Wertvolle Helfer für Microsoft Project Server: Campana & Schott EPM Extensions

Ausgabe 24/2009 Software-Besprechung Wertvolle Helfer für Microsoft Project Server: Campana & Schott EPM Extensions von Carsten Siegemund Projektmanagement-Software ist aus dem heutigen Pro- Carsten Siegemund jektalltag kaum mehr wegzudenken. Vor allem bei Projek- Dipl.-Kaufmann, Berater, Schwer- ten mit vielen Beteiligten, bei hoher Projektkomplexität punkte.: u. a. PMO, Kommunikati- oder der Integration von unternehmensweiten und onsmanagement in Entw.Projekten -übergreifenden Systemen leistet sie wertvolle Hilfe. Dabei Kontakt: bemisst sich ihr Nutzen vor allem daran, in welchem Um- siegemund@meise-siegemund.de fang sie bei der Projektarbeit dabei hilft, Zeit zu sparen, Mehr Informationen unter: Transparenz zu schaffen und die Komplexität zu verrin- www.projektmagazin.de/autoren/ gern. Produkte, wie z.B. Microsofts Projektmanagement-Lösung, erfüllen den Anspruch nach einem hohen Maß an Klarheit und Transparenz nicht in allen Bereichen vollständig. So müssen Projektverantwortliche und deren Mitarbeiter oft noch viele Stunden für administrative oder wiederkehrende Tätigkeiten aufbringen, wie z.B. das Einsammeln von Terminen, Fertigstellungsgraden und Aufwänden für Arbeitspakete oder die Aufbereitung von Informationen für Berichte. Campana & Schott, ein Microsoft Gold Certified Partner, hat sich dieses Themas angenommen und Lö- sungen und Erweiterungen entwickelt, um die Projektmanagement-Lösung von Microsoft leistungsfähiger und nutzerfreundlicher zu gestalten. Inspiriert wurden die Entwickler dabei durch Gespräche mit Projektlei- tern über deren Projektalltag sowie durch entsprechende Anfragen von Kunden. Heraus kamen insgesamt zwölf Erweiterungsmodule – die sogenannten "CS EPM Extensions" – für unterschiedliche Anforderungen des Projektalltags. Um deren Möglichkeiten darzustellen, werden hier beispielhaft folgende fünf Module ausgewählt und näher beschrieben: • CS Project Status Reporting (CS PSR) – Ausführliche Projektstatusberichte inkl. Historie und Trends • CS Proposal & Portfolio Extension (CS PPE) – Projekte beantragen, priorisieren und genehmigen • CS Collaborative Project Management (CS CPM) – Unternehmensübergreifende Projekte planen • CS Program Management Extension (CS PME) – Effiziente Steuerung von Programmen mit mehreren hundert Einzelprojekten • CS Project Management Dashboard (CS PMD) – Business Intelligence für das Projektmanagement Konzipiert wurden die CS EPM Extensions für Großunternehmen sowie für Unternehmen des gehobenen Mittelstands, die umfangreiche Projektportfolien, komplexe Programme oder strategische Projekte budge- tieren, planen und umsetzen. Charakteristisch für solche Projektportfolien ist deren Komplexität, da in der Planung vielschichtige Beziehungen und Abhängigkeiten abgebildet werden müssen. Die Projektverant- wortlichen benötigen in einem solchen Umfeld durchdachte und einheitliche Lösungen, die Projekt-, Unter- nehmens- und Ländergrenzen überwinden können. Die CS EPM Extensions fügen sich reibungslos in bestehende Microsoft-Lösungen ein und zeichnen sich durch eine einfache Bedienoberfläche aus. Dies ist eine gute Voraussetzung für die Akzeptanz bei den Anwendern, denn diese benötigen keine langen Schulungsserien, um sich mit dem Produkt vertraut zu machen. Mit Hilfe der Erweiterungen werden viele mühevolle Aufgaben der täglichen Projektarbeit stan- dardisiert, so dass der Anwender Zeit und Kosten spart – z.B. durch die automatische Verdichtung aktuel- ler Projektinformationen zu Status- und Managementberichten. Da es zu weniger Medienbrüchen kommt, werden Fehl- und Doppeleingaben reduziert und die Datenqualität verbessert sich. "Software-Besprechung. Wertvolle Helfer für Microsoft Project Server: Campana & Schott EPM Extensions" Seite 1 © 2009 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion http://www.projektmagazin.de – Das Fachmagazin im Internet für erfolgreiches Projektmanagement Ausgabe 24/2009 CS Project Status Reporting (CS PSR) Eine der Schwierigkeiten des Projektberichtswesens besteht darin, Informationen über das Einzelprojekt oder das Portfolio in aussagekräftigen Berichten für die diversen Adressaten zusammenzustellen. Sind die dafür benötigten Projektdaten in mehreren verschiedenen Anwendungen abgelegt, kann es schnell zu Inkon- sistenzen und unterschiedlichen Datenständen kommen, was die Aussagekraft der Berichte in Frage stellt. Hier setzt das Modul CS Project Status Reporting (Statusberichtswesen) an. Der Microsoft Project Server bietet zwar in der Standard-Version vielfältige Ansichten und