E-Procurement ‑ durch Nacht zum Licht

E-Procurement mit SAP Enterprise Buyer Professional E-Procurement – durch Nacht zum Licht Viele E-Procurement-Projekte haben nicht gehalten, was sie versprochen haben. Zum einen lag das an Schwächen der verwendeten Katalog-Lösung, zum andern an unzureichen- dem Content-Management oder auch an Lücken im E- Procurement-System. Mit dem anstehenden Release-Wechsel bei SAP EBP bietet sich eine gute Gelegenheit, dem E- Procurement neuen Schwung zu verleihen. Die Unternehmen haben sich von E-Procurement viel versprochen. Nach- dem sich so manches kühne Vorhaben der IT als Luftblase entpuppt hat- te, schien gerade der Bereich der elektronischen Beschaffung hervorra- gend geeignet, alten Tugenden im modernen Business zum Durch- bruch zu verhelfen: Man erwartete enorme Einsparungen und er- heblich Verkürzungen von Geschäftsprozessen durch die Nut- zung der IT für das Bestell- und Beschaffungswesen. Der Grundgedanke war einfach und naheliegend: statt weitgehend manuell mit Hilfe von Papier und Telefon, sollten Beschaffungs- vorgänge primär elektronisch ablaufen, Bedarfsmeldungen automatisch aus der Business-IT erfolgen und direkt mit den IT- Systemen der Lieferanten ausgetauscht werden. Die Kosten der Bestellung des berühmten E- Procurement-Muster-Bleistifts würde dadurch – so sahen es Theorie und Marketing vor – statt 5 Euro auf unter 0,30 Cent fallen. Tatsächlich aber sind in den vergangen Jahren zahlreiche E-Procurement- Projekte gescheitert. Zum einen konnten die erwarteten massiven Ein- sparungen nicht realisiert werden, zum anderen wurden Projekte bereits vor Abschluß abgebrochen. Hätte sich dabei das Konzept des E-Procure- ment generell als Irrweg herausgestellt, so könnte man nun zur Tagesord- nung übergehen. Doch neben diesen gescheiterten gibt es auch erfolg- reiche E-Procurement-Projekte und das legt die Vermutung nahe, dass die Probleme in der Umsetzung des Konzepts zu suchen sind. Viele Unter- nehmen haben die mit E-Procurement verbundenen Anforderungen ein- fach unterschätzt – wobei nicht verschwiegen werden soll, dass die we- nigsten Anbieter hier Klartext geredet haben. E-Procurement-durchNachtzumLicht-bearbeitung.doc 1/5 Mittlerweile etabliert sich die Erkenntnis, dass es gerade beim E-Procure- ment nicht damit getan ist, nur eine Software-Lösung zu implementieren – und sei sie auch noch so qualifiziert und professionell wie etwa SAP EBP (Enterprise Buyer Professional). Denn bei einer erfolgreichen elekt- ronischen Beschaffung müssen eine Vielzahl von Systemen zusammen- spielen, insbesondere Katalog- und Content-Management-Systeme, die ja erst das "Fleisch" für die E-Procurement-Systeme liefern. Hier hat sich oft gezeigt, dass die verwendeten Lösungen für hochgesteckte Erwartun- gen nicht ausreichend sind und funktionale Einschränkungen aufweisen. Drei Bereiche haben sich bei E-Procurement-Projekten auf Basis von SAP EBP als besonders kritisch herauskristallisiert: • Schwächen des verwendeten Katalogsystems • Unzulänglichkeiten im Content-Management • Funktionale Lücken im EBP selbst EBP erlaubt bekanntlich die Anbindung unterschiedlicher elektroni- scher Kataloge. Nicht jede Katalog-Lösung hält was sie verspricht und manches vermeintliche Schnäppchen erweist sich nach dem Auspacken als Groschengrab. Da werden dann die notwendigen Sortimente im Kata- log nicht oder nicht voll abgedeckt oder es fehlen Möglichkeiten zur Ab- bildung von Produktvarianten. Oft werden auch Katalogsysteme einge- setzt, die keinen Online-Zugriff auf SAP R/3-Informationen wie Lagerbe- stände oder Verfügbarkeit bieten, andere können keine Stücklisten abbil- den oder aus dem jeweiligen ERP-System (SAP oder nicht SAP) über- nehmen. Nachträglich ist es dann höchst aufwändig eine solche Verbin- dung zu implementieren. Mitunter sind die Probleme auch ganz simpel: die Benutzer finden im Ka- talog die Produkte nicht oder nicht schnell genug. Wenn aber die Be- nutzer mit der elektronischen Beschaffung für ihre Arbeitsgänge länger brauchen als ohne, sinkt die Akzeptanz rapide gegen Null – eine "tödli- che" Konstellation für jedes E-Procurement-Projekt. Kernproblem Content-Management Aus dem Content-Managementsystem ergeben sich Schwierigkeiten in zwei Bereichen: zum einen wird die Notwendigkeit für die Verwaltung von Kataloginhalten eine spezielle Management-Lösung zu verwenden oft gar nicht gesehen. Aber sowohl bei der Implementierung der Kataloge als auch bei den regelmäßigen Updates müssen umfangreiche Prozesse zur technischen Aufbereitung, Prüfung, Freigabe und Qualitätssicherung E-Procurement – durch Nacht zum Licht 2/5 durchlaufen werden, die ohne professionelle Lösung einen immensen Ar- beitswand generieren. Größere Unternehmen verwalten oft mehrere hun- dert Lieferantenkataloge, die üblicherweise halbjährlichen Updates unter- liegen. Wenn