Geschäftsprozessbasiertes Rechnungswesen

978-3-7910-2965-8 Küting u.a. (Hrsg.), Geschäftsprozessbasiertes Rechnungswesen © 2010 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) 1 1 A Konzepte eines geschäftsprozess- basierten Rechnungswesens 2 A. Konzepte eines geschäftsprozessbasierten Rechnungswesens 1 Business ByDesign – eine On-Demand- Lösung Business ByDesign stellt alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einer integrierten Mietsoftware dar, die Unternehmen über das Internet zur Verfügung gestellt wird.1 Aus einer online-basierten ganzheitlichen Softwarelösung ergeben sich vielfältige Vorteile für mittelständische Unternehmen: Vorteile • Niedrige Investitionskosten: Es sind keine kostenintensiven Investitionen notwendig. Vielmehr werden monatliche Mietzahlungen pro Nutzer in Ab- hängigkeit des genutzten Umfangs fällig. • Reduzierte Technikressourcen: Business ByDesign hat einen erheblich geringeren Bedarf an IT-Ressourcen. Es sind nur internetfähige Computer notwendig, keine umfangreiche IT-Abteilung im Unternehmen. Wartungs- leistungen und ähnlicher Service werden durch den Anbieter der Software abgedeckt. Damit können sich mittelständische Unternehmen auf ihre Kern- kompetenzen und die Wertschöpfung konzentrieren. • Regelmäßige Updates: Die Software wird durch regelmäßige Aktuali- sierungen auf dem neuesten Stand gehalten. Betriebswirtschaftliche Inhalte wie veränderte Bilanzierungs- und Steuerregelungen, Funktionserwei- terungen und neue oder erweiterte Standardgeschäftsprozesse in Business ByDesign werden den Unternehmen damit automatisch verfügbar gemacht. • Integrierte Service- und Supportanbindung: Fehler oder Anfragen können direkt aus dem System gestellt werden. Die übermittelte Kontextinformation für den Support erlaubt schnellere Antworten in höherer Qualität. • Schrittweise Einführung: Über die betriebswirtschaftliche Konfiguration ist es möglich, die gewünschte Funktionalität schrittweise einzuführen. • Einfache Nutzung über Browser: Die Standardoberfläche ist überall und jederzeit verfügbar. Datenschutz Die unternehmensindividuellen Daten werden in von SAP betriebenen Rechen- zentren,2 die mit einer ausfallsicheren Stromversorgung ausgestattet sind, mit aktuellster Verschlüsselungstechnologie verwaltet. Ein sicherer Webzugriff auf die Unternehmensdaten wird mittels einer mehrstufigen hard- und software- basierten Sicherheitsarchitektur sichergestellt. So kombiniert Business ByDesign bspw. verschiedene Zugangskontrollen. Hierzu zählen etwa die VPN-Verbindung sowie eindeutige Benutzer-ID und Kennwörter. Ein entscheidendes Element ist der sog. On-Site-Link. Als physischer „Eingang“ regelt er, dass nur der Kunde von seinem Unternehmensnetzwerk aus über die verschlüsselte VPN-Verbindung 1 Über das Internet bereitgestellte betriebswirtschaftliche Software wird auch als sog. Software as a Service (SaaS) bezeichnet. 2 Mit umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen wird im Rechenzentrum für Schutz und Integrität der Unternehmensdaten gesorgt. Zu den Details vgl. https://www.sme.sap. com /irj/sme/solution/whybusinessbydesign/saasredefined. 1. Business ByDesign – eine On-Demand-Lösung 3 Zugriff auf seine Unternehmensdaten im Rechenzentrum erhält. Dies gilt selbst dann, wenn sich Unbefugte Benutzer-ID und Passwort verschafft haben.3 Business ByDesign dient Unternehmen sowohl aus der Dienstleistungsbranche als Lösungsumfang auch aus dem produzierenden Gewerbe (vgl. Abbildung 1) und unterstützt alle wichtigen Geschäftsprozesse4 im Unternehmen wie Beschaffungsprozess, Auf- tragsabwicklung, Lagerfertigung oder Projektmanagement in derzeit sechs aus- gewählten Ländern.5 Die Integration der Geschäftsvorfälle in das Rechnungs- wesen erfolgt automatisch. Die Ordnungsmäßigkeit der in Business ByDesign ab- gebildeten Rechnungslegung wurde von Wirtschaftsprüfern ausführlich geprüft und nach dem Prüfungsstandard PS 880 Erteilung und Verwendung von