Erfolgreiche Projektorganisation durch effiziente Planung in allen Projektphasen

Mindjet White Paper zum Thema: Wie Business Maps zu mehr Transparenz, einheitlicher Kommunikation und zur Verkürzung von Projektlaufzeiten beitragen ___________________________________________________________________________ Erfolgreiche Projektorganisation durch effiziente Planung in allen Projektphasen Wie Business Maps zu mehr Transparenz, einheitlicher Kommunikation und zur Verkürzung von Projektlaufzeiten beitragen White Paper Mai 2002 1 Mindjet White Paper zum Thema: Wie Business Maps zu mehr Transparenz, einheitlicher Kommunikation und zur Verkürzung von Projektlaufzeiten beitragen ___________________________________________________________________________ Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 1.1 Projekte beginnen mit Ideen......................................................................... 3 1.2 Die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt................................................ 4 2. Softwarelösung........................... 2.1 Entstehung der Business Mapping Software................................................ 4 2.2 Was sind Business Maps? .....................………………………………….. 5 2.3 Wer nutzt Business Maps?........................................................................... 5 2.4 Wo liegt der Vorteil ?................................................................................... 5 2.5 Marktführer für Mapping Software.............................................................. 5 2.6 Vorteile der Softwarelösung?....................................................................... 6 3. Anwendungsbereiche 3.1 Grenzen der traditionellen Planungswerkzeuge........................................... 6 3.2 Erfassung der Teaminformationen in Echtzeit............................................. 6 3.3 Überblick über Schlüsselinformationen behalten......................................... 7 3.4 Zeit ist knapp: Effektive Kommunikation.................................................... 9 3.5 Aufbau einer grafischen Arbeitsoberfläche.................................................. 9 3.6 Informationsfilter für klare Übersicht........................................................... 11 3.7 Gesamt- und Detailübersicht – Wer braucht was?........................................ 12 3.8 Projektaktualisierung in Echtzeit.................................................................. 13 3.9 Integration mit bereits vorhandenen Applikationen..................................... 14 3.10 Projektabschluß............................................................................................. 16 4. Zusammenfassung Mehr Erfolg für Projekte und Anwender................................................................ 17 5. Kontaktinformation....................................................................................................... 18 2 Mindjet White Paper zum Thema: Wie Business Maps zu mehr Transparenz, einheitlicher Kommunikation und zur Verkürzung von Projektlaufzeiten beitragen ___________________________________________________________________________ 1. Einleitung Auf der ProjectWorld-Konferenz 2001 in Toronto, Canada befragte man 200 Projektleiter hinsichtlich ihrer größten Herausforderung im Rahmen der Projektorganisation. Mehr als die Hälfte gab als Antwort „mangelnde Übersicht über den Projektumfang“ an. Anerkannte Organisationen wie z.B. die Packard und Hearth Kommissionen, das „Government Accounting Office (GAO), die „Standish Group“ sowie „AMR Research“ sehen besonders die Planung in der Startphase von Projekten als Basis für erfolgreiche Projekte an. Dennoch neigen viele Projektteams dazu, zu schnell von der Projektdefinition zur Implementierung zu schreiten. Zu häufig werden Projekte mit der sofortigen Verteilung von Aufgaben sowie Terminplanung angegangen, statt Alternativen für die Projektstruktur, Zielerreichung und Erfolgsmessung abzuwägen. 