IT-gestütztes betriebliches Vorschlagswesen: Praktisches Ideenmanagement

BUSINESS EXCELLENCE IT-gestütztes betriebliches Vorschlagswesen prozess (KVP) und Innovationsma- nagement (Ausbaustufe 2 und 3). Praktisches Für die Pilotstellung wurde eine IT-Architektur ausgewählt, die folgende Standard-Microsoft-Ser- Ideenmanagement ver-Systeme kombiniert (Grafik 1): ■ Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) als Content- Management-System mit rollen- Von Torsten Krämer und Marc Lappe und prozessgesteuerten InfoPath- Formularen (wurde bereits als Dokumentenmanagement- und Mit betrieblichen Verbesserungsvorschlägen (VV) tern in 20 Ländern hat für sein Kollaborationslösung in einzel- BVW eine durchgängige, skalier- nen Unternehmensbereichen ver- erzielen Unternehmen pro Jahr Einsparungen in bare Tool-Lösung gesucht. Dabei wendet). zweistelliger Millionenhöhe. Das stellt ein enormes geht es pro Jahr um ca. 400’000 ■ Microsoft Office Performance- Potenzial zur Steigerung von Effizienz und Wirt- Ideen. Zunächst wurde eine Eva- Point 2007 (PPS) für das Control- schaftlichkeit dar, nicht nur in wirtschaftlich luierung gestartet, bei der Kern- ling. anforderungen an eine IT-Unter- ■ Microsoft SQL Server 2005 schwierigen Zeiten. stützung besonders für die Ideen- (MSS) als Datenbank für alle Sys- sammlung und -entwicklung de- teme (ein SQL-Server-Cluster war Z iel des Betrieblichen Vor- tungs- und Auswahlprozess. Im finiert wurden: als zentrale Datenbank-Plattform schlagswesens (BVW) ist das Vordergrund steht hierbei die ■ Bündelung und Zentralisierung bereits vorhanden). Generieren von nutzenstif- Strukturiertheit der Evaluierung. des Ideenpotenzials aller Mitar- ■ Microsoft Office Project Server tenden Ideen und Verbesserungs- ■ Projektierung: Die durch die beiter (über alle Funktionsberei- 2007 (MOPS) für das Projektma- vorschlägen im Unternehmen. Evaluierung ausgewählten Ideen che, Hierarchieebenen und Stand- nagement (bereits in der IT im Grundsätzlich läuft das BVW da- werden in Form von Projekten orte hinweg). Einsatz). bei nach folgendem Prozess ab: umgesetzt. Im Vordergrund steht ■ Umsetzbarkeit eines Rechte- Der Lösungsansatz bildet den hierbei die zielgerichtete Umset- und Rollenkonzepts (Single-Sign- BVW-Prozess wie folgt ab: Der generische BVW-Prozess zung. On, nutzer- und hierarchieabhän- ■ Ideensammlung: Mitarbeiter ■ Rückkopplung: Aufgebaute gige Sichten und Berechtigungen) Ideensammlung erhalten über Hierarchie- und Be- Fachexpertise in laufenden Pro- ■ Prozessautomatisierung und Für den kreativen Prozess des reichsgrenzen hinweg die Mög- jekten ist für neue Ideen nutzbar. Workflow-Unterstützung. Ideensammelns können alle Mit- lichkeit, Ideen zu erfassen. Dieser Im Vordergrund steht hierbei die ■ Schnittstellenunterstützung arbeiter per Webbrowser auf ein Abschnitt ist massgeblich durch Kollaboration der Mitarbeiter. (insbesondere zu Drittsystem wie zentrales Ideenportal zugreifen. die Kreativität der Mitarbeiter ge- ■ Controlling: Durchgängige ERP-System, Projektcontrolling Dieses dient als Sammelort für kennzeichnet. Überwachung der Ideen-Pipeline u.Ä.). alle Ideen im Unternehmen. Lau- ■ Ideen-Communities: Ideenge- durch Kennzahlen und Berichte. ■ Eignung und potenzielle Über- fende Ideenwettbewerbe, strate- ber können sich in dieser frühen Im Vordergrund steht hierbei die tragbarkeit auch auf die Bereiche gische Suchfelder oder Ankün- Phase Kollegen oder Experten su- Effizienz des BVWs. Kontinuierlicher Verbesserungs- digungen helfen auf der Startseite chen und mit diesen ihre Ideen diskutieren sowie reifen lassen. Um diesen Prozess mit einem Im Vordergrund steht hierbei die grossen Mengengerüst an Ideen Zentrales Ideenportal Grafik 1 Kollaboration der Mitarbeiter. zu realisieren, ist eine Tool-seitige ■ Ideenevaluierung: Stage-Gate- Unterstützung unverzichtbar. Das orientierter, mehrstufiger Bewer- nachfolgende Fallbeispiel erläu- tert die IT-seitige Umsetzung des Prozesses auf Basis von Standard- Microsoft-Technologien. Dipl.-Kfm. Torsten Krämer, Dipl.-Kfm. Marc Lappe, Unternehmensberatung, Campana & Schott-Unternehmensgruppe Frankfurt, Berlin, Fallbeispiel Pharma-Konzern Köln, München, Paris, Wien, Zürich, Campana Ein Unternehmen der Pharma- & Schott Verwaltungs- und Beteiligungsgesell- schaft mbH, Gräfstrasse 99, D-60487 Frank- Branche mit weltweiter Präsenz furt a.M., www.campana-schott.com und mehr als 100’000 Mitarbei- 18 MQ Management und Qualität 11/2009 BUSINESS EXCELLENCE bei der Orientierung (Grafik 1). durch die Community, Beiträge in Neue Ideen können die Mitar- den Foren). Erfassungsformular für neue Ideen Grafik 2 beiter über ein Browser-basiertes Formular anlegen (Trichter #1). Ist der VV so weit gereift, dass er Hier werden zunächst nur eingereicht und in den Eva- Rumpfdaten eingetragen (kurze luierungsprozess übergeben wer- inhaltliche Beschreibung sowie den kann, geschieht dies durch die nutzniessende Organisations- den Ideengeber per Knopfdruck einheit). Die Personaldaten des im Formular. Daraufhin benach- richtigt das System einen Ideen- manager per E-Mail, dass eine neue Idee eingereicht wurde. Alle Mitarbeiter sind Die Phase der Ideensammlung angesprochen schliesst durch eine Qualitäts- prüfung ab. Hierbei kann der Ideenmanager auf das bereits er- Ideengebers (Name, Org.-Einheit, stellte Formular zugreifen und Personalnummer usw.) werden prüfen, ob die Idee bereits in ähn- automatisch ermittelt und im licher Form vorliegt, generell Formular vermerkt. Die Schwelle sinnvoll ist sowie ob die Daten zur Teilnahme am BVW ist durch formal richtig erfasst wurden. intuitive, leicht zu bedienende Für jede Idee wird separat greifen und von dort das nun um mienempfehlung ausgesprochen. Formulare sehr niedrig. ein Formular angelegt, welches aus einen Gutachterbereich automa- Die Prämienhöhe errechnet sich Bevor der Ideengeber die mehreren Seiten besteht. Diese tisch erweiterte Formular öffnen.