GLOBALES PROJEKTMANAGEMENT

Anwenderbericht GLOBALES PROJEKTMANAGEMENT-FRAMEWORK KUNDE: ERMÖGLICHT ZURICH FINANCIAL SERVICES-GRUPPE Zurich Financial Services-Gruppe ERFOLGREICHE PROJEKTERFÜLLUNG Über Zurich: BRANCHE: Der Name „Zurich“ ist auf der ganzen Welt bekannt. Das Unternehmen betreut mit seinen über 60.000 Finanzdienstleistungen Mitarbeitern Kunden in mehr als 170 Ländern beim Risikomanagement. Langfristig arbeitet Zurich an der Entstehung einer einheitlichen Firmenidentität. Maßgeblich bei diesem Übergangsprozess sind Projekte, an denen Teams aus allen Unternehmensebenen arbeiten. Über 400 Projekte laufen heute in der Gruppe oder REGION: werden derzeit geplant. Weltweit Das Problem Um das Management seiner Projektportfolios zu vereinfachen, führte Zurich 2006 Planview Enterprise® ein. Anfangs wurde die Lösung nur in der IT-Abteilung genutzt, später wurde sie dann im ganzen Unternehmen SETZT PLANVIEW ENTERPRISE EIN: übernommen. Die Konfigurationen für IT und Unternehmen in Planview waren aber nicht identisch. Dazu Trevor zum Aufbau einer weltweiten Matthews, Leiter von Projektmethodik und Weiterbildung bei Zurich: „Wir haben einfach die Möglichkeit Projektmanagementstruktur, die genutzt, Informationen zusammenzutragen und aus Gruppenperspektive zu betrachten. Zu diesem Zeitpunkt definiert wie alle Projekte gesteuert hatten wir noch kein weltweites Projektmanagement-Framework, um unsere Projekte zu koordinieren. Das Problem bestand darin, die Berichterstellung für IT- und Unternehmensprojekte zu bündeln. In einem ersten werden und konsolidierte Berichte für Schritt haben wir erkannt, dass wir eine gemeinsame Richtung brauchten und dass das ganze Unternehmen IT und Geschäftsprojekte liefert. von einem weltweit einheitlichen Ansatz profitieren würde.“ Die Lösung: Nachdem Zurich sämtliche Vorgehensweisen beim Projektmanagement untersucht und evaluiert hatte, konnte das Unternehmen auf Grundlage der Lösung von Planview ein globales Projektmanagement-Framework einrichten. Dieses zeichnet sich durch vier Hauptbestandteile aus: 1.  in gruppenweites Projektmanagement-Framework, das Zurich mithilfe praxiserprobte Vorgehensweisen E beim Management seiner Projekte unterstützt. ZITAT: 2.  ine zentrale Plattform für das Management von Projektportfolios, die Informationen zu Projekten und E „Planview Enterprise etabliert Projekt Programmen aus aller Welt liefert. Management auf einem neuen Niveau 3.  ine Community of Practice mit einem globalen Schulungsangebot zur Steigerung von Kompetenz und E und mit der richtigen Einbindung Zuverlässigkeit. und Unterstützung im Unternehmen 4.  ine standardisierte Berichterstellung zur Erfassung und Zusammenfassung von Informationen aus E wird das Ergebnis eine verbesserte sämtlichen Berichten und Programmen zu einem streng definierten Standardsatz an Berichten. Projektauslieferung sein.“ „Alle diese Punkte waren Hauptziele und spielten für unser Vorankommen und unsere Weiterentwicklung eine große Rolle “, so Trevor Matthews. „Wir haben uns Prioritäten gesetzt und konnten so kontinuierliche Trevor Matthews, Verbesserungen erzielen.“ Head of Project Methodology & Education Zurich In der Praxis bedeutete dies, dass jedes Projekt von Zurich in Planview Enterprise jetzt mit einem einzelnen Eintrag und zusammen mit seinen Kennzahlen abgebildet wurde. Weltweite Richtlinien Bei der Verfolgung eines globalen Ansatzes hat Zurich Richtlinien formuliert. Diese regeln klar, wie Projekte mit Planview einzurichten und zu verwalten sind. „Die Richtlinien wurden auf unser Projektmanagement-Framework abgestimmt“, berichtet Matthews. „Unserer Meinung nach müssen Richtlinien klar formuliert werden, damit jeder versteht, wie ein Projekt einzurichten und abzuwickeln ist. Gerade für unsere Projektmanager ist dies unabdingbar, und sie können so viel effizienter arbeiten.