Maps sorgen beim St. Gallen Symposium für besseres Verständnis und schnelle Umsetzung von Projektinhalten

Case Study: St. Gallen Symposium, Schweiz Maps sorgen für besseres Verständnis und schnelle Umsetzung von Projektinhalten Symposium der Universität St. Gallen nutzt Mindjet MindManager® für die Projektorganisation im IT-Bereich Das St. Gallen Symposium wird seit 1970 vom International Students’ Committee (ISC), einer unabhängigen studentischen Initiative, bestehend aus rund 25 Studierenden der Universität St. Gallen und der Harvard University, gestaltet und verwirklicht. Einmal im Jahr schafft das St. Gallen Symposium ein neutrales Forum des offenen, konstruktiven Dialogs zwischen 600 hochkarätigen “Mit Mindjet MindManager Entscheidungsträgern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik, 100 können Informationen aus Medienvertretern sowie 200 Studenten verschiedenster Nationen und Kulturen. verschiedensten Quellen flexibel, Das ISC lädt jährlich Studierende an über 600 Universitäten der ganzen Welt zur vollständig und zentral erfasst Teilnahme am St. Gallen Wings of Excellence Award ein, um die Repräsentation der sowie übersichtlich strukturiert jungen Generation sicherzustellen. Zum 35. St. Gallen Symposium 2005 werden.” verzeichnete der Wettbewerb weit über 1.000 Einsendungen von Studierenden aus über 50 Nationen und ist damit der weltweit größte Studentenwettbewerb seiner Art. “Bei der Organisation des jährlichen Symposiums gehört die erfolgreiche Koordination aller Dienstleistungen und Aktivitäten sowie die Einhaltung der ROI bereichsübergreifenden Zeitpläne zu unseren größten Herausforderungen”, sagt — Effektive Projektplanung Andreas Brenner, IT-Verantwortlicher bei der Umsetzung des St. Gallen durch beschleunigte Symposiums 2006 und Student der Betriebswirtschaftslehre an der Universität St. Informationssuche sowie Gallen. Für die Planung und Umsetzung verschiedenster IT-Projekte sowie für die kompakte und vollständige Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur setzt Brenner die Visualisierungs- und Dokumentation auf einen Steuerungssoftware Mindjet MindManager ein. Blick — Ideale Lernhilfe für komplexe Effektive Lernhilfe Studieninhalte Der IT-Experte nutzt die Software bereits seit mehreren Jahren erfolgreich im Studium: “MindMananger stellt eine ausgezeichnete Lösung bei der Organisationsprofil Prüfungsvorbereitung dar. Umfangreiche Lerninhalte können übersichtlich strukturiert und kompakt wiedergegeben werden, der Gesamtkontext bleibt stets An der Universität erhalten. Große Stoffmengen können so innerhalb kürzester Zeit bewältigt werden. St. Gallen findet jährlich ein Darüber hinaus ist MindManager so intuitiv und einfach bedienbar, dass alle Diskussionsforum zwischen Grundfunktionalitäten ohne umfangreiche Software-Kenntnisse oder umständliche zahlreichen Einarbeitung genutzt werden können.” Entscheidungsträgern aus Die Strukturierungs- und Dokumentationsmöglichkeiten von MindManager kommen Wirtschaft, Politik und Brenner auch bei seiner Arbeit als IT-Spezialist im Symposium zugute. Gemeinsam Gesellschaft sowie mit seinem Team nutzt er die Software bei der Ermittlung der jeweiligen studentischen Vertretern Projektanforderungen, der Kommunikation mit Partnern sowie der Erstellung von statt. Seit 1974 steht die Erfahrungsberichten. St. Galler Stiftung für Internationale Studien (SSIS) Alle Projektinformationen auf einen Blick dem International Students’ Zu den umfangreichsten IT-Projekten des diesjährigen Symposiums gehörte die Committee (ISC) bei der Entwicklung eines neuen Anmeldesystems, mit dem sich die Teilnehmer mit einem kontinuierlichen Entwicklung so genannten Batch den Zutritt zum Symposium verschaffen und