Auswahl von Projektmanagement Software - E-Interview mit Dr. Michael Streng

E-Interview mit Dr. Michael Streng Titel des E-Interviews: Auswahl von Projektmanagement Software Name: Dr. Michael Streng Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: parameta Projektberatung GmbH & Co. KG Liebe Leserinnen und liebe Leser, Projektmanagement ist eine strategische und meist unternehmensweit relevante Herausforderung. Software und Standards helfen hier sehr weiter - wenn sie funktioniert und passt. Die Weichen für die nachhaltig erfolgreiche Einführung einer unternehmensweiten Projektmanagement-Software werden bereits bei der Selektion gestellt. Welche Risiken in einer nicht professionell durchgeführten Softwareauswahl stecken, zeigt die Zufriedenheitsstudie zur Auswahl von Projekt- und Projekt- Portfoliomanagement-Software. Sie wurde von der parameta Projektberatung 2009 bei knapp 100 Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern durchgeführt. Die Studie belegt, dass fast die Hälfte (41 Prozent) der befragten Unternehmen die eingeführte Projekt- bzw. Projekt-Portfoliomanagement-Software nicht erneut auswählen würde. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr, Frage 1: Aus Ihrer Erfahrung: Was sind die häufigsten Probleme bei der Softwareauswahl für Projektmanagementlösungen und wann im Auswahlprozess treten diese auf? Antwort: Es gibt derzeit über 400 Softwarelösungen auf dem Markt mit verschiedensten Funktionalitäten, Branchenschwerpunkten und Preis- modellen. Hier genau die passende Projektmanagement-Software für das eigene Unternehmen zu finden, welche den größten Deckungsgrad mit den Anforderungen des Unternehmens aufweist, ist ohne umfassende Marktkenntnisse und Erfahrungen schwer. Das fängt schon bei der Aufnahme der Anforderungen zu Beginn des Auswahlprozesses an. Häufig werden die möglichen Softwarelösungen auch nicht gründlich genug analysiert. So stellt man dann erst der Implementierung fest, dass die Software nicht den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Frage 2: Welche generellen Anforderungen muss eine Projektmanagement-Software erfüllen? Inwieweit ist eine ideale Software überhaupt zu beschreiben? Antwort: Es gibt nicht die eine „richtige“ Softwarelösung, es kann immer eine „am besten passende Lösung“ für ein Unternehmen geben. Denn jedes Unternehmen stellt unterschiedliche Anforderungen und Wünsche an die zukünftige PM-Lösung. Neben den Charakteristika der Software und Faktoren wie zum Beispiel Budget, Anzahl der Lizenzen sind aber auch die Beratungs- und Projektmanagementkompetenzen des Anbieters bzw. dessen Implementierungspartners ein wichtiger Faktor, den es im Auswahlprozess unbedingt mit zu betrachten gilt. www.competence-site.de Seite 2 Frage 3: Wie flexibel muss heutzutage Projektmanagement Software sein? Wie schnell ändern sich die Anforderungen, haben Sie hierzu praktische Beispiele? Antwort: Auch nach dem Einführungsprojekt muss die Software technologisch zukunftssicher und funktional erweiterbar sein, um Änderungen in der technischen Infrastruktur, in den Projektmanagementprozessen oder der Unternehmensorganisation bis hin zu M&As begleiten zu können. Auch Änderungen in der Gesetzgebung muss ein System abbilden können. Frage 4: Wie kann ein externer Berater die Organisation in diesem Auswahlprozess am besten vorbereiten und begleiten? Haben Sie dazu ein anschauliches Beispiel aus Ihrem Bereich? Antwort: Mit Hilfe unserer neu entwickelten Softwareauswahl-Plattform selectPPM unterstützt parameta Unternehmen in einem prozessorientierten Auswahlverfahren. Das bedeutet, wir orientieren uns strikt an den gegebenen PM-Prozessen und Vorgaben des Unternehmens . Wir machen zusammen mit unseren Kunden eine Anforderungsaufnahme an die zukünftige Software, ermitteln die Anbieter mit dem größten Deckungsgrad und beraten bei der richtigen Wahl. Durch einen anschließenden Testlauf wird die ausgewählte Software nochmals auf ihre Funktionalitäten geprüft. Der gesamte Prozess ist revisionssicher und damit zu jeder Zeit transparent und für Außenstehende nachvollziehbar. www.competence-site.de Seite 3 Frage 5: Welche Ergebnisse im Sinne von Verbesserungen sind nach erfolgreicher Einführung und im Betrieb eines solchen Systems konkret zu benennen? Antwort: Mit der erfolgreichen Implementierung einer Projektmanagement- Softwarelösung können Sie verhindern, dass jedes Projekt nach anderen Spielregeln abläuft. Und dass jeder Projektleiter zu Beginn seines Projekts wieder neu überlegen muss, was er alles zu tun hat und wie in seinem Projekt der Statusbericht aussehen soll. Methode und Software gehen von nun an Hand in Hand. Alle Projekte werden nach einer standardisierten Methode angegangen und durchlaufen stets die gleichen Prozesse. Mit der Einführung der richtigen Methode laufen ihre Projekte in Zukunft reibungslos und nach klar definierten Regeln ab. Solch ein System unterstützt somit entscheidend ihr Projektmanagement und hilft ihnen dabei Projekte erfolgreich umzusetzten. www.competence-site.de Seite 4