Organisation und Business Analysis - Methoden und Techniken

- Verlag Dr. Götz Schmidt ibo Schriftenreihe Band 9 ibo Schriftenreihe Band 9 ibo Schriftenreihe Band 1 Götz Schmidt Organisation und Business Analysis – Methoden und Techniken Verlag Dr. Götz Schmidt Leseprobe Götz Schmidt Organisation und Business Analysis - Methoden und Techniken 14. völlig neu bearbeitete Auflage von Methode und Techniken der Organisation ISBN 978-3-921313-78-7 Bestellungen und weitere Informationen unter http://www.goetz-schmidt-verlag.de/business-analysis oder im Buchhandel 277 8 Techniken der Anforderungsermittlung Ziele dieses Kapitels – Was können Sie erwarten? Sie wissen, was Anforderungen sind und kennen deren Bedeu- tung für den Erfolg eines Projekts Sie kennen unterschiedliche Anforderungsarten Sie kennen Qualitätskriterien für Anforderungen Sie wissen, auf welchem Weg Anforderungen erarbeitet werden Sie kennen System-Use-Case-Diagramme und Business-Use-Case als Instrumente zur Ableitung von Anforderungen Sie wissen, wie eine Anforderung vollständig beschrieben wird Sie kennen Prüffragenkataloge, SWOT-Analyse, Benchmarking und Problemanalyse als Techniken zur Ermittlung von Anforde- rungen Sie kennen das Instrument Wertanalyse Sie wissen, wie Anforderungen gewichtet werden können Sie kennen die Bedeutung der Qualitätssicherung für Anforde- rungen Sie wissen, mit Hilfe welcher Techniken die Qualitätssicherung unterstützt werden kann. 8.1 Grundlagen 8.1.1 Einordnung des Themas In diesem Kapitel steht die Ermittlung, Dokumentation und Prüfung von Anforderungen Anforderungen im Mittelpunkt. Die Bedeutung der Anforderungen für den als kritische Erfolg eines Projekts kann kaum überschätzt werden. Nur wenn die Anfor- Erfolgsfaktoren derungen bekannt sind, kann die richtige Lösung erarbeitet werden. Nur in Projekten wenn die Anforderungen erfüllt werden, gibt es zufriedene Kunden (Stake- holder). Nur wenn die Anforderungen in der ganzen Breite ermittelt und zu einem schlüssigen Gesamtsystem verdichtet sind, lässt sich der Aufwand für ein Projekt sinnvoll planen. Nur wenn übertriebene Anforderungen recht- zeitig „abgewehrt“ werden, kann eine Lösung in vertretbarer Zeit und mit vertretbaren Kosten erarbeitet werden. Nur wenn Anforderungen frühzei- tig erkannt werden, können sie mit einem vertretbaren Aufwand umgesetzt werden. Im schlimmsten Fall werden Anforderungen erst in der Einführung bewusst. Das ist ein sicherer Weg zur erheblichen Mehrkosten. Es gibt sicherlich viele mögliche Gründe für unbefriedigende oder sogar gescheiterte Projekte. Der sicherste Weg, mit einem Projekt zu scheitern, sind gravierende Mängel bei der Ermittlung der Anforderungen. 278 Techniken der Anforderungsermittlung In früheren Auflagen dieses Werkes wurde hier noch von der Würdigung gesprochen. Anforderungen können in der Tat aus der Würdigung einer vor- gefundenen Lösung abgeleitet werden. Es gibt aber auch die Fälle, wo sie unabhängig von einem Ist-Zustand entwickelt werden. Deswegen wird hier nur noch von Anforderungen gesprochen. Die klassischen Techniken der Würdigung gehören jedoch unverändert zu diesem Schritt im Zyklus. Sie wer- den weiter unten ebenso behandelt wie sonstige Techniken zur Samm- lung von Anforderungen. Ehe im Einzelnen auf diese Techniken eingegan- gen wird, sollen vorab noch einige Grundlagen geklärt werden. Die Ermittlung der Anforderungen stellt einen Schritt im Planungszyklus dar. Modellhaft erfolgt sie im Anschluss an die Auftragsabstimmung, Erhe- bung und Analyse. Nachdem der Auftrag geklärt und das Material über den Ist-Zustand gesammelt und geordnet ist (Erhebung und Analyse), setzt man sich wertend mit dem Ist-Zustand auseinander und leitet daraus die Anforderungen an die neue Lösung ab. Dazu finden normalerweise Gesprä- che (Erhebungen) mit den Zielträgern (Stakeholdern) statt. Anforderun- gen können aber auch gedanklich abgeleitet werden. Wie schon mehrfach betont, stellen die Schritte im Zyklus keine Einbahnstraße dar. Das wird im Schritt Anforderungsermittlung besonders deutlich. Da die Anforderun- gen normalerweise bei den Stakeholdern erhoben werden, spielen die Tech- niken der Erhebung eine große Rolle bei ihrer Ermittlung. Außerdem kann es sein, dass neu erkannte Anforderungen nachträgliche Erhebungen über den