Portfolioentscheidungen optimieren - Mehr Rendite durch die Kombination bewährter PPM-Prozesse und Technologien

Expertentipps von Tech-Clarity Portfolio- entscheidungen optimieren Mehr Rendite durch die Kombination bewährter PPM-Prozesse und Technologien © Tech-Clarity, Inc. 2011 Inhaltsverzeichnis Vorwort 3 Zweck und Potenzial von PPM 4 PPM und Automatisierung 6 Best Practises anwenden 7 PPM leicht gemacht 9 Portfolioprozesse mit der Zeit optimieren 10 Fazit 12 Empfehlungen 13 Der Autor 13 Vorwort In den heutigen wirtschaftlich unsicheren Zeiten kann es sich kein Unternehmen leisten, Ressourcen zu vergeuden. Vielmehr gilt es, sinnvoll zu entscheiden, an welcher Stelle Mitarbeiter und Budgets eingesetzt werden sollen. Die Hauptaufgabe besteht darin, geeignete Innovationen zu tätigen, neue Produkte zu entwickeln und schnell auf den Markt zu bringen, um so Geschäftschancen nutzen zu können. Der Manager von Qualitätssicherung, F&E und Rechtsabteilung eines großen Medizingeräteherstellers sagt dazu: „Die Folgen für Forschung und Entwicklung sind enorm. Die Entscheidungen müssen daher einfach richtig sein.“ Produktportfolio-Management (PPM) ist dabei ein entscheidender Faktor für den Erfolg. „Wir müssen wissen, dass wir an den richtigen Projekten arbeiten, dass unser Portfolio ausgewogen ist und dass unsere Innovationen auch rentabel sind“, so der Medizingerätehersteller. PPM ist eine Methode, mit der Unternehmen ihre Investitionen in die Produktentwicklung optimieren und ihre Produktrentabilität steigern können. Wie bereits im Rahmen des Schwerpunktthemas „Rendite mit Produktportfolio- Management" von Tech-Clarity besprochen, sorgen PPM-Verfahren und die zugehörigen Tools für eine sichere Rendite. Mit PPM können Unternehmen einen hohen Mehrwert erzielen, ihre Portfolios strategisch abstimmen und sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen richtig einsetzen. Somit können sie effizient arbeiten und Umsatz und Rendite verbessern. PPM-Tools sorgen auch für mehr Effizienz. „Unser Planungsprozess ist dank PPM erheblich einfacher“, so Ian McKenna, IT-Geschäftspartner bei Infineum UK Ltd. Um in den Genuss dieser Vorteile zu kommen, brauchen Unternehmen die richtigen PPM- Prozesse, Kennzahlen und Tools. Nur so können Entscheidungen zu Portfolios und die Auftragserfüllung verbessert werden. Zwar kommt es bei jeder Systemimplementierung darauf an, dass die richtigen Prozesse ablaufen, im PPM aber ist dies von maßgeblicher Bedeutung, da es um entscheidende Geschäftsentscheidungen geht. Die Vertrautheit mit Standardprozessen beschleunigt die Akzeptanz des PPM. Don Kingsberry, Enterprise PMO, Green Mountain Coffee Roasters Glücklicherweise hat die Community zur Entwicklung neuer Produkte auch für das PPM Best Practises ausgearbeitet. PPM wird bereits vielfach angewendet. So können sich Unternehmen durch den Austausch mit anderen informieren und müssen keine abstrakten und theoretischen Implementierungsübungen absolvieren. Ganz ohne Grundlagen muss dabei aber niemand anfangen. „Die Vertrautheit mit Standardprozessen beschleunigt die Akzeptanz des PPM“, so Don Kingsberry, Enterprise PMO bei Green Mountain Coffee Roasters und langjähriger PPM-Anwender. „Es ist extrem hilfreich, auf Standardprozesse zurückzugreifen, deshalb wundere ich mich, dass sich Unternehmen die Zeit nehmen, diese neu zu erfinden.“ Mithilfe von Best Practises 3 © Tech-Clarity, Inc. 2011 und Tools können Unternehmen durch PPM heutzutage schnell einen Mehrwert erzielen. Kriterien und Kennzahlen lassen sich mit der Zeit individuell anpassen, um die Wertschöpfung weiter zu steigern und bessere Ergebnisse zu erreichen. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine passende Infrastruktur. Zweck und Potenzial von PPM Wie im Schwerpunktthema „Rendite mit Produktportfolio-Management“ erläutert, können Unternehmen, die PPM anwenden, „ihre Rentabilität durch eine Reihe von Maßnahmen steigern, darunter unter anderem“: • Auswahl höherwertiger Produkte • Bessere und pünktlichere Entscheidungen zur Korrektur oder Stornierung renditeschwacher Projekte • Verkürzung der Markteinführungszeiten • Effizienzsteigerung bei der Produktentwicklung • Abstimmung des Produktportfolios mit der Unternehmensstrategie • Abstimmung der Produktentwicklung mit den verfügbaren Ressourcen • Minimierung von Risiken im Produktportfolio PPM-Prozesse und Tools helfen uns bei der Unternehmensführung. Manager von Qualitätssicherung, F&E und Rechtsabteilung bei einem Medizingerätehersteller Unternehmen können Portfoliomanagement dazu nutzen, ihre Planungsentscheidungen auch im Hinblick auf risikoangepasste Gewinnerwartungen zu verbessern, Gründe für die Investition in Innovationen genauer darzustellen und Projekten den richtigen Mitarbeitern und Funktionen zuzuweisen. „PPM-Prozesse und Tools helfen uns bei der Unternehmensführung“, sagt der Medizingerätehersteller. „Die Entwicklung von Produkten ist sehr teuer und wir sollten daher bei Auswahl und Entwicklung sehr sorgfältig vorgehen, nur dann haben wir mehr Geld für weitere Investitionen.