Das kommt auf die Informationsstrategie einer Firma an. Ist nur SAP im Einsatz, wird jeder Anwender glücklich werden können. Sollen aber auch Nicht-SAP-Anwender an Records rankommen oder einstellen, so dass auch SAP-Anwender an diese rankommen können, dann braucht es zusätzliche Fremdprodukte

 

Das Gleiche gilt für SharePoint. Speziell was die Sicherheit der Daten angeht, so sind die Standards des SharePoint Servers in Bezug auf die Sicherheit nicht hoch genug, und es braucht Ergänzungen, um eine revisionssichere Speicherung zu gewährleisten.

DOMEA ist sicherlich eine mögliche Ausprägung für ein mögliches Records Management, hatte aber für meinen Geschmack schon zu viel Beiwerk, das außerhalb des öffentlichen Dienstes nicht brauchbar war.

Das neuen Konzept ist im Wesentlichen der alte Wein in neuen modularen Schläuchen, zudem ergänzt um neue Modelle wie Kollaboration, damit auch Microsoft SharePoint nicht mehr ausgeschlossen werden kann.

Die organisatorischen Standards werden im öffentlichen Dienst angewendet, um ja keinen Fehler zu machen. Im Mittelstand wird da eher pragmatisch und nach gesundem Menschenverstand mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit vorgegangen.

 

Die wichtigsten Standards sind jene, die helfen, die Lesbarkeit von Dateien auch nach Jahren sicherzustellen. Alle anderen, ausufernden Standards, besonders im Bereich von Schnittstellen scheinen mir gescheitert, weil sie entweder zu schmal sind, und zusätzliche Erweiterungen notwendig sind, oder so komplex, dass ihre Einhaltung zu teuer ist und nicht mehr gehändelt werden kann (z.B. CMIS, JCR)

Beispiel für eine gelungene Initiative ist die sogenannte „aconso Meet the Experts Veranstaltung“ von Personalern für Personaler. Hier fördern wir  den Austausch von Interessenten und Bestandskunden untereinander. Dieser Informationsaustausch von Personen, die die Systeme bereits im Einsatz haben und Interessenten, die eine Einführung planen, ist ein sehr interessanter Weg um einen hohen  Erfahrungsaustausch zu gewährleisten. Diese Möglichkeit des Informationsaustausches ist ideal, um aktuelle Themen rund um die Digitale Personalakte zu diskutieren und Fragen zur Einführung oder dem Projektablauf kompetent zu beantworten.

 

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Veranstaltungen großen Anklang finden und das positive Feedback der Teilnehmer bestärkt uns darin, diese Art des Austausches weiterhin anzubieten. 2013 wird die aconso AG weitere Meet the Expert Veranstaltungen und Round Tables abhalten. Darüber hinaus wird es im Juni 2013 wieder eine HR Conference geben – die ideale Plattform zum Austausch auf Augenhöhe, bei der Kunden, Interessenten und Partner zu aktuellen Themen aus dem HR-Bereich auf fachlichem Niveau diskutieren können.

 

In all diese Veranstaltungen bringen wir das Know-How von über 11 Jahren Erfahrung bei der Einführung der digitalen Personalakte ein. Wir haben in dieser Zeit über 130 Kunden (vom Mittelstand über die öffentliche Verwaltung bis hin zu Großkonzernen) gewonnen die jederzeit gerne als Referenz zur Verfügung stehen.

Nach den Verwaltungsvorschriften der öffentlichen Hand muss das Wiederfinden eines Aktes gewährleistet sein.

Hier hilft sicher zuvorderst eine standardisierte Ablage, da von allen gelernt über das Aktenzeichen der Zugriff erfolgen kann.

Neben dem Aktenzeichen helfen auf elektronischen Weg der Suche auch weitere Indexwerte.

Seit Google wissen wir, dass das Finden auch im Volltext spannende Informationen bergen kann. Das geht allerdings mehr in Richtung auf eine Wissensarbeit. Ich habe zwar nicht das Aktenzeichen, aber ich habe eine Ahnung, worum es mal inhaltlich ging. Vielleicht habe ich aber auch diese nicht, sondern ich habe aktuell ein Thema und möchte gerne wissen, ob es schon ähnliche Fälle gab. Ggf. helfen mir die damaligen Lösungskonzepte weiter.

Diese Suche steht allerdings noch immer auf wackeligen Füßen, wenn die Datenmengen groß sind. Ob ich dann wirklich die Nuggets mit diesem Enterprise Search Ansatz finden kann?

In Deutschland gibt es den Begriff Schriftgutmanagement (vermutlich seit den preußischen Zeiten?) für den Bereich der Archivierung von Verwaltungsdokumente der öffentlichen Hand. Es sind jene Dokumente, die nach Ablauf ihrer geregelten Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet sondern aus historischen Gründen archiviert werden sollen.

Vermutlich ist dieser Begriff zusammen mit dem Mitte der 1990er Jahre geborenen DOMEA-Konzepts für den öffentlichen Dienst Grund genug gewesen, dass der internationale Begriff des Records Management so gut wie keinen Einzug in die deutsche Verwaltungssprache fand.

Dagegen hat sich in den letzten Jahren der Begriff der elektronischen Akte etabliert, stehend für Anwendungen, die im Wesentlichen die technischen Anforderungen an ein Records Management erfüllen.