“ Für seine Geschäfts- und IT-Projekte nutzt Zurich ein standardmäßiges Projektmanagement-Framework. Dieses fängt beim grundlegenden Konzept an und durchläuft alle Phasen bis hin zu Umsetzung und Nutzenüberprüfung. „Es hat etwas gedauert, bis wir die IT- und die Geschäftskomponenten zu einem gruppenweiten Framework zusammenbringen konnten. Einerseits mussten wir pragmatisch vorgehen, andererseits musste der Projektmanagement-Lebenszyklus die Komplexität der Projekte berücksichtigen. Und dabei spielten auch Systementwicklung und die Beiträge von Dritten eine Rolle. Es waren mehrere Parteien involviert, und wir haben versucht, dies auf ein einfaches Modell zu übertragen, nach dem wir dann vorgehen konnten“, so Matthews. Zuverlässige Projekterfüllung Im Rahmen einer besseren Projekterfüllung erkannte Zurich auch wie wichtig es ist, dass Projekte richtig angefangen und in ihrem Ablauf genau verfolgt werden, um sicherzustellen, dass Probleme möglichst bald nach ihrem Auftreten gelöst werden können. Analyse und Entscheidungen erfordern viel Zeit. „Anhand einfacher Kennzahlen und eines Mechanismus stellen wir fest, ob ein Projekt plangemäß läuft oder ob es Probleme gibt. Je früher man einschreiten kann und ein Projekt wieder auf den richtigen Kurs bringt, desto geringer ist der dafür erforderliche Aufwand. Das ist quasi mit einem Fieberthermometer für Projekte vergleichbar“, meint Matthews. Funktions-Roadmap und Änderungsgremium „Wir folgen einer Funktions-Roadmap, die von einem Änderungsgremium gesteuert wird. In diesem sitzen Mitglieder aus den einzelnen Bereichen unseres Unternehmens. So können wir im Zusammenhang mit den bei Zurich genutzten Funktionen von Planview auf globaler Ebene Vereinbarungen treffen. Die Roadmap hilft uns unter Beachtung von Prioritäten und dem Entwicklungsstand des Projektmanagements vorauszuplanen. Am Anfang beispielsweise haben wir Projekte in Planview nur grundlegend verfolgt und Berichte dazu erstellt. Inzwischen wenden wir die strategische Planung auch im Portfoliomanagement an. Die Funktionen von Planview sind genau auf unser Projektmanagement-Framework abgestimmt, und dieses entwickelt sich zunehmend weiter.“ Zusammenfassung Trevor Matthews hat die Erfahrung gemacht, dass die bloße Auswahl eines Programms für das Projektportfoliomanagement nicht ausreicht. „Es kommt auf das Programm an, und zudem muss sichergestellt werden, dass es zum Unternehmen passt. Erforderlich auf dem Weg zum Erfolg sind auch die richtigen Prozesse, Vorgehensweisen, Schulungen und das Engagement des ganzen Unternehmens. All dies zusammen führt zum Erfolg. Ferner ist es wichtig, die Dinge nicht zu kompliziert zu gestalten. Einfache Prinzipien und Konsistenz sind entscheidend. Das klingt zwar einfach, kann sich aber als schwierig herausstellen. Durch eine unternehmensgerechte Einbindung und geeigneten Support unterstützt Sie Planview Enterprise, Ihr Projektmanagement auf ein höheres Niveau zu bringen und Ihre Projekte erfolgreicher durchzuführen.“ Seit über 20 Jahren ist Planview im Bereich Portfolio-Management tätig und unterstützt seine Kunden darin, die Koordination von Mitarbeitern und Ressourcen im Hinblick auf bessere Unternehmensentscheidungen zu optimieren.