Werttreiberpotential - Chief Financial Officer sind gefordert wie noch nie

Management Last Mile of Finance FINANZMANAGEMENT Werttreiberpotential. Von Stefan Sexl* Chief Financial Officer sind gefordert wie noch nie: Zunehmend kommt es darauf an, den Aufwand für die «Last Mile of Finance» zu optimieren – mit starker Software und in konsequenter Teamarbeit. W er sich die notwendigen Abläufe bei Jahresab- terne Gegebenheiten die Arbeit der Verantwortlichen: schlüssen genauer anschaut, stellt schnell fest, Komplexe IT-Landschaften behindern die Abstimmung dass dem Aufwand zur Erstellung («Closing») ein des Management-Reportings mit gesetzlich vorgeschrie- fast ebenso hoher für die gesetzeskonforme Veröffentlichung benen Berichten; sich ändernde Unternehmensstrukturen «Disclosure» folgt. Da der Abschluss ja keinen Selbstzweck erschweren die Abbildung der Intercompany-Beziehungen. hat, sondern den Stakeholdern die Ertrags- und Vermögens- Vor diesem Hintergrund wird die «Last Mile of Fi- Teambildung: Auch junge Mitarbeiter situation darstellen muss, wird der Disclosure-Prozess etwas nance» zu einem komplexen, mühsamen und obendrein wie diese Trainees bei der Schweizer SBB bildlicher auch als «Last Mile of Finance» bezeichnet. fehleranfälligen Prozess. Damit alle Akteure wissen, was lernen die neuen vielfältigen Herausforde- Für diese letzte Meile gilt es, neben reinen Zahleninfor- sie wann zu tun haben, um alle Offenlegungspflichten tat- rungen im Finanzmanagement kennen. Foto: SBB mationen und Tabellen eine Vielzahl deskriptiver Informati- sächlich zum Stichtag zu erfüllen und alle Veröffentli- onen in Form von Lagebericht, Prüfungsvermerken, Bericht chungen ohne Fehler zu erstellen, muss die Prozessquali- des Aufsichtsrats und Unternehmensdarstellung vorzuberei- tät hoch sein. Nichts darf schief gehen. Denn ein Fehler ten. Hinzu kommen die vorgeschriebenen Angaben im An- kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen, von ein- sierter und strukturierter Workflow, der die Beteiligten schäftsbericht sowie andere Berichte mit Abschlussdaten hang, deren exponentieller Anstieg insbesondere durch die fachen öffentlichen Rügen durch die Deutsche Prüfstelle in einer kontrollierten Umgebung durch den kompletten fehlerfrei, nachvollziehbar und effizient zu produzieren und Umstellung auf IFRS ausgelöst worden ist. Um den IFRS- für Rechnungslegung (DPR) – der «Bilanzpolizei» – über Abschlussprozess leitet. Schließlich ist die unterneh- bereitzustellen. Doch die richtige Software sorgt nicht nur Anforderungen zu genügen, müssen zum Beispiel Informati- Strafzahlungen bis hin zum Entzug des Vertrauens in das mensweite Zusammenarbeit («Collaboration») eine un- für mehr Konsistenz beim Abschluss, sondern auch für onen zu Mitarbeitern, Rechnungslegungsvorschriften, Ver- Unternehmen durch den Kapitalmarkt. verzichtbare Voraussetzung, wenn es darum geht, einen schnellere Durchlaufzeiten. Ein weiterer, erheblicher Zusatz- gütung von Management und Aufsichtsrat oder Honorare Fast Close, internes Berichtwesen, externe Offenle- reibungslosen Konsolidierungs- und Reportingprozess nutzen: Neben der Arbeitserleichterung wird dokumentiert, von Wirtschaftsprüfern detailliert dargelegt werden. gung, Transparenz, Regulierung, Revisionssicherheit, zu gewährleisten, an dessen Ende fehlerfreie Berichte an wer wann eine bestimmte Information beigetragen hat und Parallel dazu hat sich der