für des Symposiums beratend zur Veranstaltungen sowie das kulturelle Rahmenprogramm anmelden konnten. Dafür Seite. Die Mitglieder des musste das ca. 15-jährige Vorgängersystem, das in Form von Word-Dokumenten ISC-Teams, das sich jedes vorlag und aufgrund der Vielzahl von unstrukturierten Informationen unübersichtlich Jahr neu formiert, engagieren geworden war, neu aufgearbeitet werden. sich ehrenamtlich und kommen gleichzeitig ihren Studien- verpflichtungen nach. Aufgabe Dazu erfasste Brenner zunächst alle Informationen aus den vorliegenden Word- Planung, Organisation und Dokumenten stichwortartig in einer Map. Im nachfolgenden Brainstorming wurden weitere Anforderungen definiert sowie vielfältige Zusatzinformationen anderer Umsetzung umfassender IT- Abteilungen und Partner als Textnotiz, Anhang oder per Hyperlink in der Map Projekte. integriert. So erhielten alle Beteiligten einen umfassenden Überblick über die Anforderungen, verschiedenste Sachverhalte und Zusammenhänge sowie wichtige Lösung Schnittstellen des Projektes. “Mit MindManager konnte eine umfassende und übersichtliche Informationsüberarbeitung geleistet werden”, erklärt Brenner. “Alle Strukturierte, übersichtliche relevanten Daten liegen auf einen Blick vor, sie müssen nicht erst mühsam aus und kompakte Organisation, langen Word-Dokumenten abgerufen werden.” Dokumentation und Umsetzung komplexer IT-Projekte mit Mindjet MindManager. Zeitvorteil dank schneller Informationssuche Insbesondere hat sich die Software als erfolgreiche Lösung für die Erstellung von Planungsdokumenten, den so genannten Erfahrungsberichten, etabliert. Diese Fazit Berichte spielen eine außerordentlich wichtige Rolle, da das Organisationsteam des Mindjet MindManager ermöglicht Symposiums jährlich wechselt. Umfassten frühere Erfahrungsberichte ein ca. 70- eine zeitsparende und seitiges Word-Dokument, so sind nun alle Daten übersichtlich und komprimiert in strukturierte Aufarbeitung und einer einzigen MindManager Map untergebracht. “Die Zeit für die Organisation von Projektinhalten. Informationssuche nach wichtigen Daten und Inhalten hat sich durch den Einsatz Mit Hilfe der Software können von MindManager stark reduziert”, erläutert Brenner. “Durch diesen Geschwindigkeitsvorteil erwarten wir künftig eine weitaus stärkere Nutzung und Informationen schneller Konsultierung der Erfahrungsberichte.” aufgefunden sowie ehemals lange und unübersichtliche Neben der Organisation von IT-Projekten wird MindManager auch im Catering- Bereich und bei der Organisation von Abendveranstaltungen im Symposium genutzt. Planungsdokumente komprimiert So wurden bei der Zusammenarbeit mit einem neuen Catering-Partner alle zugrunde auf einer Seite dargestellt liegenden Prozesse mit MindManager neu definiert. Die Software bot außerdem werden. Darüber hinaus stellt entscheidende Hilfestellung bei der Bewältigung logistischer Herausforderungen MindManager eine ideale sowie der Koordination einer Vielzahl von Partnern und Produkten. Lernhilfe bei der Bewältigung komplexer Lerninhalte dar. MindManager wird Standard “Im kommenden Jahr wird MindManager als Standard-Software für die Projektplanung im IT-Bereich des Symposiums eingeführt”, so das Fazit von Andreas Brenner. “Dabei versprechen wir uns weitere Effizienzsteigerungen, besonders im Bereich der internen Meeting-Organisation.” Mindjet MindManager bietet jederzeit einen aktuellen Überblick über alle Projektinformationen. Mindjet GmbH European Headquarters Siemensstrasse 30 63755 Alzenau/Germany Tel: +49 (0) 60 23-96 45-0 Fax: +49 (0) 60 23-96 45-19 info@mindjet.de Erfahren Sie, wie Sie Mindjet MindManager auch in Ihrem Unternehmen www.mindjet.de einsetzen können. Mehr unter www.mindjet.com/casestudies