Der ROI für die Einführung einer Digitalen Personalakte liegt heute bei unter 18 Monaten. Daran sieht man bereits, dass sich der einzusetzende Aufwand (sowohl finanziell als auch personell) sehr schnell rechnet. Hier die Beispiele zweier Kunden, bei denen die Einführung der Digitalen Personalakte zu enormen Effizienzsteigerungen geführt hat:

1. Bei der GFK Gruppe leistet die aconso Digitale Personalakte einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der HR-Prozesse

 Mit der aconso Digitalen Personalakte hat die GfK eine zeitgemäße Technologie eingeführt, um mehr Zeit und Raum für strategische Personalarbeit zu haben. Elisabeth Huj, Senior Specialist HR Administration bei der GfK, fasst das Projekt zusammen: „Die aconso Digitale Personalakte hat eine papieraktenähnliche Oberfläche, die dem Nutzer vertraut erscheint und die Bedienung erleichtert. Der für unser Unternehmen unerlässliche standortunabhängige Zugriff sowie die Übernahme von Berechtigungen aus dem bestehenden HR-System waren ausschlaggebende Voraussetzungen bei der Entscheidung für aconso. Mit Hilfe dieses hervorragenden Instruments haben wir einen wichtigen Schritt bei der Optimierung unserer Prozesse getan. Unsere Arbeitsabläufe haben sich spürbar verbessert und nicht zuletzt macht es auch Freude, mit der neuen Digitalen Personalakte zu arbeiten“.

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2.Globaler Roll-out bei Accenture: HR-Management effizient steuern

Die weltweit agierende Accenture GmbH setzt die aconso Digitale Personalakte international ein. Über einen direkten Zugang aus dem HR-Verwaltungssystem SAP ERP HCM können die Personaler einfach per Mausklick auf die gesuchten Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter zugreifen. „Eine enge Integration mit dem SAP-HR-System und die gleichzeitige Unabhängigkeit waren für uns der ausschlaggebende Punkt für die Wahl der aconso-Lösung," sagt Ioannis Blume von Accenture, Solution Manager für SAP ERP HCM Dokumentenmanagementlösungen. "In unserer heterogenen HR-Service-Landschaft benötigen wir ein flexibles Berechtigungsmodell, das von Land zu Land variieren kann. Mit der aconso Lösung haben wir alle Möglichkeiten, diese Berechtigungsmethoden und –systeme flexibel zu gestalten. „

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Die besten Partner sind diejenigen, die ein hohes Maß an HR-Know-How, Prozessverständnis und Beratungskompetenz zu den organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen mitbringen. Über diese Grundvoraussetzungen hinaus bedarf es auch einer Beherrschung der gesamten technischen Komplexität. Kompetente Anbieter der Digitalen Personalakte bieten hier umfassende Beratung anfangend von Betriebsvereinbarungen über Datenschutzfragen, Unterstützung bei der Erstverscannung, Softwareinstallation und dem kompletten After Sales Service.

 

Deshalb hat sich vor über 11 Jahren die aconso AG gegründet, die beide Themen, HR-Know-How und Archivierungstechnik vereint. Bis heute sind wir der einzige Spezialanbieter für Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen im HR und konnten bereits über 130 Top-Projekte weltweit realisieren.

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört es, das Projekt in mehrere Schritte zu unterteilen. Gerade die Einführung der Digitalen Personalakte kann wunderbar in Einzelprojekte unterteilt werden und lässt sich dann einfach und auf einzelne Projektschritte aufgeteilt umsetzen. Wir empfehlen daher grundsätzlich die schrittweise Einführung um die Komplexität des Projektes zu reduzieren. Im ersten Schritt sollte ein Medienwechsel, weg vom Papier zum digitalen Dokument erfolgen. Ist dies erfolgreich umgesetzt, werden Ablageprozesse teil- und vollautomatisch gestaltet, z.B. mit Office Einbindung durch den Office Connector und Barcodeunterstützung. Im dritten Schritt wird die Prozesseinbindung beispielsweise von Dokumenterzeugung, Überwachung, Vollständigkeitsprüfung und Unterschriftsprozessen vorgenommen.

 

Die Chancen der Digitalen Personalakte sind die enorme Zeitersparnis und damit einhergehende Effizienzsteigerungen, die innerhalb kürzester Zeit im Unternehmen sichtbar werden.

In Großunternehmen hat die Digitale Personalakte bereits eine sehr hohe Verbreitung. Das liegt an den Vorteilen und dem schnellen ROI, den die Digitalisierung der Personalakten mit sich bringt: Mit der digitalen Personalakte werden Grundsätze des Datenschutzes erfüllt, eine schnelle und sichere Wiederauffindbarkeit der Akten gewährleistet und die Geschwindigkeit der Informationsgewinnung erhöht. Dazu kommt, dass die Digitalisierung der Akten einen standortunabhängigen Zugriff ermöglicht und dies insbesondere für Unternehmen mit mehreren Firmenstandorten schon vor Jahren zentrales Argument für die Einführung der Digitalen Personalakte war.

 

Die Verbreitung im Mittelstand ist dahingegen noch nicht flächendeckend erfolgt. Der Mittelstand fängt gerade erst an, sich intensiv mit der Thematik zu beschäftigen. Oft wissen die Personalverantwortlichen noch nicht, dass es mittlerweile vorkonfigurierte Systeme gibt, die einerseits sehr schnell und andererseits zum Festpreis eingeführt werden können. Als Anbieter können wir neben dem vorkonfigurierten System mit Best-Practice Ansatz Beratung zur Erstverscannung der vorhandenen Akten sowie Unterstützung zu Fragen des Datenschutzes und Betriebsvereinbarungen leisten. Damit bieten wir schlüsselfertige Projekte inklusive Betreuung und Beratung während des Projektes. Wir gehen daher davon aus, dass in den nächsten Jahren vorwiegend Mittelständler aller Branchen auf die Digitale Personalakte umsteigen werden.