Hervorragend statt ausreichend: In vier Schritten zu einer hervorragenden Planung

Executive Brief HERVORRAGEND STATT AUSREICHEND: IN VIER SCHRITTEN ZU EINER ERFOLGREICHEN PLANUNG Einführung In Zeiten wirtschaftlicher Erholung Die meisten Unternehmen planen heute immer noch mittels Verfahren, Regeln und Tech- kümmern sich Unternehmen weniger um nologien, die es schon vor zwanzig Jahren gab. Warum hat gerade dieser Prozess nicht Kostenreduzierung, sondern verstärkt Schritt gehalten mit den revolutionären Veränderungen in der Geschäftswelt der letzten um den Ausbau ihrer Marktanteile beiden Jahrzehnte? Und zu welchem Preis? In der Finanzabteilung wird zu allem Über- und um Ertragssteigerungen. Da die fluss auch noch ohne Übereinstimmung mit dem Betrieb geplant. Warum nur ist der Wachstumsstrategie eines Unternehmens größtenteils von seinen strategischen Planungsprozess so veraltet? Initiativen und Investitionen abhängt, muss es ein objektives, wiederholbares und Dieser Expertentipp zeigt die Hauptgründe auf, warum der heutige Planungsprozess nachvollziehbares Verfahren geben, um nicht mehr funktionieren kann und erklärt, wie Unternehmen in vier Schritten folgende die besten Investitionen auswählen, deren Ziele erreichen können: finanzielle Auswirkungen ermitteln und die Rendite prüfen zu können. Daher ist es unerlässlich, dass sich Finanzabteilung und • Einen integrierten Betriebs- und Finanzplan mit klaren Zuständigkeiten Betrieb bei der Investitionsplanung nicht auf • Optimale Budget- und Ressourcennutzung mühsame und ungenaue Ad-hoc-Prozesse • Einen auf Kunden und Markt abgestimmten Plan verlassen. Leider geschieht in Unternehmen • Einen Prozess, der Mehrwert und keine Belastungen schafft jedweder Größe rund um den Globus gerade dies. Der aktuelle Prozess: Ein Beispiel 1. Nach sechs oder sieben Monaten im laufenden Geschäftsjahr überprüfen Vorstand, Geschäftsleitung und Eigentümer eines Unternehmens die strategische Richtung. Die Perspektive ist hierbei meistens auf drei bis fünf Jahre angelegt und das Folgejahr steht im Mittelpunkt. Berücksichtigt werden die Ergebnisse des laufenden Jahres, die Unternehmensziele, die wirtschaftliche Situation, die Erwartungen von Aktionären Der Autor oder Märkten, Leistungsvergleiche u. a. Das Ergebnis ist ein strategischer Plan für Rich Murphy ist anerkannter Finanz- und das Unternehmen, der mindestens für das nächste Geschäftsjahr die finanziellen Managementexperte. Seine Schwerpunkte Ziele vorgibt. liegen im Bereich Kostenkontrolle, IT 2. Der strategische Plan und die zugehörigen Finanzziele werden dann an die als Unternehmen Mitarbeiter aus Betrieb und Finanzabteilung kommuniziert. Diese entwerfen einen und Betriebseffizienz. ausführlichen Jahresplan zur Umsetzung des strategischen Plans. Während seiner Tätigkeit als Manager 3. Für die Erfüllung des Jahresplans ist danach das Planungsteam (zumeist Teil bei der Deutschen der Finanzabteilung) zuständig. Oftmals werden von einem Jahresplan mehrere Bank war Rich Murphy CFO der Versionen benötigt, da Unternehmen die Finanzziele nur selten auf Anhieb erreichen. Abteilungen für An diesem Prozess sind in der Regel viele Mitarbeiter beteiligt. Zudem sind hierfür globale Technologie mehrere Monate erforderlich und die Aufgabe wird von den beteiligten Personen sowie Betrieb und Support. Dabei war er für aufgrund des Ungleichgewichts zwischen Arbeitsumfang und Wertschöpfung als ein Budget von 6 Mrd. Euro für insgesamt sehr belastend empfunden. Angesichts dessen, was unter