Ist-Zustand erfordern, an die vorher noch nicht gedacht wurde. Die for- male Einordnung in die Gesamtthematik zeigt die folgende Abbildung 8.01. Abb. 8.01: Anforderungen im Gesamtzusammenhang Anforderungsarten 280 8.1.2 Anforderungsarten Eine Anforderung beschreibt eine Eigenschaft oder Leistung, die von einem Definition Produkt, einem Prozess oder einer an einem Prozess beteiligten Person erwartet wird. Betriebliche Lösungen müssen effektiv und effizient sein. Aus diesen beiden Effektivität Begriffen lassen sich Anforderungen an die zukünftige Lösung ableiten. Eine und Effizienz Lösung ist effektiv, wenn sie dazu beiträgt, das Richtige zu tun (doing right things). Damit ist im Wesentlichen gemeint, dass eine Lösung dazu dienen muss, die Strategie eines Unternehmens oder einer Verwaltung zu erfüllen. So macht es keinen Sinn, einen Prozess zu perfektionieren, wenn dieser Pro- zess nicht dazu beiträgt, zentrale Ziele zu erreichen. Deswegen sollte sehr früh im Projekt die Frage gestellt werden, ob mit der heutigen oder der zukünfti- gen Lösung die zentralen Ziele des Unternehmens sowie der Kunden des Unternehmens erfüllt werden. Nur wenn diese Frage mit Ja beantwortet wird, macht es Sinn, die Effizienz zu steigern. Eine Lösung ist effizient, wenn sie kostengünstig und zeitgerecht die gewünschten Leistungen in der geforder- ten Qualität hervorbringt (doing things right). Besonders wichtig – für den Erfolg eines Projekts – sind die Erwartungen inter- Anforderun- ner oder externer Kunden. Externe Kunden sind die Abnehmer von Produk- gen interner ten oder Leistungen, diejenigen also, die bereit sind, einen (Markt-) Preis für und externer die Leistung zu bezahlen. Interne Kunden sind alle Empfänger von Produkten Kunden oder Leistungen, die noch weiter bearbeitet oder verarbeitet werden müssen. Die Ermittlung der Anforderungen aus Kundensicht wird im angelsächsi- Voice of the schen Sprachbereich auch als Voice of the customer (VOC) bezeichnet. Die- customer ser Stimme des Kunden zu lauschen, ist die zentrale Aufforderung bei der VOC Ermittlung von Anforderungen. Ein kleines Beispiel soll verdeutlichen, welche Anforderungen ein Bankbera- ter als Kunde einer IT-Anwendung stellen könnte, um seinen Kunden gerecht werden zu können. Der Kundenberater der Bank erwartet von der zu entwickelnden Software, Beispiel dass er jederzeit sämtliche über einen Kunden verfügbaren Daten an seinem Arbeitsplatz aktuell aufrufen kann. Neben den gewährten Krediten will er die Bonitätsmerkmale des Kunden, dessen persönliche Daten, die Guthaben des Kunden auf dem laufenden Konto, auf Sparkonten und in Depots aufrufen können. Außerdem erwartet er Werkzeuge, mit denen er die Verzinsung bestimmter Anlageformen ermitteln kann. Hätte es bisher für den besagten Mitarbeiter keine IT-Unterstützung gegeben, dann müssten diese Anforderungen gedanklich konstruiert oder aufgrund von Erfahrungen in anderen Banken abgeleitet werden. Gäbe es jedoch heute 281 Techniken der Anforderungsermittlung schon eine solche IT-Anwendung, dann könnte es auch sinnvoll sein, sich wertend mit dem Ist-Zustand auseinander zu setzen, also nach Stärken und Schwächen der bereits vorhandenen Lösung zu fragen. Bei einer unerwünschten Abweichung von einem Soll-Zustand (z.B. die Kredit- bewilligung dauert fünf Wochen, sollte aber nur maximal zwei Tage in Anspruch nehmen), spricht man von einem Problem. Es geht aber nicht nur darum, Probleme zu beseitigen. Auch vorhandene Stärken öffnen den Blick für die Anforderungen an eine neue Lösung. Stärken sollen beibehalten oder ausgebaut, Schwächen (Probleme) beseitigt werden. Aus beiden können unmittelbar Anforderungen abgeleitet werden. Tipp Gegenüber betroffenen Mitarbeitern (Stakeholdern) sollte möglichst nicht von Problemen gesprochen werden, da diese ein Problem immer als eine Belas- tung, vielleicht sogar als eine persönliche Bedrohung empfinden. Viel weni- ger belastend ist es, wenn von Verbesserungen oder neuen Anforderungen die Rede ist. Zwei Wege Es gibt also zwei mögliche Ansätze an Anforderungsermittlung: zur An- forderung Eine vorhandene Ist-Situation, die gewürdigt wird Eine gedanklich-konzeptionelle Erarbeitung von Anforderungen. Im Vordergrund der Anforderungsermittlung stehen die so genannten funk- tionalen Anforderungen.