Talent Management: Weniger Papier, mehr Schnelligkeit und Transparenz

Case Study Haufe Talent Management Produktion Weniger Papier, mehr Schnelligkeit und Transparenz Die im eigenen Hause entwickelte angestellte Mitarbeiter und weitere wussten nie genau, wo sich die Bewer- Datenbank zur Bewerberverwaltung Zeitarbeitnehmer beschäftigt. Das Un- bung wirklich befindet“, bemängelt er. konnte die steigende Anzahl an Be- ternehmen stellt flexible Leiterplatten „Außerdem konnten nicht zwei Perso- werbungen nicht mehr bewältigen. her und unterstützt seine Kunden da- nen gleichzeitig auf die Datei zugrei- Deshalb führte die Mektec Europe bei, diese optimal in deren Wertschöp- fen“, nennt André Schütte ein zweites GmbH im März 2011 eine professio- fungskette zu integrieren. Es geht dar- Manko der selbstentwickelten Lösung. nelle Softwarelösung ein. Heute kön- um, in Produkte neue Funktionen zu All dies führte dazu, dass das Unter- nen die Personaler die Bewerbungen integrieren, Gewicht und Volumen zu nehmen beschloss, eine professionelle sogar auf dem iPad einsehen und er- reduzieren und die Anzahl der Bauteile Bewerbermanagementsoftware einzu- gänzende Notizen online erstellen. zu verringern. Mektec bewegt sich also führen. in einer hochtechnologischen Branche – Unternehmen der Automobilindustrie, und benötigt hierfür stets hochqualifi- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis Medizintechnik, Telekommunikation zierte Mitarbeiter Auf Fachmessen informierte sich der und Konsumgüterindustrie gehören zu Personalmanager, welche Software- den Kunden der Mektec Europe GmbH, Die Grenzen von Excel Lösung für das Unternehmen in Frage die in Deutschland mehr als 200 fest Seit Mitte 2010 hat der Bedarf an kommen würde. Diese sollte nicht zu neuen Mitarbeitern wieder stark zu- komplex sein und sie sollte die Prozesse genommen. Seitdem zählen die Per- des Unternehmens gut abdecken. Das Unternehmen sonalabteilungen an den deutschen Letztendlich entschieden sich die Per- Mektec Europe GmbH Standorten der Mektec 700 bis 800 sonalverantwortlichen für das Haufe Bewerbungen. Diese wurden früher Bewerber Management, weil dieses > Europäische Tochtergesellschaft über ein selbstentwickeltes Programm aus deren Sicht das beste Preis-Leis- des weltweit operierenden verwaltet. Dieses basierte auf Excel tungs-Verhältnis bot. Seit März 2011 Herstellers flexibler Leiterplatten, und konnte unter anderem auch ist das neue Bewerbermanagement, Nippon Mektron, mit zwei deutschen Serienbriefe anstoßen. „Aber irgend- das als Software-as-a-Service (SaaS) Standorten Erkelenz und Weinheim wann kam es an seine Grenzen. Die zur Verfügung gestellt wird, nun im und einem tschechischen Standort Bewerbungen wurden zu zahlreich“, Einsatz. Mittlerweile enthält es knapp Budweis sagt André Schütte. 300 Bewerbungen. Die Einführung der > Mehr als 200 Mitarbeiter in neuen Softwarelösung funktionierte Deutschland Ein Problem war: Die Bewerbungs- nahezu reibungslos. > Hersteller von flexiblen Leiterplatten, mappen wurden jeweils postalisch an Entwicklung von Lösungskonzepten für die Linienvorgesetzten weitergeleitet, Unterschiedliche Zugriffsrechte Produktentwicklung und Fertigungs- wo sie länger auf den Schreibtischen Die Personalabteilung an den beiden technologie liegenblieben. „Wir haben dann im- deutschen Standorten (Weinheim und mer auf eine Rückinfo gewartet, aber Erkelenz) ist insgesamt mit drei Perso- Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG · Fraunhoferstr. 