Punkt 4 steht, ist dies 23.000 Mitarbeiter und über 4.000 Softwareanwendungen zuständig. Zuvor auch kaum verwunderlich. war Rich Murphy 16 Jahre bei dem US- 4. Führende Analysten haben in Studien herausgefunden, dass nur 30 bis 40 % der amerikanischen Telekommunikationsanbieter Unternehmen den Plan vor Beginn des neuen Geschäftsjahres fertigstellen. Diese AT&T als Führungskraft in den Bereichen Finanzen und Betrieb tätig. Zu seinen Erkenntnis deckt sich auch mit den Erfahrungen, die ich in 30 Jahren beruflicher weiteren Stationen zählt außerdem eine Tätigkeit sammeln konnte. Dies führt bei den an der Erstellung des Plans beteiligten vierjährige Tätigkeit als Wirtschaftsprüfer bei Mitarbeitern natürlich zu Ärger und Verdruss. Zudem gibt es erhebliche Unterschiede Price Waterhouse. zwischen einem Unternehmen, das zu Beginn eines Geschäftsjahres einen fertigen Plan mit ausformulierten strategischen Zielen und einem entsprechenden Fahrplan Rich Murphy hat einen Bachelor-of- zur Erreichung dieser Ziele vorweisen kann, und einem Unternehmen, bei dem Science-Abschluss in Accounting von der Villanova University in Pennsylvania, USA. dies eben nicht der Fall ist. Das Unternehmen ohne Plan hat wettbewerbsmäßig Er ist Mitglied der Fachverbände „American eindeutig die schlechteren Karten. Institute of Certified Public Accountants“ und „New Jersey Society of Certified Public Accountants“. Daraus ergeben sich folgende offensichtliche Fragen: 1) Warum muten sich Unternehmen dies zu? 2) Wie lassen sich Ziele besser erreichen? Hauptgründe, warum der aktuelle Prozess nicht funktioniert 1. Finanzmitarbeiter als Prozessverantwortliche sind schlicht die falschen Leute: Seit über 30 Jahren bin ich im Finanzbereich tätig und habe mit einigen der Besten aus dieser Branche zusammengearbeitet. Daher kann ich eines mit Sicherheit sagen: Die Finanzabteilung sollte nicht für diesen Prozess zuständig sein. Leider wird aber gerade diese Abteilung oftmals beauftragt, ein Jahresbudget zu erstellen. Das aber ist das Patentrezept, damit der Prozess schon von vorneherein scheitert. Für den Planungsprozess zuständig sein müssen die Betriebsmitarbeiter. Die Finanzabteilung hingegen bekommt die Ergebnisse. Eigentlich ist es ganz einfach: Vertrieb und Kundendienst kennen Kunden und Markt. Ingenieure wissen, wie man neue Produkte entwickelt, herstellt und was diese kosten. IT-Mitarbeiter kennen den mit der Entwicklung neuer Technologien verbundenen Zeitaufwand und die Kosten. Produktentwickler können neue Produkte entwerfen und liefern. All das sind die Mitarbeiter, die Prozesse voranbringen können. Leitet die Finanzabteilung die jährliche Planung, ist das Ergebnis sehr wahrscheinlich ein Plan, mit dem sich zwar die Finanzvorgaben erfüllen lassen, der aber weder die Zustimmung des Betriebs hat, noch der Realität des nächsten Jahres gerecht wird. Meiner Erfahrung nach ist dies das Hauptproblem bei der Erstellung einer erfolgreichen Planung. Wenn die falsche Abteilung das Ruder in der Hand hat, werden die Ergebnisse den investierten Ressourcen in keinem Fall gerecht. 2. Keine Investitionsplanung oder Investitionssteuerung: Die meisten Unternehmen geben zwischen 60 und 80 % ihrer Gesamtkosten für den laufenden Betrieb aus. Darunter fallen die üblichen Betriebsaktivitäten, die für das Tagesgeschäft erforderlich sind (ich nenne dies „Run the Business“ (RTB)). Für neue Investitionen, Ideen, Produkte usw. (ich bezeichne dies als „Change the Business“ (CTB)) verbleiben demnach nur 20 bis 40 %.