“ Die Einführung von PPM hat weitreichende Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Bisher hat die Rendite jedes Mal unsere Erwartungen übertroffen. Don Kingsberry, Enterprise PMO, Green Mountain Coffee Roasters Diese Verbesserungen sind letzten Endes die Voraussetzung für ein starkes Wachstum und eine höhere Rentabilität. „Die Einführung von PPM hat weitreichende Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Bisher hat die Rendite jedes Mal unsere Erwartungen übertroffen“, sagt Don Kingsberry über seine Erfahrungen mit PPM. „Die Veränderungen sind wirklich dramatisch.“ 4 © Tech-Clarity, Inc. 2011 PPM hilft bei der Entscheidungsfindung und verbessert mithilfe seiner Prozesse, Tools und Kennzahlen letztlich auch die Leistung (siehe PPM-Framework von Tech-Clarity, Abb. 1). Das Framework veranschaulicht einen umfassenden und ganzheitlichen PPM- Ansatz, um Planung und Umsetzung aufeinander abzustimmen. „Einer der wichtigsten Aspekte im Portfoliomanagement ist herauszufinden, wie die strategische Planung mit der Umsetzung abgestimmt werden kann“, erklärt Don Kingsberry von Green Mountain. Abb. 1: PPM-Framework von Tech- Clarity Die integrierte PPM-Lösungssuite erstreckt sich zunehmend auch in den Bereich der Ideenfindung, um das Innovationsmanagement noch umfangreicher abdecken zu können. So nutzt der Medizingerätehersteller PPM auch beim Ideenmanagement. „Alle Anfragen werden im PPM erfasst und dann in ein Geschäftsszenario umgewandelt. Daneben nutzen wir ein risikobasiertes Bewertungsmodell.“ Durch die Einbindung des Ideenmanagements in die Portfolioplanung können zentrale Informationen zur Verfügung gestellt und Konzepte von ihrer Entstehung bis zur Produkteinführung verfolgt werden. Unternehmen können so Ideengeber ermitteln und honorieren und Ideen rentabel umsetzen. PPM und Automatisierung 5 © Tech-Clarity, Inc. 2011 Das Management von Produktportfolios ist ein Prozess. Diesen im ganzen Unternehmen erfolgreich umzusetzen, erfordert die richtige Software. Leider nutzen viele Unternehmen bei ihrem PPM komplexe und im Laufe der Zeit entwickelte Tabellen, die nur begrenzt informativ sind und deren Pflege mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist. Der Medizingerätehersteller erinnert sich: „Wir haben für das Management unserer Portfolios Tabellen verwendet. Zusammenfassungen und Kapazitätsplanung waren extrem mühsam.“ Leider nutzen viele Unternehmen bei ihrem PPM komplexe und im Laufe der Zeit entwickelte Tabellen, die nur begrenzt informativ sind und deren Pflege mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist. Ein Portfoliomanagement mithilfe von Tabellen bringt unzählige Probleme mit sich. Obwohl die Nutzung von Tabellen scheinbar einfach und problemlos gesehen wird, ist genau das Gegenteil der Fall. Tabellen sind vielfach hilfreich und können für nahezu jeden Zweck angepasst werden. Aber je komplexer sie werden, desto schwieriger sind sie auszulegen und desto mehr portfoliorelevante Entscheidungen werden ohne Kenntnis der tatsächlichen Umstände getroffen. Zudem ist es problematisch, Tabellen unternehmensweit zu nutzen. Eine effiziente PPM-Technologie dagegen ermöglicht sämtlichen Mitarbeitern einen genauen Einblick in die Portfolios. Ein professionelles PPM-System hat den Vorteil, dass Daten, Analysen und Kennzahlen konsistent gehalten werden können. Bei Vergleichen kann so von gleichen Umständen ausgegangen werden und Entscheidungen sind objektiver und beruhen auf Tatsachen und nicht auf Annahmen. PPM-Lösungen haben auch andere Vorteile: Mit ihnen können mehrere Optionen und Szenarien einfach ausgewertet und miteinander verglichen, Informationen zwecks einer vereinfachten Entscheidungsfindung grafisch dargestellt und Daten konsistent und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ein professionelles PPM-System hat den Vorteil, dass Daten, Analysen und Werte konsistent gehalten werden können. Bei Vergleichen kann so von gleichen Umständen ausgegangen werden und Entscheidungen sind objektiver und beruhen auf Tatsachen und nicht auf Annahmen.