5 · 82152 Planegg/München Tel.: 089/1222 873 89 · talentmanagement@haufe.de www.haufe.de/talentmanagement Case Study Haufe Talent Management Produktion Foto: Mektec nalern besetzt. Alle drei haben nun ei- Stellenbörse oder Tageszeitung ver- Kandidaten, indem sie ihre Kommen- nen persönlichen User-Account für das öffentlicht. tare direkt ins System schreiben. Und Haufe Bewerber Management, das sie leiten den nächsten Schritt ein – heißt, sie können alle Bewerbungen Kaum Erfassungsaufwand eine Absage oder Einladung zum Vor- im System einsehen, Notizen hinter- Seit Einführung von Haufe Bewerber stellungsgespräch. Die nachfolgende legen oder eine Kommunikation mit Management gehen die meisten Be- Kommunikation mit dem Bewerber einem Bewerber anstoßen. Zusätzlich werbungen online ein – über einen wird dann wieder federführend von verfügt einer der Personaler über entsprechenden Link in der jeweiligen der Personalabteilung ausgeführt. Für einen Admin User-Account, mit dem Stellenausschreibung auf der Webseite die unternehmensinternen Prozesse er Änderungen vornehmen kann. Bei- oder einen Bewerberbutton im Online- hat sich durch die Softwareeinführung spielsweise kann er Auswahllisten er- Inserat in einer Jobbörse. „Auf diese kein großer Anpassungsbedarf erge- weitern oder neue Führungskräfte als Weise sind alle Bewerberdaten schon ben. Die größte Veränderung ist, dass Nutzer anlegen. Die Linienvorgesetz- erfasst und wir können in der Personal- heute weitestgehend auf Papier ver- ten selbst erhalten nur dann Zugriff abteilung eine Vorauswahl treffen und zichtet wird. auf das System, wenn eine Vakanz in die passenden Bewerbungen an die ihrem Bereich auftritt. Linienvorgesetzten weiterleiten“, er- Mobiler Zugriff per iPad klärt André Schütte den Prozess. Die Das wird in Zukunft noch in größerem Heute funktioniert das Bewerber- wenigen Bewerbungen, die per E-Mail Umfang möglich sein, denn derzeit management bei Mektec folgender- oder Post ins Unternehmen kommen, testet das Unternehmen die mobile maßen: Ein Linienvorgesetzter meldet werden in der Personalabteilung hän- Anwendung des Bewerbermanage- eine Vakanz (noch) auf konventionel- disch erfasst. Die Personaler scannen ments auf Tablet PCs: „Dadurch, dass lem Wege, indem er ein Formular auch die Unterlagen ein und hinter- alle Bewerbungen nun online zur Ver- ausfüllt, das die künftigen Aufgaben, legen diese im System. Damit dieser fügung stehen, können wir auch per benötigten Qualifikationen und den Mehraufwand möglichst gering bleibt, iPad darauf zugreifen und müssen Bedarfstermin für einen neuen Mit- wird in den Stellenanzeigen keine nicht vor dem Gespräch die Bewer- arbeiter enthält. Dieses Formular E-Mail-Adresse mehr hinterlegt. bungen ausdrucken, um sie in den geht an die Personalabteilung, die „Seitdem sind die Online-Bewerbungen Händen zu halten. Zusätzlich können Geschäftsleitung und den Betriebsrat. deutlich auf dem Vormarsch“, sagt wir nun unsere Notizen im Vorstel- Sobald dort alles abgesegnet ist, er- André Schütte. lungsgespräch direkt online vermer- stellt die Personalabteilung die Stel- ken“, sagt André Schütte. Dabei ist das lenausschreibung, die über das Bewer- Nach Bewerbungseingang führen die iPad deutlich besser für Gesprächs- bermanagement-System automatisch Personaler eine erste Auswahl durch situationen geeignet als ein Laptop. auf der Webseite veröffentlicht wird. und stellen die qualifizierten Bewer- „Es kommt nicht gut an, wenn das Je nach Zielgruppe wird darüber hin- bungen online den Linienvorgesetzten Laptop mit seinem hochgeklappten aus eine Anzeige in einer Online- zur Verfügung.