Freudenberg IT + Profil: Profil verbindet Technik mit SAP

Success Story: Profil verbindet Technik mit SAP Für so manche mittelständische Unternehmen Die Automobilbranche gehört zu den inno- Beratung über die Einführung bis hin zum ist die Einführung einer SAP-Lösung eine vativsten überhaupt. Wer in dieser Branche Betrieb des SAP-Systems liefern konnte. große Herausforderung. Mit einer intelli- erfolgreich sein will, muss seine Geschäfts- „Wir wollten von Anfang an unseren genten Strategie hat der Automobilzu- prozesse ständig verbessern und die not- Lieferanten zu unserem langfristigen IT- lieferer Profil eine integrierte SAP-Lösung wendige IT-Infrastruktur schaffen. So auch Partner machen. Bei der Ausschreibung effizient implementiert. die Profil Verbindungstechnik GmbH & Co. haben wir Wert darauf gelegt, dass unser KG. Das fertigende Unternehmen konnte IT-Dienstleister mit den Anforderungen und mit seinem alten ERP-System den reibungs- Bedürfnissen der Automobilzulieferbranche losen Datenaustausch zu den Kunden und bestens vertraut ist. Neben der Branchen- Lieferanten nicht mehr sicherstellen. Deshalb erfahrung sollte der Lieferant auch ein voll- entschied sich das Unternehmen, eine ständiges Leistungsangebot entlang der neue integrierte ERP-Lösung einzuführen. Wertschöpfungskette des IT-Systems leisten Die Wahl fiel auf die SAP-Lösung, da sie können“, erläutert Hans-Joachim Beyer, die einzige Lösung mit allen Anwendungen kaufmännischer Geschäftsführer der Profil in einem integrierten System war. Verbindungstechnik GmbH & Co. KG. Strategischen IT-Dienstleister gewollt Besonders wichtig war Profil auch der Betrieb der SAP-Lösung durch einen Hosting- Neben der Auswahl des ERP-Systems war Provider. Erstens, weil der Rechnerbetrieb für Profil von Anfang an klar, dass das nicht zu den Kernkompetenzen des Unter- integrierte System nach dessen Einführung nehmens Profil gehört. Zweitens, weil in den folgenden Jahren sukzessive ausge- Profil die Erfahrung gemacht hatte, dass baut werden sollte. Durch diesen schritt- es eines hohen Aufwandes bedarf, um die weisen Ansatz sollte die Kontinuität sicher- notwendige Datensicherheit gewährleisten gestellt und die bereits erworbenen Lizenzen zu können. Und drittens, weil eine höhere voll ausgeschöpft werden. Die Umsetzung Verfügbarkeit des ERP-Systems erzielt wer- dieser gewählten Strategie sollte durch einen den sollte. Den Zuschlag erhielt nach einer strategischen IT-Dienstleister unterstützt Ausschreibung der Full-Service IT-Dienst- werden, der die Anforderungen von der leister Freudenberg IT (F-IT). Gestaltung und Entwicklung des Projekts Hilfe zur Selbsthilfe gesucht teile erzielen können. Durch unsere Bereit- schaft, dem SAP-System quasi entgegenzu- Bei dem Projekt hat Profil Wert darauf gehen und die im Standard vorhandenen gelegt, dass die Hauptanwender fundiertes Möglichkeiten zu nutzen, können wir die SAP-Know-how aufbauen. „Wir hatten das Betriebskosten reduzieren, da beispielsweise Prozesswissen bereits im Haus. Das Wissen Releasewechsel einfacher sind und weniger über die SAP-Anwendungen mussten wir von Schnittstellen gewartet werden müssen“, unserem IT-Dienstleister lernen. Wir haben so Beyer. also Hilfe zur Selbsthilfe gesucht“, erläutert Beyer. Dazu hat F-IT die Hauptanwender Migration ohne Migräne geschult. Diese sollten in die Lage versetzt werden, die Geschäftsprozesse von Profil Das gute Projektmanagement, die gute Zu- selbstständig im SAP-System abzubilden. sammenarbeit der Teams und die