Personenkreis, der an der Erfül- Rückverfolgbarkeit – CFO agieren in einem Spannungs- externe und auch an interne Adressaten steht. woher diese stammt. Transparenz und Nachvollziehbarkeit lung gesetzlicher Meldepflichten mitarbeitet, beträchtlich feld, das nahezu unlösbar erscheint. Wie gelingt es den Unabhängig, ob sie internen oder externen Zwecken sind also gewährleistet. erweitert. Nicht nur für den Geschäftsbericht, auch für un- Finanzchefs, den Überblick zu behalten und den Disclosu- dienen – eine passende Software-Lösung hilft bei der Für die Optimierung der «Last Mile of Finance» gibt terjährige Berichte oder andere geforderte Dokumente gilt re-Prozess zu steuern? Es kann nur eine Antwort geben: Sammlung, Aufbereitung, Zusammenführung, Abstim- es mittlerweile spezielle Software-Lösungen, mit denen es, Informationen aus verschiedenen Unternehmensbe- Mehr denn je ist es notwendig, Verfahren zu optimieren und mung, Freigabe und Veröffentlichung der relevanten Un- die erforderlichen Dokumente zeit- und kostensparend er- reichen aufzubereiten und zusammenzuführen. Neben den zu automatisieren. Die Erstellung der geforderten Doku- ternehmensdaten. Mit technologischer Unterstützung stellt werden können. Dazu zählen zum Beispiel Hyperion klassischen Abteilungen, die dem Finanzchef eines Unter- mente darf nicht länger ein hochgradig manueller, frag- wird es möglich, die gesamte Prozesskette zu automati- Disclosure Management, IBM Cognos FSR oder Tagetik nehmens unterstehen, sind inzwischen auch Mitarbeiter der mentierter Prozess bleiben, der zudem noch sehr zeitauf- sieren und zu steuern und das Team über die komplette CDM. Von SAP gibt es unter dem Markendach «SAP Abteilungen Marketing, Vertrieb, Human Resources und wendig und fehleranfällig ist. «Last Mile of Finance» hinweg zu entlasten. Mechanis- Business Objects» die Lösungen Cundus Financial State- nicht zuletzt der CEO in diesen Prozess involviert. Darüber Vielmehr gilt es, die Teamarbeit vom Zusammentra- men zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können ment Factory und Cundus Information Collector. Ur- hinaus verlassen sich viele Unternehmen in rechtlichen An- gen bis zur Veröffentlichung der Unternehmensdaten zu auf diese Weise institutionalisiert werden. Eine spezielle sprünglich als Zusatzmodule der Konsolidierungslösungen gelegenheiten oder in PR-Fragen auf externe Berater, die es unterstützen sowie manuelle Tätigkeiten so weit wie Software-Lösung für das Disclosure Mangaement sollte: vorgesehen, haben sich diese Programme inzwischen abge- ebenfalls in die Abläufe einzubinden gilt. möglich auszuschalten. Gefragt ist also ein automati- • die entsprechenden Workflows definieren, nabelt und können als eigenständige Applikationen in exi- Dies bestätigt eine Studie des Business Appli- • Templates für unterschiedliche Publikationszwecke so- stierende Architekturen integriert werden. cation Research Center (BARC) von 2009: In wie ein Master-Dokument verwalten, großen Unternehmen waren 27 Prozent mehr Per- • Aufgaben festgelegten Ansprechpartner oder Rollendefi- sonen mit dem internen und externen Berichtwe- nitionen zuordnen und überwachen, *Der Autor sen beschäftigt als drei Jahre zuvor. In kleinen • Informationen aus unterschiedlichen Quellen einbinden, Stefan Sexl ist Vorstand der Firmen wuchs der Wert sogar um 66 Prozent. • Dokumente sowie Berichte formatieren und layouten, pmOne AG mit Sitz in München.