man davon ausgeht, dass es zwei bis drei Wochen dauert, bis ein Katalog freigegeben ist, so befinden sich ständig mehrere Katalo- ge im Updateprozess. Zudem sind an solchen Updates in der Regel eine große Anzahl von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen beteiligt. Zur Bewältigung dieser Aufgabe benötigen die Unternehmen eine leis- tungsfähige Catalog-Management-Software. Was direkt zum zweiten Problemkreis führt, denn auch bei den Content- Managementsystemen gibt es Licht und Schatten. Mal fehlen einfache und robuste Import/Upload- Möglichkeiten von BMEcat- oder Excel- Katalogen, mal Self-Services, die die fachlichen Prüfung der Formate und Inhalte unterstützen. Im Content- Managementsystem erfolgt aber auch die Veredelung des Kataloginhalts durch in- dividuelle Daten wie Inventar- kennzeichen, Standardsortimentskenn- zeichen, Sachkontenvorbelegung, Ge- fahrstoffkennung usw. Es muss auch möglich sein, den Katalog-Content umzuklassifizieren und an die spezifischen Belange des einkaufenden Unternehmens anzupassen. Insgesamt muss das System Einkäufern und Administratoren einen umfassenden Überblick über den jeweiligen Status der diversen Lieferantenkataloge verschaffen und – unter dem Gesichtspunkt Revi- sionssicherheit – auch das Zurückverfolgen älterer Katalogver- sionen ermöglichen. Unterstützt ein Content-Managementsystem diese Ar- beiten, die hier nur kursorisch erwähnt sind, nicht oder nur teilweise, so müssen sie trotzdem erledigt werden – also manuell, weshalb man nicht über den ausbleibenden Erfolg des Gesamtprojekts rätseln braucht. Schließlich gibt es auch in Enterprise Buyer Professional einige Detaillü- cken in der Anbindung von elektronischen Katalogen. So sind zum Bei- spiel keine Änderungsfunktionen von Warenkörben während der Geneh- migung vorhanden, es fehlen Anzeige und Überwachungsmöglichkeiten von Budgets, es gibt keine effiziente Abwicklung der Anlagenkontierung, keine Eingabe eines Wunschlieferanten bei Freitextbestellungen und auf Grund unzureichender Customizing Features sind viele kundenspezifi- sche Erweiterungen erforderlich, die die laufenden Betriebs- und Update- kosten der Lösung in die Höhe treiben. Als Folge dieser Mängel und Lücken in Katalogsystem, Content-Mana- gement und EBP sind die Optimierungspotentiale in der elektronischen E-Procurement – durch Nacht zum Licht 3/5 Bestellung nicht optimal genutzt. Die geplante Entlastung des Einkaufs tritt nicht ein, da die neuen Aufgaben im Bereich des Content-Manage- ments mehr Zeit in Anspruch nehmen als durch entfallende Bedarfs- anforderungen frei wird. Nicht zuletzt dadurch fehlt bei allen Beteiligten, beim Einkauf, wie auch beim Lieferanten, die Akzeptanz des gesamten E-Procurement-Systems. Außerdem müssen vom Anwender Erweiterun- gen oder umfangreichere Anpassungen vorgenommen werden, was meist allein die vorgegebenen Budgets übersteigt, so dass sich dann die erwar- teten Einsparungen nicht mehr erreichen lassen. Unterm Strich bleibt dann allzu oft das traurige Fazit, dass der ursprünglich errechnete Return on Investment nicht realisiert werden kann. Was also tun? Ein Mängelkatalog ist immer auch eine Liste von Besserungsvor- schlägen. EBP-Anwender müssen ihre E-Procurement- Lösung mit einem ausreichend leistungsfähigen Katalog- und Content-Managementsystem versehen, mit einer Lösung die genauso professionell ist, wie die übrigen Bestandteile der IT. Hier bietet die Heiler Software AG eine durchgängige Lösung für das Supplier Relationship Management der SAP. Kernstück bildet das Katalogsystem Premium Business Catalog (PBC), das sich vollständig in die E- Procurement-Lösung der SAP integriert. Mit dem Premium Content Manager (PCM) steht ein professionelles System für Verwaltung, Integration und Kontrolle von Lieferanten- und Produktdaten zur Verfügung. PCM schließt die Lücke zwischen dem E-Procurement-System der Ein- kaufsorganisationen und den Anwendungen der Lieferanten. Mancher Anwender mag sich scheuen, allzusehr in ein bestehendes Sys- tem einzugreifen. Man hält sich oft an die Devise "Never touch a running system" – obwohl es eigentlich heißen muss: "Never touch a winning sys- tem". Hier bietet sich aber jetzt eine sehr gute Chance: Bekanntlich wer- den SAP EBP Release 2.0 B und 2.0C nur noch bis September 2003 durch die SAP gewartet – der damit für viele Anwender ohnehin notwen- dige Release-Wechsel, stellt eine gute Gelegenheit dar, einer bestehenden E-Procurement-Implementierung neuen Schwung durch Einsatz neuer Funktionalitäten im SAP SRM 2.0 und dem Einsatz des Heiler Produkt- portfolios für Katalog- und Content-Management zu verleihen. Mit dem E-Procurement – durch Nacht zum Licht 4/5 angebotenen Leistungsspektrum ist die Heiler Software AG für Unter- nehmen, die einen Releasewechsels für SAP EBP durchführen wollen, der optimale Partner.