Nutzung und Implementierung von externen Firmeninformationen zur Optimierung von Lieferantendaten

Nutzung und Implementierung von externen Firmeninformationen zur Optimierung von Lieferantendaten Mit der zunehmenden Globalisierung überschreiten auch die Lieferbeziehungen sämtliche Ländergrenzen und das internationale Stammdatenmanagement gewinnt im Rahmen des Supplier Relationship Managements (SRM) immer mehr an Bedeutung. In diesem Zusammenhang sind einheitliche Stammdaten ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, da sich hiermit viele Geschäftsabläufe im Einkauf optimieren lassen und enorme Einsparpotenziale genutzt werden können. Nicht zuletzt trägt ein korrektes Berichtswesen zu den richtigen Unternehmensentscheidungen bei. Datenbanken mit Unternehmensinformationen können im Rahmen eines effektiven Lieferantenmanagements dazu beitragen, konsistente und qualitativ hochwertige Stammdaten zu generieren und diese mit externen Zusatzinformationen anzureichern. Voraussetzungen: Die Zuspielung externer Firmeninformationen erfordert im ersten Schritt die Bereinigung des SRM-Systems. Da die Datenverwaltung oftmals in verschiedenen Systemen und/oder Standorten erfolgt, müssen die Stammdaten zunächst in eine harmonisierte Form gebracht werden. Erst wenn dieser Prozess abgeschlossen ist und die Daten in einem neutralen Dateiformat als Datenextrakt zur Verfügung stehen, kann ein Abgleich durchgeführt bzw. eine zielgerichtete Ergänzung der Datenbasis vorgenommen werden. Datenabgleich und Identifikation: Aufgabe des Datenabgleichs ist es, einen nationalen oder internationalen Datenbestand zu identifizieren und um Dubletten oder nicht mehr existente Firmen zu bereinigen. In Folge des Abgleichs, wird den eindeutig identifizierten Firmen des kundeneigenen Bestands ein Identifikator (BVD-ID) zugespielt, der eine präzise und unverwechselbare Numerik aufweist. Qualifizierung und Anreicherung: Durch die Referenzierung von Lieferantendaten und offiziellen IDs lässt sich der Kundendatenbestand nun mit externen Daten verknüpfen. Grundvoraussetzung für eine effektive Qualifizierung der eigenen Daten ist die Aktualität und Verlässlichkeit der externen Datenbasis. Zudem erlaubt nur ein hoher Füllungsgrad eine systematische Erweiterung der eigenen Stammdaten mit wichtigen Zusatzinformationen. Folgende Daten werden häufig zur Anreicherung von Lieferantendaten verwendet: Adressdaten Identifikatoren Bilanz- und G+V Kennzahlen Branchencodes Tätigkeitsbeschreibung Beteiligungsverhältnisse Informationen zu Mergers & Acquisitions Deals Presse-News (Reuters, Financial Times, Dow Jones) Diese Daten stellen natürlich nur eine Auswahl der Informationen dar, die bei hochwertigen nationalen oder internationalen Firmendatenbanken für die Nutzung im Einkauf zur Verfügung stehen. Damit sich die Datenbasis für zahlreiche darüber hinausgehende Einsatzmöglichkeiten im Beschaffungsumfeld eignet, ist neben den genau recherchiert und regelmäßig aktualisiert Unternehmensangaben vor allem eine flexible Anwendersoftware von Bedeutung. Diese erlaubt Nutzungsmöglichkeiten, die weit über die klassische Datenoptimierung hinausgehen. Lieferantenpotenziale: Neben der Option, die Fremdinformationen aus einer Anwendung nahtlos in kundeneigene Systeme zu integrieren, sollten in allen nationalen und internationalen Datenbanken zusätzliche Selektionen mit verschiedenen Filterkriterien vorgenommen werden können, um einen Überblick über den gesamten Beschaffungsmarkt zu erhalten. Gruppenkonditionen: Im Rahmen der Lieferantenidentifikation können Beherrschungsverhältnisse aufgezeigt und Konzernstrukturen exakt abgebildet werden, so dass sich etwaige Konzernzugehörigkeiten genau nachvollziehen lassen. Eine übersichtliche Verfügbarkeit von indirekten und direkten Beteiligungsverhältnissen ermöglicht es, bestehende Rahmenverträge anzupassen und somit Beschaffungskosten zu minimieren. Strategische Lieferanten: Darüber hinaus können sich Einkäufer alternative Lieferanten auf den nationalen und internationalen Beschaffungsmärkten aufzeigen lassen, die ihrer Beschaffungsmarktstrategie entsprechen. Je höher die Anzahl der verfügbaren Filterkriterien – wie z. B. verschiedene Branchencodierungen – desto zielgerichteter kann die Lieferantenselektion erfolgen. Recherchebeispiel: Hersteller von Schrauben in Dänemark mit einer Mindestanzahl von 100 Mitarbeitern oder einer Betriebsgröße von 500 Mio. EUR Umsatz, die in den letzten 10 Jahren nicht rückläufig war. Lieferantenbewertung: Im Rahmen der nachfolgenden Lieferantenanalyse können ausgewählte Unternehmen über einen längeren Zeitraum beobachtet werden, z. B. anhand der Finanzdaten, die mit einer mehrjährigen Historie vorliegen sollten. Bei einer Verfügbarkeit von Bilanzen und GuV Rechnungen ist es möglich, Bilanzanalysen und die Entwicklung eines Kennzahlenverfahren (Kreation von benutzerdefinierten Variablen) zu betreiben. Ziel ist es auch hier die Gewinnung finanziell solider Lieferanten, um die Konstanz in der eigenen Lieferkette zu gewährleisten. Sobald die Entscheidung für einen Lieferanten gefallen ist, kann dann eine Überführung/ Datentransfer von neuen Lieferantendaten ad hoc im vordefinierten Format mit der entsprechenden ID in das eigene System erfolgen. Beschaffungscontrolling: Für eine effiziente Lieferantenkontrolle ist es von besonderem Wert, wenn ein Benachrichtigungs- bzw. Alertservice für Firmen eingerichtet werden kann, deren Daten bereits in eigene Systeme überführt wurden bzw. die im Rahmen eines Abgleichs getroffen wurden. Damit wird sofort eine digitale Benachrichtigung zugestellt, sobald Änderungen in der Geschäftsführung oder Gesellschafterstruktur, in der Verfügbarkeit von Finanzdaten, Firmenanschrift etc. bekannt werden. Diese exemplarische Darstellung zeigt, dass externe Informationen einen bedeutenden Beitrag für die Unterstützung verschiedener Phasen im Lieferantenmanagement leisten können und damit die Beschaffungseffizienz im Ganzen erhöhen.