Software- bescheinigungen bestätigt. Abbildung 1: Lösungsumfang von Business ByDesign6 In dem vorliegenden Buch wird der Lösungsumfang von Business ByDesign unter Fokus Rechnungs- wesen dem Blickwickel der wachsenden Anforderungen an ein Rechnungswesen be- trachtet. Dieses einleitende Kapitel erklärt die betriebswirtschaftlichen Grund- konzepte und wirft einen ganzheitlichen Blick auf das Produkt über das Rechnungswesen hinaus. Es beschreibt die projektbasierte betriebswirtschaftliche Konfiguration, gibt einen Einblick in die Konzepte der wichtigsten Stammdaten und beleuchtet die betriebswirtschaftliche Struktur des Rechnungswesens sowie ihre Integration in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Trotz aller Auto- 3 Vgl. Zertifizierung nach SAS 70. 4 In Business ByDesign werden Geschäftsprozesse auch Szenarien genannt. Im Buch wird häufig nur noch von Prozessen die Rede sein. 5 Weitere Länderversionen sind für die Zukunft bereits in Planung. 6 © Copyright 2010. SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 4 A. Konzepte eines geschäftsprozessbasierten Rechnungswesens matisierung steht der Benutzer im Mittelpunkt von Business ByDesign. Benutzer- oberflächen, die ihn bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen unterstützen, ihn aber in Zukunft verstärkt durch seine Aufgaben führen und seinen Arbeitsschwer- punkt auf die Analyse von Berichten lenken, verändern möglicherweise in Zu- kunft seine Rolle im Unternehmen. 2 Betriebswirtschaftliche Konfiguration Konfigurationsdaten sind Steuerungsdaten von Geschäftsprozessen, die von SAP ausgeliefert und von Kunden vor der produktiven Nutzung von Business ByDesign festgelegt werden. Nach dem Produktivstart bleiben die Konfigura- tionsdaten im Allgemeinen unverändert. Projektorientierter Die betriebswirtschaftliche Konfiguration wird den Anforderungen von Unter- Ansatz nehmen in verschiedenen Ländern und Industrien gerecht und erlaubt es effizient, die von SAP vorausgelieferten Steuerungsdaten zu kontrollieren und den unter- nehmensspezifischen Bedürfnissen anzupassen. Der projektorientierte Ansatz (vgl. Abbildung 2) der Konfiguration eines Kundensystems verläuft schrittweise: 1. Vorbereitung (Scoping), 2. Fine Tuning, 3. Datenübername und Erweiterungen, 4. Test, 5. Produktivstart. Abbildung 2: Projektansatz bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration Vereinfachte Mit dem Produkt wird eine standardisierte, phasenbasierte Einführungsmethodik Implementierung geliefert, die in einem automatisch generierten Projekt im System abgebildet ist. Das Einführungsprojekt enthält eine Aufgabenliste. Der Arbeitsvorrat in der Auf- gabenliste ist reduziert und angepasst auf den ausgewählten Lösungsumfang. Änderungsprojekte Nach dem Produktivstart ist eine kontrollierte Änderung der Konfiguration über Änderungsprojekte möglich. Erweiterungen des Lösungsumfangs durchlaufen 2. Betriebswirtschaftliche Konfiguration 5 denselben Zyklus auf einer Kopie der Konfigurationsdaten. Eine aktuelle System- kopie (Clone) erlaubt effiziente Tests der Erweiterungen auf aktuellen Daten. Mit dem Produktivstart wird die erweiterte Konfiguration in das Produktivsystem übernommen. Die Lösung wächst mit dem Unternehmen. Im Folgenden werden nur einige für das Rechnungswesen wichtige Aspekte der ersten drei Schritte beleuchtet. Bei der Einführung von Business ByDesign können die Kundenanforderungen Direkte Konfiguration der Kunden- direkt in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration erfasst und als Lösungsvor- anforderung im System schlag dokumentiert werden. Darauf basiert eine Abschätzung des Implemen- tierungsaufwands über die Voreinstellung des Lösungsumfangs (Scope). Eine Vorauswahl der Funktionalität des Lösungskatalogs nach Land und Industrie Auslieferung von regel- und wird bereitgestellt. Geschäftslogik und Konsistenz sind im System in einem be- gesetzeskonformen triebswirtschaftlichen Regelwerk eingebaut.