umfassen- Nach dem Wissensaufbau sollte das Unter- den Schulungen der Hauptanwender haben nehmen schnell auf Veränderungen reagie- dazu geführt, dass der Produktivbetrieb zum ren können. Dies hat die Geschäftsleitung 1. August 2001 aufgenommen werden kon- ihren Mitarbeitern auch vorgelebt. nte. Die Systemmigration erfolgte über ein verlängertes Wochenende. Als die Mitarbei- Vorteile des Standards genutzt ter von Profil am Montagmorgen an ihren Arbeitsplatz kamen, lief das System reibungs- Das Projekt begann im Dezember 2000 los und sie konnten wie gewohnt ihrer Ar- mit dem Kick-Off-Meeting. Zuerst wurde ein beit nachgehen. Rund 140 Mitarbeiter kön- Lenkungsausschuss bestehend aus einem nen seitdem die Anwendungen für Finanz- externen Unternehmensberater, den Beratern wesen, Controlling, Materialwirtschaft, Produk- von F-IT sowie der Geschäftsführung von tionsplanung und Vertrieb nutzen. „Das Pro- Profil gegründet. Die aktive Teilnahme der jektteam und unsere Mitarbeiter haben sehr Geschäftsleitung hat die Wichtigkeit des gut mitgezogen. Bei der Migration haben Projekts unterstrichen und war für Gestaltung einige Tag und Nacht gearbeitet. Aber der und Entwicklung des Projektes maßgebend. Aufwand hat sich gelohnt. „Wir konnten Der Lenkungsausschuss war von Anfang sofort fehlerfreie Lieferungen ausführen und an dafür, die SAP-Lösung effizient einzu- die dazugehörigen Lieferscheine, Rechnun- führen. Grundvoraussetzung hierbei war, gen etc. erstellen. Das System lief von der die Software von SAP soweit wie möglich ersten Sekunde an fast fehlerfrei“, so Beyer. im Standard zu belassen. Das Unternehmen hat schnell festgestellt, dass die meisten Nutzen aus SAP-Lösung generieren Prozesse im Standard gut abgebildet wer- den konnten. In den Fällen in denen dieses Seit dem Produktivstart wird das SAP-Sys- nicht möglich war, war Profil bereit seine tem im Rechenzentrum von F-IT betrieben. Prozesse umzustellen. Nötige Anpassungen Der Datenaustausch zur Automobilindustrie mussten vom Lenkungsausschuss genehmigt wird mit dem EDI-Service der F-IT betrieben. werden. „Wir haben die Anzahl der Schnitt- Die erste große Nagelprobe für das pro- stellen und der Anpassungen des SAP- duktive SAP-System fand im November Systems bewusst so gering wie möglich 2001 mit der Inventur statt. Im Rahmen gehalten, da wir so nicht nur kurzfristig, dessen mussten auch noch nachträglich sondern auch langfristig erhebliche Vor- einige Anpassungen vorgenommen werden. 2 Im Jahr 2002 sammelte Profil dann weitere dung. Die Prozesse in der Personalabteilung in Verbindung mit der Materialwirtschaft Erfahrungen mit der SAP-Lösung und hat sich orientieren sich dabei wiederum an den und Produktionsplanung im SAP-Standard im Umgang mit dem System Routine ver- Standardprozessen. Außerdem konnte durch abzubilden. Durch das SAP-System kann schafft. „Nachdem wir uns erst einmal kon- das integrierte System der Datenaustausch Profil seitdem systemübergreifend planen. solidiert hatten, haben wir im Jahr 2003 mit optimiert werden. So werden beispielsweise Der Automobilzulieferer plant die einge- dem ersten Folgeprojekt angefangen. die Finanzdaten direkt an die Finanzbuch- henden Aufträge im Vertrieb, diese werden Schließlich wollten wir die Integrationsmög- haltung und das Controlling übergeben dann in der Kapazitäts- und Produktions- lichkeiten des SAP-Systems umfassend nut- und alle Überweisungen direkt an die planung berücksichtigt und fließen an- zen. Nach intensiver Recherche und Er- Bank übermittelt.