1.1 Projekte beginnen mit Ideen Es besteht kein Zweifel: Je klarer die Zielvorstellungen, umso größer die Voraussetzung für Chancen, sie zu erreichen. Architekten beginnen beim Hausbau nicht mit der erfolgreiche Einteilung der Teams oder dem Fertigentwurf, sondern klären zunächst die Projekte : Klare Gestaltungswünsche ihrer Kunden ab. Beim Skizzenentwurf müssen weitere Zielvorstellungen Einflussfaktoren wie z.B. die Umgebung des Hauses berücksichtigt werden. Mit jeder neuen Information wird der Skizzenentwurf entsprechend angepasst und abgerundet. Erst wenn ein vollständiges Bild entstanden ist, wie das Haus aussehen soll und welche Faktoren beim Bau beachtet werden müssen, werden Fertigentwürfe erstellt, die, vergleichbar mit Gantt-Tabellen, Tabellenkalkulationen oder Anwendungstechniken im Rahmen des Projektmanagements, zum Ziel führen. Warum nun werden Projekte in vielen Fällen ohne klare Zieldefinition angegangen? Zunächst ist da der Imperativ des Internetzeitalters, Projekte mit schnellstmöglicher Geschwindigkeit durchzuführen. Ein weiterer Grund ist wohl, dass die große Mehrheit der Projektverantwortlichen nie gezielt in der Projektplanungs-Methodik geschult wurde und sich daher der Notwendigkeit der eingehenden Projektplanung nicht bewusst ist. Eine weitere plausible Ursache mögen auch die derzeit zur Verfügung stehenden Projektplanungswerkzeuge sein. AMR Research unterstreicht die Notwendigkeit einer ausgiebigen Projektplanung bei gleichzeitiger Festsetzung der Prioritäten sowie der Instrumente für die Erfolgsmessung. Als einen möglichen Grund für die häufig mangelhafte Planung gibt AMR Research an, dass der Schwerpunkt von gegenwärtiger Projektmanagement-Software auf der Durchführung, nicht jedoch im Planungsbereich liege.1 1 Quelle: The AMR Research Alert on Active Project Management: Stop Doing the Wrong Things Well, October 11, 2001. 3 Mindjet White Paper zum Thema: Wie Business Maps zu mehr Transparenz, einheitlicher Kommunikation und zur Verkürzung von Projektlaufzeiten beitragen ___________________________________________________________________________ 1.2 Die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt Die meisten Projektmanagement-Anwendungen erfassen und stellen Einheitliche Informationen in linearer Form oder Gantt-Tabellen dar, die besonders für Wissensbasis, Projektaufgaben wie Terminplanung oder Budgetierung geeignet sind. effektive Kommuni- Zeitpläne und Aufgabenzuordnung sind im Rahmen eines guten kation und Projektmanagements zwar unerlässlich, der Erfolg der Projektkonzeption klare Übersicht hängt erfahrungsgemäß jedoch schon bei Projektbeginn auch von der umfassenden strategischen und kreativen Vorgehensweise des Projektleiters ab. Ist das Projekt erst in vollem Gange, hängt der weitere Erfolg nicht nur von der Einhaltung des Zeit- und Budgetrahmens ab. Projektteams müssen vielmehr darauf achten, eine einheitliche Kommunikation zwischen den Interessensgruppen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Während des gesamten Projektverlaufs müssen sie klar und präzise kommunizieren können, um eine ausgewogene Übersicht sowohl über das Gesamtbild („Big Picture“) als auch über die Projektdetails zu behalten. Diese Elemente des Projektmanagements können am besten mit Werkzeugen durchgeführt werden, deren Informationserfassung und –darstellung dem menschlichen Denken gleicht. 2. Softwarelösung Es ist wissenschaftlich belegt, dass Informationen besser aufgenommen und Das Gehirn hat verarbeitet werden können, wenn sie visuell dargestellt und somit „beide eine „analytische“ Gehirnhälften“ angesprochen werden. Sowohl anatomisch als auch funktionell und eine „kreative“ ist unser Gehirn in zwei Hälften geteilt: Die linke Hälfte steht für lineare, Seite logische und analytische Vorgänge, die durch Sprache, Abläufe, Reihenfolgen, Auflistungen und Hierarchien repräsentiert werden. Die rechte Hälfte stellt unsere „kreative“ Seite dar, unsere Intuition und Vorstellungsgabe, ausgedrückt durch Farben, Bilder, Rhythmus und assoziatives Denken. 2.1 Entstehung der Business Mapping Software Business Mapping als Software-Kategorie verstärkt das Zusammenspiel beider Gehirnhälften deutlich. Das „Kernstück“ ist eine intuitive grafische Arbeitsoberfläche, die eine Vielzahl von grafischen Elementen (Symbolen, Farben, Kodes und Pfeilverbindungen) beinhaltet. Der Mapping-Ansatz wurde ursprünglich in den siebziger Jahren durch den Ursprünglich englischen Forscher und Psychologen Tony Buzan entwickelt. Da das Papier-und- Erzeugen von Maps mit Papier und Bleistift im Geschäftsumfeld jedoch nur Bleistift-Methode bedingt praktikabel ist, hat Mindjet diese Methodik auf den PC portiert und entscheidend weiterentwickelt. Michael Jetter, Mitbegründer von Mindjet und Leiter der strategischen Produktentwicklung ist es zu verdanken, dass die Mind Mapping Methode in den frühen neunziger Jahren als Software- Anwendung entwickelt wurde.