Auswertungen zu den Projektinformationen, kann jedoch keinen integrierten Statusbericht mit Ergänzungen des Projektleiters zum Projektverlauf und keine Historisierung der Daten erzeugen. Mit CS PSR lassen sich je nach Informationsbedarf Berichte mit unterschiedlichen Schwerpunkten zu- sammenstellen. Diese können verschiedenartige Elemente enthalten, wie z.B. Ampeldarstellungen, Per- formance-Indikatoren, grafische Auswertungen und freie Texte, mit denen der Projektleiter das Manage- ment informiert. Außerdem ist es durch die automatische Historisierung der einzelnen Statusberichte mög- lich, für einzelne Projekte Trendverläufe zu erstellen, z.B. für Fertigstellungsgrad, Kosten, Meilensteine etc. Diese können dann beispielsweise als PDF-Datei gespeichert oder ausgedruckt werden. Bild 1: Statusbericht eines einzelnen Projekts (links) mit den dazugehörigen Grafiken (rechts). "Software-Besprechung. Wertvolle Helfer für Microsoft Project Server: Campana & Schott EPM Extensions" Seite 2 © 2009 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion http://www.projektmagazin.de – Das Fachmagazin im Internet für erfolgreiches Projektmanagement Ausgabe 24/2009 Bild 2: Der Managementbericht bietet eine Übersicht über mehrere Projekte. CS Proposal & Portfolio Extension (CS PPE) Die Verwaltung von Neuprojekten und deren Genehmigungsprozess findet häufig dezentral mit mehreren Beteiligten statt. Dies hat zur Folge, dass wichtige Dokumente, die für die Erstellung des Projektantrags benötigt werden (z.B. Beschreibung der Projektinhalte, Stammdaten etc.), an den unterschiedlichsten Stel- len archiviert werden – und später, wenn diese nachträglich eingesehen werden sollen, schwer oder gar nicht mehr auffindbar sind. Wurden keine unternehmensweiten Vorgehensweisen definiert, können sich leicht Fehler bei der Ablage der verschiedenen Unterlagen und Dokumentationen einschleichen. Das Modul CS Proposal & Portfolio Extension unterstützt die Stammdatenverwaltung der Projekte über ihren gesamten Lebensweg, ebenso wie die Beantragung und Genehmigung von Neuprojekten. Somit eignet sich das Modul für die verteilte Erfassung des Projektportfolios (z.B. im Rahmen der Jahresplanung bzw. Budgetplanung) oder im Rahmen eines Ideenmanagements. Dabei wird nicht nur eine Beschreibung des geplanten Projekts gespeichert, sondern es werden zusätzlich auch Kapazitätsbedarf, Business Cases, Nutzwertanalysen und Stammdaten erfasst. So finden sich alle wichtigen Daten an einer zentralen Stelle. Im weiteren Prozessverlauf können diese Ideen bzw. Anträge bewertet und priorisiert werden. Wird ein beantragtes Vorhaben schließlich genehmigt, kann es inkl. der Antragsdaten automatisch in Mic- rosoft Project Server angelegt werden. Der Nutzen des Moduls liegt somit in der Kostenersparnis, da sich Abstimmungen und manuelle Tätigkeiten durch die Integration von Projekt- und Portfoliomanagement- Systemen verringern. "Software-Besprechung. Wertvolle Helfer für Microsoft Project Server: Campana & Schott EPM Extensions" Seite 3 © 2009 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion http://www.projektmagazin.de – Das Fachmagazin im Internet für erfolgreiches Projektmanagement Ausgabe 24/2009 Bild 3: Stammdatenblatt für einen Projektvorschlag in CS PPE. CS Collaborative Project Management (CS CPM) Besonders Projekte, die über Unternehmensgrenzen hinaus geplant und gesteuert werden, besitzen einen hohen Grad an Komplexität und Abstimmungsbedarf. Die Trends mancher Branchen (kürzere Innovations- zyklen in Verbindung mit neuer Technologie und räumlich entfernt arbeitenden Teams) machen eine über- greifende Projektkommunikation notwendig. Das auf Microsoft SharePoint-Technologie basierende Modul CS CPM unterstützt gezielt Projekte mit meh- reren beteiligten, autonomen Organisationen – z.B. bei der gemeinsamen Produktentwicklung in der Auto- mobilindustrie. Die Projektpartner können dabei ihre eigenen Projektmanagement-Methoden und -Prozesse beibehalten, da das Datenaustauschmodell des Moduls die Informationsflüsse zwischen den Unternehmen standardisiert. Basis für die Standardisierung sind die dem Referenzmodell des ProSTEP iViP-Vereins (www.prostep.org) zugrundeliegenden Werkzeuge, Methoden und Prozesse. Ein "Interaction Plan" dient z.B. dazu, gemeinsam vereinbarte Meilensteine zu planen und zu steuern. Rol- len und themenbasierte Verantwortlichkeiten der Partner lassen sich als Basis für Workflows und Eskalati- onen in der "Communication Matrix" festhalten und abbilden. Die "Issue List" stellt eine gemeinsame Liste offener Punkte dar. Zudem lassen sich Dokumente des gemeinsamen Projekts verwalten.