978-3-7910-2965-8 Küting u.a. (Hrsg.), Geschäftsprozessbasiertes Rechnungswesen © 2010 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) Inhaltsverzeichnis XI Inhaltsverzeichnis Vorwort ................................................................................................................. V  Autorenverzeichnis .............................................................................................. VII  Konzeption des Buchs .......................................................................................... IX  Inhaltsverzeichnis ................................................................................................. XI  Abbildungsverzeichnis ...................................................................................... XIX  Abkürzungsverzeichnis ....................................................................................XXV  A  Konzepte eines geschäftsprozessbasierten Rechnungswesens ....................................................................... 1  1  Business ByDesign – eine On-Demand-Lösung ................................... 2  2  Betriebswirtschaftliche Konfiguration .................................................. 4  3  Stammdaten .......................................................................................... 6  3.1  Die Unternehmensorganisation ............................................................ 6  3.2  Geschäftspartner ................................................................................... 9  3.3  Produkte.............................................................................................. 10  4  Betriebswirtschaftliche Grundstruktur eines geschäftsprozessbasierten Rechnungswesens ..................................... 12  4.1  Geschäftsprozesse und Geschäftsvorfälle ........................................... 13  4.2  Struktur des Cash Flow Managements ............................................... 15  4.3  Struktur des externen und internen Rechnungswesens ....................... 17  5  Work Center, Aufgaben und Berechtigungen ..................................... 21  B  Möglichkeit zur Harmonisierung des Rechnungswesens in der Umgebung eines Einkreissystems .................................. 27  1  Einführung .......................................................................................... 28  2  Traditionelle Zweiteilung des Rechnungswesens deutscher Unternehmen ...................................................................... 29  2.1  Ziele des externen Rechnungswesens ................................................. 29  2.2  Ziele des internen Rechnungswesens ................................................. 30  3  Internationalisierung der Rechnungslegung und BilMoG als Ausgangspunkt der Harmonisierung ............................................. 31  4  Analyse der Vor- und Nachteile von Harmonisierungsbestrebungen im Rechnungswesen .......................... 33  4.1  Vorbemerkungen ................................................................................ 33  4.2  Nachteile und Kritik ........................................................................... 34  4.2.1  Abhängigkeit der internen Steuerung von der externen Normensetzung ....................................................... 34  XII Inhaltsverzeichnis 4.2.2  Beeinflussung der internen Steuerung durch bilanzpolitische Maßnahmen .................................................... 35  4.2.3  Nichteinbeziehung kalkulatorischer Kosten ....................................... 35  4.2.4  Fehlende Abschottung des internen Rechnungswesens nach außen .......................................................................................... 36  4.2.5  Durch steuerliche Vorschriften verfälschte Datenbasis ...................... 36  4.3  Vorteile............................................................................................... 37  4.3.1  Verständlichkeit und interne Kommunizierbarkeit............................. 37  4.3.2  Vereinfachung und Kosteneffizienz ................................................... 38  4.3.3  Verringerung von Manipulationsspielräumen .................................... 38  4.4  Zwischenfazit ..................................................................................... 39  5  Umsetzung des Einkreissystems in Business ByDesign ..................... 40  6  Zusammenfassung und Fazit .............................................................. 42  C  Bilanzierung und Bewertung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsnormen ........................................................ 45  1  Chancen einer parallelen Bilanzierung durch den Wegfall der umgekehrten Maßgeblichkeit nach BilMoG ................................. 46  2  Parallele Bilanzierung aufgrund internationaler Rechnungslegungsnormen .................................................................. 48  3  Latente Steuern ................................................................................... 50  3.1  Konzeption der latenten Steuerabgrenzung ........................................ 50  3.2  Aktive latente Steuern ........................................................................ 51  3.3  Passive latente Steuern ....................................................................... 53  3.4  Ansatz und Bewertung latenter Steuern ............................................. 53  4  Mögliche Divergenzen zwischen Handels- und Steuerbilanz ............. 55  4.1  Unterschiede bei den Ansatzvorschriften ........................................... 55  4.1.1  Aktiva ................................................................................................. 55  4.1.1.1  Selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens......................................................................... 55  4.1.1.2  Disagio ............................................................................................... 56  4.1.1.3  Rechnungsabgrenzungsposten für als Aufwand berücksichtigte Zölle und Verbrauchsteuern sowie Umsatzsteuer auf Anzahlungen ................................................................................ 56  4.1.1.4  Aktivierung anschaffungsnaher Aufwendungen bei Gebäuden.......... 57  4.1.1.5  Phasengleiche Aktivierung von Dividendenforderungen ................... 57  4.1.1.6  Saldierung von Altersversorgungsverpflichtungen mit dem Planvermögen ....................................................................... 58  4.1.1.7  Zusammenfassender Überblick .......................................................... 59  4.1.2  Passiva ................................................................................................ 60  4.1.2.1  Rückstellungen ................................................................................... 60  4.1.2.2  Rücklagen ........................................................................................... 62  4.1.2.3  Zusammenfassender Überblick .......................................................... 63  Inhaltsverzeichnis XIII 4.2  Unterschiede bei den Bewertungsvorschriften ................................... 64  4.2.1  Herstellungskosten.............................................................................. 64  4.2.2  Rückstellungsbewertung ..................................................................... 66  4.2.2.1  Bewertung von sonstigen Rückstellungen .......................................... 66  4.2.2.2  Bewertung von Pensionsrückstellungen ............................................. 67  4.2.3  Planmäßige Abschreibungen .............................................................. 67  4.2.4  Außerplanmäßige Abschreibungen..................................................... 68  4.2.5  Währungsumrechnung ........................................................................ 69  4.2.6  Zusammenfassender Überblick .......................................................... 69  5  Umsetzung der parallelen Rechnungslegung in Business ByDesign ......................................................................... 75  D  Modellierung eines Beispielunternehmens ............................... 79  1  Einführung in das Fallbeispiel ............................................................ 80  2  Betriebswirtschaftliche Konfiguration ................................................ 82  2.1  Ableiten des Lösungsumfangs ............................................................ 82  2.2  Kontenfindung .................................................................................... 82  3  Die Unternehmensorganisation in Business ByDesign ....................... 84  3.