dann wird sich diese Arbeitsweise durchsetzen. Dokumente dürfen nicht mehr per E-Mail versendet werden oder auf Laufwerken abgelegt werden. Wichtig ist dabei auch die Einführungsstrategie: Zu früh gestartet bedeutet für den Mitarbeiter, dass er ein weitgehend leeres System vorfindet und enttäuscht wird. Erfolgreiches Wissensmanagement ruht auf den Säulen Mensch, Prozess und Technik. Das bes- tätigt sich auch für die Etablierung eines Projektportals. Denn das neue Werkzeug erfordert ein Umdenken. Projektleiter müssen einen Teil ihrer Informationshoheit abgeben, Kunden müssen sich auf das Portal als neue Informationsquelle einstellen. Allerdings ist dies nur eine Frage der Zeit – es gibt auch nur noch wenige, die ihr Geld am Bankschalter abholen: Ein Geldautomat ist einfach praktischer. Autor: Andreas Firnau, USU AG Seite 2 von 3 Whitepaper Projektportal Seite 3 von 3